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Ciclo PDCA: por que essa metodologia é necessária para a sua contabilidade?

Fri, 14 Oct 2022 20:53:21 GMT

Em tempos de transformação digital, o setor contábil é um dos que mais tem sofrido disrupções. Seu setor financeiro pode adotar a melhor tecnologia disponível no mercado, mas como gestor é preciso adotar metodologias que ofereçam oportunidade de mudanças e melhorias contínuas na organização.

Afinal, o futuro da contabilidade já é realidade e quem não se organizar poderá ser facilmente ultrapassado pela concorrência. Como os profissionais da área vêm abraçando as novas ferramentas, podemos ver o potencial transformador da tecnologia para a contabilidade

Buscar a qualidade e a melhoria contínua dos seus projetos é uma das metas fundamentais de qualquer empresa. Assim, faz-se necessário o uso de ferramentas como o ciclo PDCA, um método bem simples e eficiente na verificação do cumprimento com o que fora planejado.

A Análise PDCA é uma das metodologias mais populares que podemos mencionar. Basicamente, sua lógica se dá em dividir a administração de um projeto ou processo em etapas, para assim simplificar sua gestão e deixá-la aberta para possíveis mudanças durante a jornada.

PDCA: o que é?

Ciclo PDCA na solução de problemas nas empresas é uma das metodologias mais usadas. Assim como para a melhoria contínua de processos. É uma ferramenta dividida em quatro etapas e utilizada para solucionar problemas que não são facilmente visualizados.

Geralmente, esses problemas também já sofreram diversas tentativas falhas de solução. Suas finalidades são acelerar e aperfeiçoar as atividades de uma empresa, por meio da identificação dos problemas, de suas causas e das possíveis soluções.

A Análise PDCA é uma metodologia focada na melhoria contínua de um processo, baseando-se em um ciclo de quatro fases etapas como dito acima:

● P: Plan – planejar

● D: Do – fazer

● C: Check – checar

● A: Action – agir

Ela foi criada na década de 20 pelo físico americano Walter Andrew Shewhart, a análise PDCA tinha como foco o controle estatístico das empresas, mas foi apenas na década de 50 que a metodologia se popularizou pelas mãos do professor William Edward Deming.

E a grande razão da Análise PDCA ser utilizada até hoje é a resolução de problemas: ela é um passo a passo para o alcance de metas, melhorias e aperfeiçoamento de processos.

Ciclo PDCA: quais são suas etapas?

Esses são os 4 passos do ciclo, que normalmente começa pelo planejamento. Pode utilizar variações, dependendo do tipo de objetivo procurado pela empresa.

1ª etapa: PLANEJAMENTO

O primeiro passo do ciclo é o planejamento. Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na parte estratégica. O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer objetivos e metas.

É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados. Para isso, deve-se desenvolvê-los com base nos valores e diretrizes políticas da empresa. Depois é que se vai considerar o estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo.

Em seguida, faz-se a escolha do caminho a ser percorrido para que os objetivos sejam atingidos e, também, a definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso.

Além dessas fases, no planejamento é escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um.

Essa etapa da aplicação do Ciclo PDCA é dividida em 4 fases:

1. Identificação do problema

Nessa fase, é fundamental definir o problema e reconhecer a importância dele para o desenvolvimento da atividade. Pergunte-se “O que está acontecendo?”.

Levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ter sido solucionado.

Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming .

2. Observação do problema

Agora, o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas. Essa pode ser a fase mais demorada do processo. Afinal, as características do problema devem ser analisadas por vários pontos de vista, além de observar o problema nos locais onde acontecem.

Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa. Quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema, bem como a meta a ser atingida com a sua solução.

3. Análise do problema

A pergunta a ser feita durante a análise PDCA é “Por que esse problema está acontecendo?”

É nessa fase que as causas serão descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as prováveis. Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema.

4. Plano de ação

Após a identificação das causas do problema, é hora de criar ações para resolvê-lo.

O 5w2h ou plano de ação são as ferramentas ideais para essa etapa. Pois permitem descrever claramente o que precisa ser feito, quem será o Responsável e quando deverá ser concluída cada tarefa planejada.

2ª etapa: EXECUÇÃO

Na fase DO, ou Execução, é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado.

Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada de perto. Assim, as ações serão executadas conforme planejado.

É importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou ruins) de cada tarefa concluída. Isso permite um aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO

No CHECK, é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação. Essa fase pode ser desenvolvida ao longo da execução do Plano de Ação ou, então, formalmente ao término do mesmo, podendo inclusive envolver pessoas ou grupos externos ao time responsável pela solução do problema.

Essa verificação consiste em confirmar se o que foi planejado já está implantado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o alcance da meta proposta. Se os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento do PCDA.

4ª etapa: AÇÃO

Na última etapa, o ACT, nos permite refletir sobre o caminho a ser tomado ao término do ciclo: como será a divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes.

Aliás, eles poderão ser abordados em um novo “Giro do PDCA”, para a melhoria contínua dos processos.

Essa etapa é dividida em 2 partes:

1. Padronização

Aqui é padronizado o que deu certo no Plano de Ação. Evitando-se, assim, que o problema arrisque reaparecer.

Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões).

Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões, etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, demandando treinamento e educação para os envolvidos na mudança.

2. Conclusão

É agora que a equipe faz uma reflexão sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como a Análise de Pareto ou a Folha de Verificação ). Deve-se documentar o que deu certo e o que não deu, identificar o que ainda pode melhorar no processo, registrar o aprendizado que o ciclo gerou para o grupo e pensar nos planos.

Quais são as vantagens do PDCA como ferramenta de gestão?

Diante da simplicidade do ciclo PDCA muitas pessoas duvidam da sua eficácia e do tipo de benefícios que traz para as empresas. Por isso, veja as vantagens mais evidentes:

Produtividade

Quando os processos melhoram, aumenta a produtividade da sua empresa, pois o time realiza mais ações em menos tempo. A produtividade reflete na eficiência e também na competitividade do negócio, resultando em mais clientes, crescimento do faturamento e mais sucesso na gestão. Tudo o que o futuro da contabilidade precisa!

Fim do retrabalho

Retrabalho é um dos maiores problemas no setor financeiro. Um setor gera um relatório, imprime e manda para outro setor, que terá que digitar os dados novamente. Esse cenário é bastante comum, não é verdade? Se você identifica esse problema, realize o ciclo PDCA, reduzindo a espera pelos dados, o tempo de digitação e também os recursos envolvidos.

Redução de custos

Um financeiro eficiente economiza recursos com coisas supérfluas, como a impressão do relatório do exemplo anterior e passa a investir o dinheiro poupado em melhorias reais. E a tecnologia na contabilidade pode ajudar a melhorar ainda mais a produtividade e os resultados, basta que todos os documentos necessários estejam na nuvem.

Como aplicar no seu negócio?

O ciclo PDCA ajuda a entender como um problema surge e de que maneira deve ser solucionado. A partir da oportunidade de melhoria, você deve definir as ações necessárias para promover as mudanças almejadas. A ideia é que os resultados sejam alcançados com mais qualidade e eficiência.

Para colocar o ciclo PDCA em ação, você deve seguir às quatro fases necessárias, que já explicamos anteriormente, sendo elas:

P – Planejar

Esta é a fase em que você seleciona um processo que precisa ser resolvido, listando as possíveis causas e soluções.

Uma maneira de conferir se tudo está indo bem é a equipe deve fazer uma reunião semanal, ao menos, para apresentar os resultados e avaliar as ações alinhadas na semana anterior. Também é importante conversar para discutir as demandas diárias.

D – Desenvolver

Nesta fase são realizados testes a partir das hipóteses levantadas, buscando sempre reduzir ou eliminar o problema.

Mas desenvolver um planejamento exige habilidade técnica. Assim, saiba a quem delegar, explique o que deve ser feito, exige velocidade na execução e tenha canais para acompanhar os resultados.

C – Conferir

A proposta aqui é garantir que o problema foi resolvido, portanto, consiste em monitorar os resultados e comparar o antes e o depois da implementação da melhoria.

Apesar do ritmo frenético que sua empresa tem, verifique pelo menos uma vez por dia se as principais demandas ou as mais críticas estão em andamento. Assim, em caso de qualquer problema, pode ser feita uma correção.

A – Agir

Significa registrar as mudanças realizadas, formalizá-las e partir para outro ponto a ser melhorado.

Em algumas empresas, os clientes têm problemas para definir e enviar a documentação necessária. Assim, acabam atrasando o envio da documentação, além de ficar faltando informações e arquivos importantes.

Com o ciclo PDCA, você pode planejar uma capacitação com a equipe do cliente, fazer o treinamento, verificar se o problema foi resolvido e se o gestor está mais satisfeito. E depois agir, aplicando a mesma metodologia em outros áreas ou fazendo o processo online. Se a metodologia não der certo, é preciso voltar à primeira fase e refazer o percurso.

Conclusão

Com vantagens claras, o ciclo PDCA tem uma aplicação simples e que não exige grandes transformações para ser colocada em prática, ideal para você implementar agora na gestão de projetos/obras.

Colocá-la em prática na sua empresa é como dar o primeiro passo rumo a uma jornada de melhoria contínua. Pois, como foi citado acima, a Análise PDCA é um ciclo e não há nada tão bom que não possa melhorar, não é mesmo?

Com isso, nós do TaskDo podemos te ajudar. Agende uma conversa com um de nossos consultores e entenda como você pode automatizar a sua Gestão Contábil e evitar erros, multas e retrabalhos. Aumente a produtividade da sua equipe com o TaskDo! Solicite agora mesmo sua demonstração!

Passos e benefícios essenciais para mapear seus processos contábeis

Fri, 14 Oct 2022 20:47:19 GMT

Mapear processos contábeis vai ajustar o seu foco em atender as necessidades do cliente. Você está conseguindo fazer isso na sua empresa? Uma empresa tende a lidar com diversas atividades delicadas que estão diretamente ligadas à legalidade e conformidade de seus clientes. E a chave para manter essas atividades organizadas é mapear os processos contábeis de forma eficiente.

Esse é um problema que se complica conforme o negócio cresce no mercado e aumenta sua cartela de clientes. Para solucionar essa questão, o gestor deve estudar e aplicar técnicas específicas que permitam organizar processos. Fique conosco e aprenda quais são os passos essenciais para mapear seus processos contábeis!

Quais são os principais benefícios da automação contábil

O que é mapeamento de processos?

Todo negócio costuma realizar uma série de processos empresariais frequentemente que nada mais são, do que uma sequência de tarefas para viabilizar a entrega de um serviço ao cliente.

E pode ser um pouco difícil e complexo estar sempre a par de todas as etapas que, juntas, formam um desses processos. Desse modo, o mapeamento de processos vem para tornar a sua vida bem mais fácil. Pois, trata-se de uma ferramenta que possibilita a identificação de todos os componentes necessários para que as atividades propostas pela sua contabilidade saiam conforme o planejado. Diminuindo a necessidade de modificações frequentes, assim como o surgimento de alguns problemas.

Sendo assim, mapear processos contábeis, nada mais é que uma forma segura e estratégica de controlar cada passo dado dentro da empresa, entendendo como é seu funcionamento em uma visão macro e avaliando se todos os departamentos e colaboradores estão cumprindo com seus objetivos.

Quais são seus maiores benefícios?

O mapeamento de processos tem o papel não só de identificar os processos existentes, mas também otimizá-los, trazendo impactos favoráveis. Além disso, existem outras questões que fazem dele uma ferramenta fundamental para a gestão contábil, veja algumas aqui embaixo:

Identificação de gargalos

Um gargalo é como uma restrição de capacidade que cria algo parecido como um engarrafamento. Ele mostra que existe um ponto do fluxo de uma atividade que não vai bem e, como resultado, atrapalha o andamento do restante do trabalho. Com o mapeamento de processos, fica mais fácil identificar onde acontecem esses gargalos e, posteriormente, remodelar o processo para que ele atinja um nível de desempenho superior.

Definição de funções

O mapeamento de processos não estrutura apenas as atividades que precisam ser feitas. Ele também traz uma relação dos colaboradores que fazem parte do processo, seja como responsável ou participantes. Nesse ínterim, as funções e papéis dentro do processo ficam mais claras, trazendo transparência ao fluxo, o que é fundamental para que todos entendam como o seu trabalho impacta no trabalho dos demais.

Prevenção de recursos

Com um detalhamento maior do processo fica bem mais fácil ter um controle dos recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que uma atividade cumpra o seu objetivo. Isso garante que não faltarão insumos dentro da cadeia produtiva do processo.

Previsão de custos

Que todo processo gera um custo, isso todos sabemos. Neste cenário, o mapeamento de processos traz visibilidade para as entradas e saídas das atividades, garantindo que não haja um desequilíbrio de custo-benefício. Por isso, existem processos tão caros que não compensam ser executados. Cabe ao gestor contábil verificar quanto será a despesa com a execução do processo. E, caso a conta não fecha, é importante trabalhar em melhorias para otimizá-lo.

Mensuração de desempenho

O mapeamento de processos permite medir como está a saúde do processo, pois possibilita a padronização das atividades. Desse modo, se cada um executar o processo do seu jeito, os indicadores sofrerão distorções e não refletirão a realidade. Consequentemente, comparações com meses anteriores seriam equivocadas e, a partir dessas comparações, é possível mensurar o que está funcionando e o que necessita de ajustes dentro de um processo. Isso garante o controle e facilita a busca por maximizar a qualidade de suas entregas

Como mapear seus processos contábeis?

Na área contábil, a organização deve ter uma grande atenção pelo fato de as atividades exercidas serem bastante complexas. Entretanto, você conseguirá grandes diferenciais competitivos ao exercer uma organização eficiente. Veja os passos principais para fazê-la abaixo.

Mapeie todos os processos

O primeiro passo é mapear todos os processos de rotina, essa é uma técnica onde o fluxo de atividades internas da empresa são desenhadas visando identificar todas suas entradas, saídas e ações. Com ela os gestores conseguem visualizar as atividades essenciais para a empresa, as que agregam mais valor e as que geram inconformidades, gargalos nos produtos e atrasos.

Melhore a comunicação interna

A boa comunicação interna é uma ótima estratégia para ajudar na organização dos processos, já que eles se ajudam e colaboram para alcançar os resultados. Por isso você deve prover formas fáceis de todos os colaboradores se comunicarem.

Incentive o compartilhamento de informações

As empresas possuem dezenas de planilhas contendo informações financeiras, modelos de documentos, tabelas, listas, etc. Esses arquivos são utilizados em diferentes processos e podem ser de grande ajuda na execução das tarefas.

Arquitete um fluxograma

O fluxograma é uma representação gráfica de um processo, demonstrando visualmente um passo a passo a ser seguido por figuras geométricas, linhas e textos que expressam a ordem de acontecimentos. Seu objetivo é o de demonstrar as tarefas e identificar os responsáveis por cada uma delas.

Tenha um sistema de gestão eficiente

É bastante difícil organizar processos manualmente, são inúmeras as informações que devem ser controladas pelo gestor. Para economizar tempo e evitar erros, você pode delegar essa atividade para um sistema de gestão desenvolvido especialmente para a contabilidade da sua empresa.

Gestão do fechamento contábil: como controlar pelo TaskDo?

Conclusão

Organizar processos é fundamental para quem buscar que a área de contabilidade melhore seus resultados, consiga se expandir e gear informações relevantes.

É importante mencionar que, esse é um processo contínuo, não basta fazer uma vez e achar que está tudo certo. É necessário acompanhar e ter em mente que é sempre possível tornar algo bom ainda melhor. Por isso o TaskDo está aqui, para te ajudar.

O TaskDo é uma potente ferramenta de otimização de processos, que pode ajudar a sua empresa a monitorar obrigações e tarefas contábeis com mais propriedade. Chega de perder prazos por conta de problemas que podem ser evitados.

Com o TaskDo, você tem acesso a recursos de organização integrados, pensados especialmente para facilitar a rotina contábil da sua empresa. Afinal, com a nossa ferramenta, você poderá economizar tempo e entregar melhores resultados. Dê adeus para as tarefas excessivamente operacionais e deixe o TaskDo trabalhar por você.

Assim, nossa ferramenta de gestão ajudará você a ter mais controle sobre o fluxo de processos para contabilidade, além de ser fácil de usar e muito confiável. Solicite a sua demonstração gratuita agora!

O que é um organograma funcional e como fazer na sua empresa?

Fri, 14 Oct 2022 20:43:21 GMT

Para melhorar os processos de uma empresa é possível usar tipos de metodologias que ajudam a alinhar as equipes e a deixar os colaboradores em sintonia. Uma delas é o organograma funcional.

Otimizar processos é um objetivo comum entre as empresas, não importa seu tamanho ou nicho de atuação. Entretanto, para saber como promover qualquer mudança na rotina, é preciso ter clareza de como os negócios e como cada setor funciona.

Agora, você entenderá tudo o que precisa sobre esse assunto, além de aprender como criar o organograma para a sua empresa. Assim, você poderá aplicar seus novos conhecimentos adquiridos com a leitura em benefício do seu negócio. Acompanhe!

O que é um organograma funcional?

Sua estrutura é muito parecida com a de um organograma vertical, porém no organograma funcional o foco está nas funções exercidas.

Para uma explicação mais clara, no organograma vertical os quadros indicam as denominações do cargo ocupado por cada um: diretor, assessor, gerente de fábrica, etc. No organograma funcional, as indicações estão relacionadas às atividades de contabilidade, consultoria, vendas e estoque.

Principalmente para empresas mais modernas, que desprezam o conceito tradicional de hierarquia, o organograma funcional é muito útil, pois indica de maneira mais clara a função exercida, que, para corporações que adotam essa cultura interna, é mais importante do que o cargo que a pessoa ocupa.

Ou seja, um organograma funcional é constituído por quadros dispostos em sequência. Neles, estão os cargos existentes na empresa, como diretor, gerente ou auxiliar. Esses quadros são ligados reciprocamente com linhas, para indicar quem se reporta a quem. Por norma, os quadros representando cargos mais importantes ficam na parte de cima; conforme descemos, chegamos aos cargos de menor responsabilidade.

Assim, é possível visualizar como as equipes se organizam dentro da organização e mostrar aos gestores e colaboradores, claramente, como ela funciona e qual é a função de cada um nessa estrutura.

Por isso, apesar de simples, o organograma pode ser uma ferramenta muito útil.

Qual a sua importância?

Além da representação visual do funcionamento de uma organização, um organograma funcional tem outras funções que devem ser observadas.

Por exemplo, na comunicação organizacional e na hora de supervisionar os trabalhos, o organograma funcional ajuda os funcionários a entender seu lugar na organização e com quem eles têm vínculos diretos e indiretos.

Mas, os organogramas funcionais também são úteis para momentos onde há troca de funções e reestruturação das equipes.

Outra função prática pode ser a identificação de gaps de talentos, quando algum departamento é descoberto em alguma de suas necessidades e até mesmo em relação à diversidade nas empresas. Ou seja: quando sua organização estiver planejando sua força de trabalho.

Organograma funcional: conheça os principais tipos

Apesar de terem o mesmo propósito, sua empresa pode criar um tipo específico de organograma, que atenda melhor suas necessidades, chamado de organograma funcional.

Neste, ao invés de relações hierárquicas, o que se representa são as relações funcionais entre os cargos existentes, como já mencionamos anteriormente. Na prática, esse recurso define quais são os colaboradores que existem em todos os departamentos, principalmente em relação às suas especialidades e funções.

E, nos organogramas funcionais, você pode criar diferentes formatos de estrutura.

O melhor formato dependerá das necessidades específicas de seu negócio, da estrutura da sua organização e até mesmo da sua cultura organizacional. Você encontrará muitas variações, mas as principais são:

Organograma hierárquico

O mais comum, que ilustra as relações de poder de cima para baixo, do maior ao menor.

Por exemplo, o CEO de uma companhia é o cargo de maior importância, e, abaixo dele, serão listados os demais.

O organograma costuma representar as comunicações no sentido de para quem as pessoas reportam os trabalhos e quem são os profissionais que reportam a elas.

Organograma Matricial

Organizações com mais de um gerente podem ser melhor representadas neste modelo.

Digamos que seu negócio tem uma linha de criação de produtos que está subordinada ao designer chefe. Mas os mesmos designers podem também trabalhar em projetos que impliquem subordinação a outros departamentos. Assim, os designers terão mais de um gerente.

Organograma Plano

Também conhecido como organograma horizontal, é útil para organizações com poucos gerentes ou não contam com essa função entre seus quadros.

Bastante simples, costuma descrever o funcionamento de um negócio em poucos níveis: representa os chefes e seus subordinados diretos.

Em organizações nas quais os funcionários costumam participar das decisões e tenham múltiplas responsabilidades, é o modelo mais apropriado.

Organograma Circular

Também conhecido como organograma radial, tem como elemento central o cargo de maior hierarquia. A partir dele, ramificam-se os departamentos e funções da organização.

Este formato é um dos mais interessantes quando se busca chamar a atenção visualmente. O uso de cores, enquanto em que as funções se afastam do centro, também dá ainda mais destaque para o conjunto.

Em comum em todos os modelos que descrevemos acima, tem algo a considerar na representação visual dos vínculos existentes em uma empresa é como o desenho em si, é feito.

Como as relações são descritas com quadros e linhas, você pode ter linhas completas, quando a relação for direta, ou usar linhas tracejadas, quando houver vínculo indireto.

Como fazer o seu organograma funcional?

Certamente essa é a dúvida de muitas pessoas sobre como montar a estrutura de um organograma, qual programa ou ferramenta utilizar, entre outras.

Neste caso, você pode, por exemplo, usar o LucidChart, o Canva, o Excel ou até mesmo o PowerPoint do Windows.

Mas, independentemente da ferramenta, o melhor é começar fazendo uma listagem de todos os cargos existentes em sua empresa. Para isso, uma simples folha de papel já é mais que suficiente. O Excel, por exemplo, é um dos programas mais usados para fazer isso. Já que o próprio possui até mesmo modelos prontos, que podem facilitar ainda mais esse processo e principalmente para quem não domina esta metodologia. Além disso, também pode ser feito por meio de ferramentas de gestão online, ou aplicativo.

Entretanto, lembre-se que a pessoa que for montar a estrutura e organizá-la deve conhecer muito bem cada área da empresa. Ou seja, saber quem são os colaboradores e o departamento de cada um deles, para não haver erros.

Conclusão

Em suma, o organograma de uma empresa é um documento que oficializa como o negócio está sendo organizado, definindo a relação entre todos os setores e os cargos e funções. Ele tem o intuito de facilitar o entendimento sobre como funciona a companhia.

Para montar um organograma, conte com o uso de softwares modernos e práticos, seja objetivo e claro, e primeiramente, tenha conhecimento dos processos internos que serão descritos no documento.

Um bom organograma funcional facilitará uma série de tarefas e ajudará até mesmo no recrutamento de talentos e na elaboração de um plano de carreira.

E com o TaskDo, você muda para a contabilidade automatizada e obtém os benefícios que te mostramos ao longo deste artigo. O TaskDo impulsiona uma melhor tomada de decisão em toda a empresa, fornecendo controle em tempo real, eficiência operacional e insights importantes, que estão alinhados com as suas operações diárias, por uma ferramenta de gestão contábil feita de contador para contador.

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Liderança contábil: como liderar um setor de contabilidade?

Fri, 14 Oct 2022 20:37:09 GMT

O setor de contabilidade é o coração de qualquer negócio. Os números e dados significam muito para o sucesso das empresas, por isso, é muito importante manter o departamento de contabilidade o mais avançado possível. Por isso, é fundamental que o departamento contábil esteja firme e mais alinhado aos objetivos do negócio.

Basicamente, o departamento de contabilidade gerencia a frente econômica do negócio, sendo o principal objetivo da maioria das empresas a obtenção de lucros, o setor contábil é a parte intrínseca de qualquer organização, porém, a contabilidade é um setor geralmente negligenciado. A maioria das pessoas subestimam a importância do departamento, já que as suas operações são executadas principalmente nos bastidores. No entanto, um bom gestor sabe o valor de um setor contábil liderado com excelência e entende a importância de um sistema contábil eficiente para o negócio.

Por isso, ao decorrer deste artigo você irá conferir os tópicos principais no que se refere a uma boa liderança contábil!

Visão de negócio e planejamento estratégico e orçamentário

Para o contador que está a frente da contabilidade de uma grande empresa, esses itens são essenciais para a continuidade das companhias. É extremamente necessário ter visão, planejamento e orçamento, pois muitas vezes temos boas ideias, porém quando vamos executá-las gastamos mais recursos humanos e financeiros. Uma dica valiosa que compartilhamos com vocês é ter um plano de curto, médio e longo prazo, pois assim podemos saber onde estamos hoje, onde queremos chegar e o que precisaremos fazer para chegar ao objetivo final.

A contabilidade orçamentária aliada à análise de demonstrações financeiras e contábeis, são ferramentas que todo líder contábil precisa conhecer, pois através dele é possível um maior conhecimento para fazer projeções futuras da companhia e ainda analisar através de indicadores, seu desempenho, orçamento e realizações.

Conhecendo a maturidade do processo que você gerencia

Um dos tópicos de competência para um profissional contábil em uma empresa de pequeno, médio e grande porte é estar aberto às mudanças, a inovação, estar ciente de quais processos precisam ser melhorados, buscar ferramentas e engajar o time em prol desta evolução, em busca de agregar valor para as atividades de sua área, e para a companhia.

E se você está em uma grande empresa, você constantemente é procurado por empresas com diversas soluções que prometem resolver seus problemas com processos repetitivos, sejam sistemas integrados, RPAs (Robotics Process Automation), seja até mesmo iniciativas dentro da própria organização, como um colaborador que consegue desenvolver macros para automatizar partes da rotina, e não estamos fazendo juízo de valor se a solução “A” é melhor que a “B”, tudo é uma questão de você se perguntar: a solução atende minhas necessidades e expectativas? Meu processo está pronto para receber esta solução?

A primeira pergunta é fácil de ser respondida, com todo seu conhecimento sobre as atividades de seu setor, se existe uma dor, e essa solução soluciona essa dor, então sim, a solução atende sua necessidade, bastando alinhar as expectativas.

Agora, com relação à segunda pergunta, o profissional contábil em cargo de liderança, deve ser capaz de respondê-la, principalmente para evitar gastos

desnecessários ou retrabalhos, e até mesmo frustrações quando implementa uma solução e ela não funciona na sua empresa, mas você fez um benchmarking e viu funcionando em outra empresa, o que deu errado?

Maturidade do processo, você deve ser capaz de avaliar se o processo que pretende automatizar é maduro o suficiente para tal finalidade, se você tem um processo ineficiente, ao automatizar você simplesmente está automatizando a ineficiência. Mas como saber se o seu processo é maduro suficiente?

Previsível: é o processo que além de ser padronizado, pode ser medido e controlado através de indicadores, tornando fácil a previsão de problemas, visto que este processo tem um comportamento conhecido.

Otimizado: é o processo que é totalmente gerenciado, padronizado, é escalável e controlado, este processo tem a capacidade de alocar esforços para atingir os resultados da empresa de forma mais otimizada possível.

Se seu processo não é padronizado, e não tem seus procedimentos claramente estabelecidos, você começa a exigir das soluções um rol de exceções demasiado grande, quanto mais variáveis imprevisíveis, maior o risco em seu processo, menos previsível ele será, e a tão desejada otimização fica cada vez mais longe.

Lembre-se, você deve estar seguro de si e ciente da maturidade dos processos sob seus cuidados, quando um processo não está funcionando, você sofrerá forte pressão dos altos líderes para buscar uma solução, e muitas vezes, pressão para implementar uma solução de automação no seu processo.

Sendo assim, você deve ser resiliente, enfático, colocar os pés no chão, e antes de embarcar nessa onda, checar se o seu processo é maduro suficiente para tal finalidade, implementar uma automação em um processo que não funciona, é jogar dinheiro fora, se a pressão está forte, trace um plano de ação que envolva uma análise do seu processo, melhore o processo.

Organize ele de forma a ter procedimentos claros, padronize o seu processo, e quando atingir nível de maturidade adequado, só então ele estará apto a ser um candidato à automação.

Liderança e gestão de pessoas

Na liderança e gestão de pessoas, são utilizados critérios próprios de cada empresa, por exemplo, a empresa pode definir notas para cada função onde você gestor mede o

desempenho e feedback para equipe, a fim de melhorar ou manter a nota dos mesmos, se você está na gestão ou pretende estar e nunca fez um treinamento de liderança e ferramentas de análise e feedback é bom pensar em iniciar, isso são técnicas e para tal existem processos e ferramentas para aplicação.

Então, palavras que podem parecer estranhas é bom conhecer: feedback, avaliações 360, pesquisa de clima, ninebox, dinâmica de espelho, comemoração de entregas e resultados, meritocracia, PLR entre outras são ferramentas que contribuem para a gestão. Como sempre os grandes líderes falam “bom gestor poderá levar as pessoas mais longe de onde elas pensam que poderão chegar''.

Simon Sinek autor do livro “Comece pelo porquê" que deixa bem claro o papel de um gestor:

"100% dos clientes são pessoas. 100% dos funcionários são pessoas. Se você não entende de pessoas, você não entenderá de negócios."

A busca por inovação e automação

Esse é outro pré-requisito do gestor contábil, pode ser para aumentar o resultado da empresa, gerando receita ou mesmo reduzindo custos, pode ser ainda aumentando a qualidade das informações e nível de Compliance (conformidade) da companhia.

Muitos gestores tendem a se prender aos hábitos antigos, pois muitos ainda estão tão acostumados com suas milhares de planilhas de controle que não enxergam a dificuldade e o problema que possuem, um trabalho que poderia ser realizado em 1 hora sendo realizado em 1 dia, consolidando planilhas para reportes e acompanhamento de 1000 obrigações e rotinas do time.

No final das contas, a direção quer resultados e somente resultados, sem ter que devolver esse resultado lá na frente, ou seja, sem risco de uma fiscalização ou penalidades.

O que você tem feito hoje, para ao final de um ciclo ou período colocar no seu histórico na companhia?

Exemplo: Reduzi “X” em custos com meu projeto de automação ou projeto “XYZ”, aumentei a produtividade do time em “X”% com o projeto “XYZ”. Estas são situações que irão contribuir muito na evolução da sua jornada como um líder contábil de alto desempenho.

Um fator importante é que muitos acreditam que a Ciência Contábil é uma Ciência Exata igual a matemática e não é, ela é uma Ciência Social aplicada e por isso ela muda conforme a sociedade necessita. Então mudar é preciso.

Acompanhar as mudanças é fundamental para um profissional dentro de uma grande empresa, não só acompanhar, como aplicá-las, de forma responsável, tempestiva e mantendo a organização competitiva.

Conclusão

A coisa mais importante a entender é que, sob o seu comando, o departamento de contabilidade deve estar em estado de desenvolvimento permanente. É isso que possibilita tanto o sucesso da sua liderança quanto o da sua equipe. Continue implementando novas coisas e você estará sempre um passo à frente.

O papel dos contadores na era digital de hoje evoluiu. Um departamento de contabilidade que funciona de forma eficiente tem um líder forte e aberto às mudanças do mercado, o que, por sua vez, cria uma equipe forte e melhor preparada para futuros cenários. Essa força ajuda a aliviar a pressão que acompanha o trabalho de relacionar os números – os mesmos números que determinam o valor para os investidores.

Para uma liderança mais eficiente e estratégica você pode contar com o TaskDo! Agende uma demonstração hoje mesmo e veja como o TaskDo pode transformar o dia-a-dia da sua contabilidade!

Como automatizar a gestão de arquivos da sua contabilidade?

Fri, 14 Oct 2022 20:32:01 GMT

Os arquivos da empresa têm o dom de sair do controle rapidamente, não é mesmo? No final das contas, as empresas querem ter uma gestão de arquivos eficiente e organizada, mas sem gastar toda a sua energia em uma organização meticulosa e isso só é possível graças a uma gestão de arquivos automatizada.

Há muitos benefícios em utilizar uma ferramenta que ajuda a gerenciar a documentação gerada – e conhecer eles é o primeiro passo para escolher que tecnologia atue ao seu lado na hora de gerir seus arquivos de forma eficiente. Continue a leitura e conheça a importância da automação na gestão de arquivos e claro, aprenda como usar na sua gestão!

O TaskDo está em constante evolução trazendo novidades que vão revolucionar o dia a dia da sua empresa. Ao final deste artigo você vai descobrir como nossas funcionalidades podem deixar sua rotina ainda mais eficiente e organizada.

Top 5: maiores benefícios de uma boa gestão de arquivos

1. Menos espaço de armazenamento

Os custos para armazenar documentos em papel podem aumentar rapidamente. Afinal, você tem que comprar e abrir espaço para armários de arquivo, caixas e caixas de armazenamento.

Como um sistema de gerenciamento de documentos é uma solução baseada em software, você poderá liberar espaço e armazenar quaisquer cópias impressas necessárias fora do local em locais mais acessíveis, como um depósito.

2. Backup/recuperação de documentos

O armazenamento de documentos físicos não é apenas caro, mas também arriscado. Diversos tipos de ocasiões podem destruir anos de informações valiosas e prejudicar seriamente seus negócios e de seus clientes.

Ao armazenar seus documentos em um sistema especializado

e baseado em nuvem, você poderá evitar problemas, fazer backup sempre que precisar e proteger facilmente suas informações.

3. Melhora os fluxos de trabalho

Muitos gestores e colaboradores possuem sérias dificuldades para encontrar documentos, enfrentam obstáculos com compartilhamento e encontram problemas na hora de fazer o controle. Tudo isso resulta em muita ineficiência.

Com a automação, você simplifica os fluxos de trabalho e economiza horas de sua equipe. Com o sistema todos os documentos ficam centralizados e fáceis de usar, as pessoas podem encontrar o que precisam com rapidez, compartilhar arquivos com facilidade e determinar rapidamente se o documento é recente. Essa simplificação os ajuda a ocupar seu tempo em tarefas mais importantes, resultando em uma maior produtividade.

Além disso, com um sistema de gerenciamento de documentos, colaboradores de vários departamentos podem compartilhar e trabalhar em documentos em conjunto com o mínimo de esforço.

4. Concede acesso mais amplo aos documentos

Um dos maiores problemas com documentos físicos é que eles só podem estar em um local — e fazer cópias nem sempre é eficiente ou seguro. Se você investir em um sistema para gerenciar esses arquivos, todos que precisarem acessar um documento poderão, independente da hora, ocasião e lugar.

Além disso, os membros da equipe podem clicar nesses documentos de vários dispositivos, como desktops, laptops ou até mesmo dispositivos móveis. Um sistema de gerenciamento de documentos garante que todos que precisam de acesso aos documentos, tenham facilidade e agilidade.

5. Oferece melhor segurança

O amplo acesso a documentos importantes precisa ser feito com cautela, afinal problemas de segurança podem levar a sérias consequências.

Um sistema de gerenciamento de documentos é inestimável para escorar essas questões. Afinal, com ele você pode restringir o acesso conforme necessário e , além disso, controlar quem visualizou ou modificou um documento a qualquer momento.

Como automatizar sua gestão de arquivos

O intuito de uma boa gestão de documentos é conseguir garantir processos que entreguem mais controle e segurança de armazenamento sobre qualquer tipo de informação gerada na empresa.

Por mais que pareça simples tornar isso possível, é comum encontrarmos gestores que passam por muitos problemas que poderiam ser facilmente evitados, porque não adotam medidas mais eficazes para guardar seus documentos de maneira eficaz.

Neste sentido, contar com um sistema inteligente é mais do que necessário, afinal, apenas ele irá fazer com que a gestão se torne eficiente além de oferecer todos os benefícios já citados.

Uma boa ferramenta de automação possui os seguintes requisitos:

● uma interface intuitiva que é fácil de entender e construir;

● vastos recursos de integração, de preferência um que sincronize com seu conjunto de gerenciamento de trabalho/documentos, ou seja, Google Drive, Box, Dropbox, etc.;

● funcionalidade de arrastar e soltar que é fácil de criar, projetar, editar, com pouco ou nenhum conhecimento técnico;

● gerenciamento de equipe inteligente para que você possa atribuir facilmente tarefas e atribuições aos membros da equipe.

● Arquivamento de documentos de forma automática;

Você já conhece o TaskDo?

Antes de chegarmos ao fim deste artigo, é importante que você conheça as soluções oferecidas no nosso sistema de automação que além de proporcionar recursos para organizar e armazenar seus arquivos, agiliza todos os processos da sua contabilidade.

Isso porque o TaskDo conta com o apoio de uma tecnologia avançada. Com isso, o nosso arquivamento automático tem o poder de melhorar seus processos, afinal ele promove uma maior facilidade de acesso a informações importantes. Além disso, ele permite que todas as informações fiquem centralizadas em um único lugar e disponíveis para todos os setores da empresa.

Dessa forma, seus dados podem ser consultados a qualquer momento, o que evita que um setor fique dependente de outro, ou até mesmo que a coleta de uma determinada informação fique atrelada a um colaborador específico.

Sendo assim, nosso sistema de automação traz maior transparência e racionalização para os seus processos. Com as informações organizadas e centralizadas, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla do funcionamento da organização, além de manter todos os dados em nuvem, livre de riscos.

A gestão de documentos, quando realizada com o auxílio de tecnologias apropriadas, se torna muito mais ágil, produtiva e segura.

Conheça agora mesmo o nosso sistema de gestão contábil e garanta que as rotinas da sua empresa estejam bem organizadas e sejam gerenciadas com excelência, escolhendo a melhor plataforma de automatização e gestão de fluxos de trabalho do mercado contábil.

As características de uma Gestão Contábil Moderna

Fri, 14 Oct 2022 20:26:55 GMT

A tecnologia melhorou a forma de fazer negócios, possibilitando a conexão com clientes e contatos comerciais pela internet. Se você deseja maximizar o sucesso do seu negócio, precisa ter certeza de que está usando ferramentas que proporcionem uma gestão contábil moderna para apoiar seu acompanhamento financeiro.

A inovação trazida pela tecnologia e práticas modernas de gestão na contabilidade tem influenciado as aplicações empresariais em diversos níveis. Pois a modernidade oferece sistemas que fornecem informações precisas, apropriadas e altamente relevantes dentro de um período adequado que aborda as principais deficiências das práticas tradicionais de contabilidade gerencial.

Qual a importância de uma gestão contábil moderna na tomada de decisões?

A tomada de decisões nos negócios deve ser orientada por fatos, números e projeções. A maioria das informações são muitas vezes minuciosas e fornecidas através de relatórios de transações. Uma boa gestão contábil extrai relatórios e insights dos dados reais para responder a perguntas importantes. Assim, a gestão pode basear suas decisões estratégicas com base nos dados e tendências realistas.

O processo de gestão contábil consiste em medir e resumir as atividades do negócio, interpretar informações financeiras e comunicar os resultados à administração e outros tomadores de decisão. A gestão contábil da atualidade também motiva os gestores e outros colaboradores a alcançar as metas organizacionais. Uma equipe que trabalha com dados reais é mais motivada, tem melhor desempenho e é mais produtiva.

Neste sentido, mais do que ferramentas tecnológicas, a contabilidade moderna se refere a uma mudança estrutural e estratégica dentro das empresas. As ferramentas digitais e a automatização de processos fazem parte desse novo cenário, claro, mas não é só isso.

A gestão contábil moderna se tornou efetivamente uma protagonista no ambiente de negócios.

Quais são as características de uma gestão contábil moderna?

A modernização dos processos contábeis consiste em transformar um cenário manual em automações, levando mais vantagem competitiva para a empresa que adota esse tipo de gestão. Confira agora as suas características:

Contabilidade e gestão estratégica atuando juntas

Ao terceirizar rotinas burocráticas e adotar ferramentas mais eficientes, a contabilidade moderna tem os principais ingredientes para crescer.

Fazendo isso, o profissional tem condições de ser um parceiro realmente estratégico do seu cliente e não um coadjuvante.

Por meio da contabilidade, sua gestão terá os melhores insights para decisões importantes dentro dos limites da legislação.

Automação de processos

Na gestão contábil moderna, o gestor permite que muitos processos do seu fluxo de trabalho sejam automatizados. Sendo assim, aumenta a produtividade e atuação mais estratégica do time. Quando os profissionais deixam de executar tarefas operacionais, eles ganham tempo para se concentrar em atividades de maior valor e projetos estratégicos.

Business Intelligence

Na digitalização das operações contábeis, o time tem acesso às melhores ferramentas para fazer um acompanhamento contínuo dos processos e resultados.

As soluções tecnológicas oferecem dados que orientam muitas análises de desempenho e as tomadas de decisão. A tecnologia permite identificar as necessidades de evolução, usando como ponto de partida a inteligência de negócio gerada com o suporte do sistema. Os seus sistemas e dados são integrados em uma única plataforma. Dessa forma o fechamento contábil, por exemplo, e os fluxos de trabalho são padronizados, garantindo maior consistência nos processos, como também eficiência e controle.

Centralização

Investir na digitalização dos processos contábeis é a melhor maneira de otimizar o fluxo de trabalho do setor.

Como mudar para uma gestão contábil moderna

Assim como toda mudança, a transição para a contabilidade moderna pode gerar muitas dúvidas e incertezas. Pois, estamos falando em abandonar a zona de conforto ou até mesmo uma receita que vem sendo passada durante anos, onde muitos acreditam ser a fórmula exata do sucesso.

Mas não há outro caminho. Dedicar um tempo à pesquisa é essencial para ampliar a visão de como o mercado tem evoluído.

Para modernizar a gestão da atividade contábil em uma empresa de pequeno ou médio porte, o ideal é contar com o suporte de uma plataforma digital que ofereça agilidade nos processos a partir da utilização dos melhores recursos disponíveis online.

Veja os quatro principais benefícios que sua empresa pode usufruir ao investir em uma plataforma de gestão contábil:

1- Dados de confiança: com a automação de tarefas operacionais e repetitivas os dados deixam de ser gerenciados manualmente, evitando falhas nos processos. Dessa maneira, com uma base de dados mais limpa e segura, a tomada de decisões também se torna mais assertiva.

2- Tempo para tarefas mais importantes: uma boa plataforma de gestão contábil permite que você, como gestor, padronize e automatize boa parte da carga de trabalho. Com isso, é possível excluir muitas das tarefas repetitivas da lista de atribuições de sua equipe. Assim, eles ganham tempo e energia para atender a demandas mais críticas e estratégicas.

3- Melhor visibilidade dos processos: o seu time sabe exatamente como deve priorizar seu trabalho e canalizar seu tempo e energia? Gerenciar o volume de trabalho é um desafio para muitos gestores e profissionais. Sendo assim, nada melhor do que ter essa demanda centralizada e visível em um único lugar. Ao utilizar uma ferramenta tecnológica que faça a gestão, os profissionais têm visibilidade instantânea e em tempo real, com painéis e relatórios que indicam quais são as tarefas prioritárias.

4- Controle aprimorado: com recursos colaborativos e workflow de revisão, a plataforma de gestão contábil permite que todos tenham acesso aos processos em andamento. Além disso, os gestores de alto nível conseguem manter esse ambiente com um controle aprimorado, aumentando o grau de confiança nos processos e resultados.

A importância de um software para a modernização da sua gestão

Vivemos um momento onde temos muitas escolhas para automatizar os processos contábeis. Por isso, o caminho que uma empresa escolher precisa ser bem definido de acordo com a sua realidade.

Um ferramenta de Gestão é imprescindível para qualquer realidade empresarial. No contexto de uma gestão contábil moderna, as ferramentas tecnológicas têm um papel extremamente importante. Esse tipo de ferramenta é responsável não só por reunir dados e informações, mas por segmentá-las de maneira coerente e produtiva, facilitando a rotina de profissionais e negócios contábeis.

Os algoritmos têm sido a base para a execução de tarefas repetitivas, automatizando fluxos de trabalho importantes, como:

• troca de informações entre diferentes bases de dados;

• organização de documentos fiscais;

• geração de relatórios;

• cumprimento de obrigações junto ao Fisco como a geração e o envio de documentos fiscais.

Além de poupar tempo, eles são essenciais para reduzir erros no dia a dia, tornando o trabalho mais produtivo. No mais, o aprofundamento da gestão dos dados possibilita aos profissionais da área contábil aprimorar suas entregas, adotando uma contabilidade mais estratégica.

Conclusão

A tecnologia ajuda a fazer muito mais coisas em menos tempo, reduzindo o prazo necessário para o fechamento mensal. Isso porque ao automatizar os processos, o setor também passa a contar com reports melhores e mais ágeis, aumentando a eficiência e gerando vantagem competitiva para a empresa.

Uma das melhores soluções para contadores e contadoras que precisam ter fácil acesso aos arquivos, segurança das informações e uma boa ferramenta de busca, é o Gestor TaskDo. Uma das funções do Gestor TaskDo é substituir esse formato tradicional por um filtro simples e automatizado, onde ao toque de um botão tenha disponível qualquer arquivo, de qualquer cliente, período, setor ou analista e como se trata de uma ferramenta 100% web, de onde o usuário estiver.

Se quiser entender como o TaskDo pode ajudar você a automatizar processos, clique aqui para entrar em contato e conversar com nossos especialistas!

Gestão do fechamento contábil: como controlar pelo TaskDo?

Wed, 10 Aug 2022 12:48:58 GMT

Independentemente do tamanho da empresa ou da sua situação financeira, o processo de fechamento pode se tornar complicado. Etapas sequenciais - desde o registro de transações até a geração de demonstrações financeiras - devem ser feitas de forma eficiente e colaborativa.

Neste sentido, sabemos que a gestão do fechamento contábil pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça caso você não consiga manter um controle eficiente. Felizmente, existem maneiras de tornar esse processo recorrente mais gerenciável e dar às equipes e às partes interessadas o tempo necessário para realizar análises e tomar decisões estratégicas de negócios. Você gostaria de economizar tempo no seu fechamento contábil e, ao mesmo tempo, melhorar a precisão de seus números? Saiba como tornar isso realidade com o TaskDo!

O que é o fechamento contábil?

O processo de fechamento contábil é um sistema recorrente no qual uma equipe de contabilidade verifica e ajusta os saldos das contas no final de um período designado e antes do fechamento do ciclo contábil. Começa com a documentação do lançamento contábil manual para cada transação e termina com a preparação de dados para o próximo período.

Todo o processo resulta na produção de relatórios que representam a verdadeira posição financeira de uma empresa.

Para aumentar sua eficiência, você deve examinar todo o processo de fechamento no final do mês. Lembrando que quando uma empresa costuma se concentrar apenas em determinadas partes, pode perder bandeiras vermelhas e gargalos que podem criar mais problemas no futuro.

Principais desafios do fechamento contábil

Leva tempo: o fechamento costuma ser um processo tedioso e demorado. Mas quanto mais cedo for feito, mais cedo as empresas sem sistemas financeiros mais completos poderão começar a usar os dados contábeis.

2. Dados incorretos: finanças precisas dependem de dados precisos. Mas o processo de fechamento pode estar sujeito a falhas, como erros de digitação e de fórmulas, principalmente quando manuseado manualmente ou com planilhas.

3. Equipes distantes: quando os chefes de departamento e a contabilidade não estão no mesmo lugar, isso adiciona um novo nível de dificuldade.

Processo delicado: o processo de fechamento é extremamente trabalhoso e repetitivo, com horas - ou dias - gastos na transferência de números e na verificação dupla dos cálculos. Ainda assim, erros acontecem.

4. Falta de recursos: Sem pessoal suficiente e o software certo, o processo de fechamento pode ser ineficiente e parecer desmoralizante para a equipe de contabilidade.

5 passos para um melhor fechamento contábil

Quebre os gargalos: encontre os fatores que retardam o processo e corrija-os. Isso pode precisar acontecer gradualmente.

2. Distribua os dados: Garanta que as equipes de contabilidade tenham acesso a todas as fontes que alimentam o fechamento e que os departamentos tenham prazos rígidos para entrada de dados.

3. Crie um modelo de registro: crie uma lista de verificação ou modelo de lançamento no diário para ajudar a garantir que todas as informações importantes sejam documentadas e contabilizadas.

4. Minimize a entrada manual de dados: O risco de erro humano aumenta a cada pressionamento de tecla. Sempre que possível, alimente os dados diretamente nos sistemas de contabilidade e automatize as tarefas de entrada de dados.

5. Realize reuniões pós-fechamento: ninguém quer outra reunião, mas vale a pena dedicar algum tempo para discutir questões de processo, analisar KPIs e pensar em maneiras de melhorar.

Controle o seu processo de fechamento contábil pelo TaskDo

Como em qualquer setor, o próximo passo para otimizar o fechamento do mês é adotar uma tecnologia que otimize o processo. Transforme tarefas monótonas em funções automatizadas, eliminando muitas tarefas, reduzindo erros, se tornando uma empresa mais competitiva e aumentando a produtividade!

Com o software certo as empresas podem melhorar os processos e dedicar mais tempo a tarefas valiosas, como análises financeiras e estratégicas. Isso porque através dele é possível:

• Melhorar o processo de reconciliação alinhando automaticamente os dados de fontes discretas, planilhas e sistemas.

• Integrar dados e manter todas as informações consistentes. Isso torna mais fácil para as equipes de contabilidade acessarem os principais dados financeiros em tempo real, em vez de esperar que os colegas compartilhem as informações necessárias para concluir um fechamento. Nossa ferramenta de gestão contábil permite que todos os departamentos trabalhem a partir das mesmas fontes de dados atualizadas.

O TaskDo pode reduzir o tempo necessário para concluir o ciclo de fechamento. Por sua vez, isso permite que os profissionais de contabilidade dediquem tempo a atividades mais inteligentes!

Com o nosso sistema de gestão contábil você terá:

- Um robô de leitura de arquivos, zerando risco da conferência manual;

- Gestão de obrigações principais e acessórias;

- Controle de rotinas com painéis de acompanhamento exclusivo para o contábil, fiscal e paralegal;

- Dashboard com indicadores de desempenho. da equipe;

- Protocolo automático no envio de arquivos e informações.

Controlando as rotinas através de painéis, com auxílio de robôs para leitura de arquivos e colaboradores para sanar dúvidas sobre nosso sistema, você terá um total aproveitamento de uma ferramenta que vai mudar a rotina da sua gestão contábil, além do dashboard com os indicadores de desempenho e os protocolos automáticos no envio de informações importantes.

Conclusão

Você com certeza já está bastante familiarizado com o processo de fechamento contábil. E, a essa altura, você provavelmente está procurando uma maneira de padronizar, agilizar e otimizar o processo repetitivo de deixar tudo em dia no final do mês. Com o TaskDo automatizando seu fechamento financeiro, esse processo se torna contínuo, transparente e descomplicado. Apesar de corriqueira, o fechamento contábil não é uma tarefa tão simples. Porém, dada a importância da contabilidade e do fechamento, todos os departamentos podem se beneficiar de um sistema que venha simplificar tarefas rotineiras aumentando a produtividade e logo, a lucratividade de uma empresa.

Não há um melhor momento do que agora para começar – agende uma demonstração hoje mesmo e veja como o Task Do pode transformar o dia-a-dia da sua contabilidade!

Quais são os principais benefícios da automação contábil

Fri, 05 Aug 2022 19:34:14 GMT

A automação e o uso da tecnologia na contabilidade é um tópico que deixou de ser somente comentado e passou a ser uma necessidade. Todos nós sabemos que a tecnologia tem o poder de tornar os profissionais contábeis mais eficientes do que nunca. Embora seja fácil encontrar artigos que declaram a automação como a morte do contador ou algo do tipo, no fundo todo mundo concorda que a automação é sobre evolução e não o contrário. Afinal, as pessoas que atuam na área contábil não vão a lugar algum, estamos falando de uma nova oportunidade de obter mais resultados de seus esforços. Então, quais são os principais benefícios de adotar uma automação em seus processos contábeis? É isso que vamos te mostrar nesse artigo. Vem com a gente!

A necessidade de uma visibilidade estratégica sob demanda e insights acionáveis para navegar no ambiente de negócios de forma dinâmica nunca foi tão urgente. A tecnologia, especificamente a automação contábil, pode ser a base para fornecer informações rápidas e contínuas às principais partes interessadas, apoiando os gestores com a agilidade necessária para tomar decisões críticas em tempo hábil.

Os processos tradicionais de contabilidade manual introduzem riscos e consomem tanta capacidade que impedem a tomada de decisão eficaz, além de ocupar mais tempo da equipe com tarefas que facilmente poderiam ser resolvidas com a ajuda da tecnologia.

Automação contábil, o que é?

A automação contábil transforma a maioria das demandas do dia -a - dia em um processo automático, muitas vezes instantaneamente. O objetivo é simplificar coisas que antes eram excessivamente complexas e tornar o processo contábil mais suave em geral.

A contabilidade automatizada aproveita a IA (Inteligência artificial) para realizar processos contábeis tradicionais, com o clique de um botão, permitindo que os profissionais de concentrem seu tempo no negócio principal.

Uma revolução na contabilidade?

Os contadores e contadoras usam software de uma forma ou de outra há décadas e décadas. Clássicos como o Excel podem ser usados para automatizar e aprimorar suas tarefas, não é mesmo? Mas as novas ferramentas das quais estamos falando levam isso adiante.

De lá pra cá, vimos inúmeras atualizações de software e novas ferramentas. Mas a profissão não fez grandes avanços até mais recentemente, quando os processos começaram a se tornar automatizados.

Você que é apegado ao seu modo de trabalhar, não precisa se preocupar! A automação contábil provavelmente não tornará o Excel obsoleto. As planilhas são, sem dúvida, úteis e oferecem opções quase infinitas aos usuários. A automação não veio para roubar o lugar das ferramentas que já te ajudam em sua rotina, mas sim para potencializar tudo isso porque a automação pode fazer o trabalho pesado. Ela copia dados de uma planilha para outra, identifica discrepâncias e informações ausentes e torna todo o processo mais detalhado de forma automática, por exemplo.

À medida que as empresas crescem, os processos contábeis vão se tornando cada vez mais complexos. Manter a transparência financeira e a objetividade é fundamental para manter suas operações de forma mais tranquila, assim os líderes podem se concentrar na expansão mais rápida. As equipes de contabilidade que aproveitam a tecnologia podem passar rapidamente do trabalho de contabilidade manual para os sistemas de contabilidade automatizados. Isso minimiza a tarefa tediosa de gerenciar sistemas contábeis desatualizados e ajuda a construir uma infraestrutura de dados sólida, confiável e limpa.

O resultado: melhor controle sobre as contas, melhores dados e, portanto, melhores decisões estratégicas de negócios.

Os principais benefícios da automação contábil

1. Tempo economizado

Claramente, o benefício mais comentado da automação é a quantidade de tempo que ela economiza. Se outra pessoa fizer o trabalho manual que você faria normalmente, você terá mais tempo livre, não é? O mesmo acontece se tem um sistema fazendo uma tarefa por você.

A maior economia de tempo ocorre durante o fechamento financeiro. Se sua equipe está usando suas ferramentas corretamente, não deve haver nada para conciliar! A maioria dos dados que você normalmente verificaria e copiaria nos sistemas já foram verificados e copiados.

Com a economia de tempo, a equipe de Contabilidade pode ser redistribuída para lidar com tarefas mais estratégicas, e as equipes podem escalar para suportar o crescimento sem adicionar novas contratações, o que nos leva ao próximo grande benefício.

2. Maior produtividade

Um resultado óbvio da economia de tempo mencionada acima é a capacidade de produzir mais no mesmo período.

Isso pode ser assustador porque provavelmente significa menos horas faturáveis. Mas, na realidade, a automação abre mais tempo para você fazer o que realmente vai fazer a diferença no seu trabalho - você pode fazer uma contabilidade alinhada à gestão e orientar para a saúde financeira. Com automação você pode fazer isso com mais frequência, para mais setores.

Além disso, a automação também libera os contadores e contadoras para concentrar seus esforços em áreas de maior risco, novos modelos de negócios ou transações complexas, e oferece oportunidades para o desenvolvimento de talentos que melhoram a retenção e ajudam a contabilidade a evitar rotatividade indesejada.

3. Dados precisos e melhores insights

As pessoas são conhecidas por cometer erros. A beleza das máquinas é que elas não costumam cometer pequenos erros de computação. As ferramentas de contabilidade podem criar milhares de lançamentos contábeis em segundos, sem risco real de que os dados sejam manipulados incorretamente.

Claro, isso ainda requer um bom contador para verificar o trabalho e auditar esses dados, mas com mais dados de qualidade, melhor os relatórios e as tomadas de decisões.

A automação contábil permite unificar esses dados de forma mais rápida e contínua. Isso permite a exploração mais frequente de tendências, exceções e insights sem ter que esperar pelo fechamento do período.

Mais tempo para análise e insights de qualidade significa que você está melhor posicionado para dar suporte à tomada de decisões estratégicas.

A equipe de contabilidade pode criar facilmente relatórios e painéis que podem ser ajustados quando novos fluxos de receita, centros de custo e outras mudanças nos negócios são introduzidos.

4. Dados na nuvem

Qualquer um que usa regularmente programas em nuvem sabe o quanto a vida parece mais simples em comparação com os velhos tempos.

Agora você pode levar todos os softwares, processos e arquivos de contabilidade importantes para onde quer que vá. Se você precisar processar rapidamente um pagamento ou verificar um documento - não se preocupe. Enquanto anteriormente você precisava estar fisicamente na mesa certa ou ter arquivos em papel à sua frente, tudo o que você precisa estar te esperando de forma online.

Este conceito é tão simples, mas já parou pra pensar que ele era praticamente impensável há 10 anos atrás?

5. Desenvolvimento profissional

Qualquer carreira com altos níveis de trabalho manual repetitivo tem o potencial de ser automatizada. Quem atua na área contábil se enquadram nesta categoria.

Mas essa mudança, na verdade, apresenta uma oportunidade de crescimento. As máquinas ainda não podem fazer tudo sozinhas, e contadores inteligentes precisam estar lá para conduzir o software e garantir que ele funcione perfeitamente.

Não importa quão proficientes as máquinas se tornem em automatizar tarefas de contabilidade, elas nunca chegarão perto do valor permanente de um bom contador ou contadora!

Quando bem usada, a automação contábil deve simplesmente remover todas as partes tediosas e frustrantes do trabalho, deixando espaço para contabilidade gerencial, estratégica e uma boa comunicação. Sendo assim, os contadores devem aproveitar a chance de usar essas ferramentas hoje para se tornar um contador que faça a diferença e um especialista em software de contabilidade, por que não?

Conclusão

Até agora, as razões para adotar a automação contábil em sua rotina devem estar bem claras. Essas plataformas economizam seu tempo, evitam erros e mantêm todos os documentos importantes ao seu alcance.

Os processos contábeis manuais não são sustentáveis para prosperar no ritmo acelerado do mundo dos negócios atual. A automação contábil é necessária para monitorar continuamente erros e ineficiências antes que se tornem distorções.

Com o TaskDo, você muda para a contabilidade automatizada e obtém os benefícios que te mostramos ao longo deste artigo. O TaskDo impulsiona uma melhor tomada de decisão em toda a empresa, fornecendo controle em tempo real, eficiência operacional e insights importantes que estão alinhados com as suas operações diárias, através de uma ferramenta de gestão contábil feita de contador para contador.

Converse com um de nossos consultores e solicite uma demonstração gratuita! Entenda como podemos mudar a sua realidade contábil para melhor!

4 atitudes que fazem o setor contábil quebrar uma empresa!

Fri, 15 Jul 2022 11:00:04 GMT

Como seres humanos que somos, estamos em constante evolução, e os erros acabam fazendo parte dessa evolução. Embora a natureza humana não seja algo que possamos mudar ou ajustar facilmente, uma das principais melhorias que você pode fazer em seu negócio é determinar como um erro nunca mais acontecerá no futuro e fazer os ajustes apropriados para evitar que eles ocorram. Afinal, erros contábeis podem impactar diretamente o resultado de um negócio, fazendo a empresa correr riscos reais de quebrar caso não seja possível uma reversão de danos.

Erros podem acontecer com bastante facilidade e podem ter consequências caras para uma empresa, por isso no artigo de hoje nós vamos te mostrar 4 atitudes que devem ser evitadas pelo setor contábil para não quebrar uma empresa. São elas:

1. Não estabelecer e listar todas as tarefas dos processos sob sua responsabilidade

Fazer uma gestão de tarefas é fundamental para que a equipe esteja alinhada com as demandas e as metas da empresa, afinal, em uma geração de colaboradores multitarefa que está cada vez mais ocupada e cada vez menos produtiva, é fundamental controlar todas as tarefas e atividades que precisam ser executadas.

Todo negócio tem tarefas. Toda tarefa tem prazos. Todo prazo tem responsáveis. Entender para que serve a gestão de tarefas dentro da área contábil é fundamental para que as vantagens de praticá-la sejam tão perceptíveis quanto os seus desafios.

Existem dois motivos principais para atrasos na entrega de atividades:

● Falta de clareza sobre o os objetivos de prazo;

● Desorganização na hora de executar as atividades.

Ao estabelecer um método de organização das tarefas que estão sob seu cuidado, você terá a vantagem de tornar os prazos conhecidos e permitir que sejam executados de forma realista e possível.

Neste sentido, o primeiro passo para que você consiga visualizar suas tarefas de uma maneira eficiente é ter a clareza de tudo que precisa ser feito. Comece fazendo uma lista de todas as tarefas pendentes. Quando você tiver clareza de todas as tarefas pendentes, faça uma categorização entre tarefas emergentes, urgentes, no prazo e planejadas. A partir daí, comece a delegar e executar o que for necessário.

Sem uma gestão efetiva das tarefas que você precisa entregar, você perderá eficiência e eficácia, perderá seu tempo com atividades desnecessárias e que não agregam valor ao negócio, além de custos mais elevados que o necessário, o que vai causar impacto negativo para a organização.

2. Não ter cronograma de entrega de cada fase do processo contábil

É extremamente importante definir um cronograma contábil para manter sob controle todos os processos que você precisa manejar. Se a atualização diária não for possível, é necessário que pelo menos algum tempo uma vez por semana você possa dedicar para fazer este controle.

Há uma série de razões pelas quais sua capacidade de cumprimento de prazos é tão crítica na área contábil. As metas para cumprir as obrigações financeiras e fiscais existem e precisam ser cumpridas.

Sua empresa precisa cumprir prazos para garantir a satisfação de seus clientes, não é mesmo?

Os prazos fazem parte do trabalho de todo aquele que atua na área contábil e na maioria das vezes eles são apertados. Se você está trabalhando com muitas regras fiscais ou sua empresa possui diferentes atividades ao mesmo tempo, pode parecer que você está fazendo constantemente malabarismos para atingir as metas, sabemos disso.

Nesse sentido, um bom sistema de gestão — que gere automaticamente tarefas e atividades a serem executadas —, além de incluir alertas que comuniquem à gerência ou à diretoria sempre que um prazo for expirado, é uma boa maneira de evitar que fique se buscando um culpado pelo atraso de um processo e consequentemente evitando demissões.

3. Se concentrar na entrega de informações ao fisco ao invés de fornecer dados estratégicos a Direção

Por que se concentrar apenas em suas demonstrações financeiras e atividades fiscais? O que impede você de desempenhar um papel estratégico para a gestão do negócio?

A falta de dados estratégicos que auxiliem os tomadores de decisão pode prejudicar gravemente um negócio. Acontece que muitas vezes, essas demonstrações contábeis não conseguem refletir de forma adequada a realidade da empresa e são inúmeros os motivos que nos levam a afirmar isso. Falta interesse em mostrar números melhores para concessão de crédito, disciplina e organização na hora de realizar os registros contábeis entre diversos outros fatores que vão ser prejudiciais tanto o seu desempenho, quanto o da empresa em si.

Aqueles que conseguem se manter em posição de relevância dentro de uma grande empresa, são os que utilizam as estratégias contábeis mais relevantes, aplicam novos recursos e acompanham as práticas do mercado. Entre as táticas atuais está a gestão e análise de dados, mais do que uma tática necessária, estamos falando de uma verdadeira exigência do mercado.

Isso acontece porque o gerenciamento estratégico dos dados ajuda o negócio a conhecer melhor os seus clientes e como pagar o menor tributo dentro das opções das leis. Com isso, os profissionais criam estratégias apropriadas e as direcionam para conseguir melhorar os resultados das vendas. As ações geram impactos positivos, pois não são baseadas apenas em aparências.

4. Realizar a conferência manual das entregas

Processos manuais geralmente exigem conferências. Se você ainda não pensou em automatizar seus processos, você corre sérios riscos. Um deles é a inconsistência nos dados, afinal, erros de digitação podem ocorrer.

Se formos analisar, um problema puxa o outro: os processos manuais estão mais sujeitos a erros. Surge então a necessidade da conferência, aumentando o risco de atraso das entregas e perda de produtividade.

Quanto tempo você costuma levar em suas conferências manuais?

Este é um dos principais problemas de produtividade contábil para quem ainda não aderiu à tecnologia. Para uma gestão de tempo mais eficiente é necessário um sistema que simplifique os processos e garanta a confiabilidade das informações.

Neste sentido, um software específico para as rotinas da contabilidade torna muito mais fácil o cumprimento de prazos. Em primeiro lugar, porque a checagem de documentos, a digitação de dados e a conferência manual deixam de consumir o tempo que você poderia estar utilizando para fazer uma entrega mais estratégica para os gestores e tomadores de decisões.

Conclusão:

Uma tendência crescente no mundo de contabilidade, é uma combinação de software e design de processos que ajuda a otimizar os processos fiscais, contábeis e financeiros de sua empresa.

Produza demonstrações financeiras precisas e reduza o tempo necessário para preparar seus relatórios de fechamento contábil, aproveitando o poder da tecnologia.

Um processo automatizado de fechamento fiscal, contábil e financeiro do mês permitirá que a equipe prepare relatórios detalhados e atualizados com informações necessárias para que os gestores usem para tomar melhores decisões sobre o futuro da empresa.

Converse com nossos consultores e entenda como a TaskDo pode mudar a realidade do seu negócio através de uma verdadeira transformação no dia a dia da sua contabilidade! Solicite uma demonstração!

Como o coordenador contábil pode reduzir os custos operacionais e aumentar a produtividade da sua gestão?

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Thu, 07 Jul 2022 11:00:01 GMT

Os custos operacionais são as despesas contínuas envolvidas nas atividades normais do dia-a-dia de uma empresa. Reduzir esses custos é uma das maneiras mais eficazes de economizar dinheiro e aumentar os lucros de um negócio. Com a área contábil não é diferente, aliás, esta área pode ser uma referência dentro da empresa, onde a eficiência faz parte da natureza dos negócios e um fluxo de trabalho simplificado é o padrão. Quer saber como reduzir os custos operacionais e aumentar a produtividade na sua gestão? Fique conosco, ao decorrer deste artigo iremos te mostrar o caminho mais assertivo para atingir o máximo de eficiência no seu setor contábil!

Qual a importância de reduzir custos em uma empresa?

A redução de custos significa reduzir os custos associados à produção ou outras atividades de custo sem afetar a qualidade do produto ou serviço, bem como as atividades.

A redução de custos deve visar a eliminação de elementos e desperdício nos métodos e processos de uma organização. Isso não deve acontecer à custa da qualidade de um negócio. Neste sentido, podemos dizer que a redução de custos é um processo contínuo de examinar de forma crítica vários elementos de custos e cada aspecto do negócio.

Como reduzir custos com foco no aumento da produtividade? Confira 04 dicas essenciais para começar hoje mesmo!

Corte o excesso

Avaliar o negócio atual como um todo é um primeiro passo importante. Nenhum gestor quer cortar algo valioso ou inibir o crescimento de uma empresa. Sendo assim, faça um inventário de tudo o que o seu setor gasta mensalmente e dívida esses gastos pelo número de pessoas da equipe.

A partir disso, determine quais atividades e processos podem usar ajustes orçamentários. Na parte de contabilidade, na maioria das vezes o custo não é sobre o dinheiro, mas sobre tempo, que equivale à perda de dinheiro em tarefas recorrentes. Atualização de planilhas; execução de relatórios semanais e mensais; escrituração; aprovações – tudo isso resulta em horas que seus funcionários estão presos a um trabalho que não é de alto nível.

Em vez de esperar uma quantidade surreal de trabalho, corte a gordura das assinaturas e dos processos em papel que não geram receita e depois concentre-se no que gerará resultados nos negócios. Você descobrirá esses resultados através do tempo economizado em que sua força de trabalho contábil não está assumindo processos manuais.

Automatize os processos de negócios - Confie na Tecnologia!

Após o primeiro passo, você pode estar se perguntando como de fato conseguirá economizar tempo e, assim, reduzir custos. A tecnologia atual ajuda a realizar todas essas coisas através da automação. Você pode obter um fluxo de trabalho simplificado e um processo automatizado com o software de gerenciamento de documentos certo para a área contábil, por exemplo.

Por isso, sim, automatizar alguns processos contábeis é uma maneira infalível de reduzir custos. Em outras palavras, você precisa identificar os processos que estão sendo feitos manualmente no momento e pesquisar se eles podem ser parcial ou totalmente automatizados com a ajuda de programas e serviços de software.

A ideia é que, ao automatizar um processo, você libere tempo para seus funcionários se dedicarem a outras atividades o que vai impactar diretamente na produtividade e consequentemente na lucratividade do negócio.

Economize papel!

Pode parecer uma besteira, mas você já parou pra pensar que ficar sem papel é uma grande forma de reduzir custos? Sabe aqueles 15 documentos que você imprimiu e ficou pra trás? Você realmente precisa imprimir uma dúzia de cores do relatório anual para uma reunião onde todos podem ver o mesmo relatório em uma tela gigante?

Assim como máquinas de escrever, telefones fixos e aparelhos de fax, a impressora está rapidamente se tornando uma relíquia de uma era passada no mundo dos negócios. Alguns colaboradores ainda ignoram os custos de impressão, no entanto, porque consideram os inevitáveis.

Então sim, é importante pensar que a impressão de tudo, de documentos internos a relatórios de conferências, aumentam as despesas operacionais de sua empresa.

Incentive os documentos impressos apenas quando absolutamente necessário e, na hora de fazer as contas você vai perceber a diferença!

Conclusão:

Os custos operacionais nem sempre recebem a atenção que merecem. Quando você considera que apenas alguns ajustes simples podem gerar grandes resultados – economizando centenas ou, em alguns casos, milhares a cada ano – vale a pena analisar.

Embora a contabilidade tenha grandes habilidades com números, é difícil ver o quadro geral de como reduzir custos. Com a implementação de tecnologia certa e um sistema padronizado, você pode ver reduções de custos em todos os aspectos, tudo isso enquanto torna sua força de trabalho mais feliz e mais produtiva.

Pare de perder tempo e dinheiro zere o risco dos controles manuais com a TaskDo. Agende uma conversa com nossos consultores e faça uma demonstração ! Nós podemos melhorar seus processos!

Como o contador pode resolver poblemas na gestão de processos de forma simplificada?

Wed, 29 Jun 2022 13:40:51 GMT

Gestão contábil é um termo muito utilizado no segmento contábil. Isto porque, a partir deste modelo de gestão, é possível visualizar todos os processos e atividades operacionais utilizados para o funcionamento do seu negócio.

A gestão busca consolidar uma rotina mais operacional, baseada em ações tradicionais, pautadas em estratégias e análise de dados, consolidados através do estudo das atividades do empreendimento ao longo do mês, por monitoramento, execução e planejamento de equipe.

A falta de visão e imersão do empreendedor no dia a dia do negócio, trouxe a ideia, durante muitos anos, que empreender era uma tarefa complicada e fadada ao fracasso.

No entanto, atualmente, as empresas buscam construir suas relações e tomada de decisões cada vez mais atentas e embasadas na inovação das atividades tecnológicas disponíveis, principalmente para a área contábil.

Esse modelo busca efetivar as práticas contábeis, agregando mais credibilidade ao negócio, além de produtividade, e consequentemente, lucratividade.

Por isso, na leitura de hoje, traremos para você conhecimento sobre o que é gestão de processos e como ela pode ser implementada na rotina dos seus processos contábeis, de forma simplificada, e que principalmente, facilite o seu dia a dia.

O que é gestão de processos?

Gestão de processos é o conjunto de processos definidos que buscam as melhores alternativas para executar tarefas e atividades rotineiras de uma empresa.

A busca deste aperfeiçoamento visa melhorar as operações, monitorando como as rotinas contábeis são realizadas, e caso necessário, como modificá-las para funcionarem um formato mais proveitoso.

A introdução deste processo na contabilidade busca sempre trazer mais eficiência para a gestão no dia a dia. No entanto, para implementar é necessário a construção de todo um processo dividido em 5 fases que traremos a seguir.

Como implementar este modelo de gestão em uma contabilidade?

Os processos de uma empresa contábil, em determinadas situações são munidos de tarefas automatizadas, previsíveis e com operação fácil de realizar, porém, que demanda muito tempo do colaborador.

Por isso, a gestão de processos é ideal e recomendável para este modelo de negócio. Ao estabelecer as atividades rotineiras, você passa a entregar o conteúdo com o mesmo valor de conhecimento para os seus clientes, porém demandando menos de seus colaboradores.

A implantação deste processo impacta por um todo na sua contabilidade. Pois, os resultados gerados agregam tanto para o time de colaboradores quanto para os seus leads.

Além disso, com o aumento de produtividade, é fato que o seu negócio renderá bem mais, gerando eficiência, qualidade e redução de custos. Um resultado que impacta diretamente na receita do seu negócio.

Porém, é importante destacar, que toda a sua equipe precisa ter acesso às atividades contábeis disponíveis. Isto porque, a contração dos processos não burocráticos, cria um senso de pertencimento por todos, trazendo mais participação, logo, mais rendimento por parte dos colaboradores.

Os problemas que o contador solucionará com a gestão de processos.

1- Organização das tarefas

Nesta fase, o gestor irá se reunir com a sua equipe, buscando entender quais são as tarefas competentes a cada colaborador e como pode ser simplificado neste processo.

Identificando a periodicidade de cada procedimento, qual o setor é responsável e por, qual tarefa, quais os departamentos são envolvidos, quais os sistemas utilizados e quais os riscos que podem acontecer, e o tempo de execução que cada tarefa pode levar até a sua entrega.

Identificando quais tarefas precisam de uma atenção especial, sem descartar que isto não é uma máxima, pois a rotina contábil se ajusta diante das suas necessidades.

2- Mapeamento e diagnóstico de risco.

Durante o mapeamento e o diagnóstico de risco dos processos que já estão em andamento, é possível visualizar quais serão os desafios mapeados na primeira fase.

A partir deste estudo de mapeamento, é necessário responder algumas perguntas, como:

● Como funciona a folha de pagamento com variáveis?

● O cliente conversa com o time do departamento pessoal ou do sistema contábil

● Ou o cliente delega as atividades através de algum aplicativo integrado com a contabilidade?

● Como o colaborador da contabilidade executa a tarefa disponível e como elas são divididas na equipe?

● Quanto tempo ele gasta?

● Como ele controla as execuções do que já foi realizado e o que ainda está pendente?

● Como o colaborador entrega os documentos para os clientes?

Essas e outras perguntas são formuladas a partir da necessidade e da demanda que a sua contabilidadeo seu escritório atende. Vale lembrar que todas elas são realizadas para facilitar o processo de entrega e viabilidade de ações visando a praticidade e lucratividade.

3- Delegar as tarefas

Após todo o estudo realizado através dos tópicos anteriores, já foi possível identificar quais colaboradores possuem mais afinidades com cada processo. Agora, é realizada a delegação de tarefas mediante a afinidade de cada um.

Neste processo, também é definido quais atividades serão postas para funções automatizadas, pois são de baixa complexidade.

4- Crie um formato para estes processos

A padronização dos processos é a fórmula para esta gestão dar certo. Agora, será criado um modelo onde as tarefas serão executadas. Você precisará escolher como será formatado e desenhar um passo a passo para que qualquer colaborador possa tomar as tarefas automatizadas como processo para aquele dia.

5- Utilize os recursos disponíveis

Na padronização das tarefas deve haja um software ou algum outro modelo de gestão por trás para executar as tarefas de forma padronizada.

Por isso, nesta etapa, você escolherá qual ferramenta tecnológica disponível no mercado melhor atende às necessidades do seu negócio, ajudando o seu time no dia a dia a se desenvolver cada vez mais.

A escolha de um controle de processo, além de criar mais segurança entre os colaboradores, evita a procrastinação e esquecimento das tarefas chatas e que demandam um tempo além do necessário para o colaborador.

Conclusão

Com a leitura de hoje conseguimos perceber que o gerenciamento dos processos contábeis quando aplicada de forma correta são muito benéficas para o negócio.

Pois, além de organizar a saúde empresarial, elas facilitam a vida do colaborador com todas as demandas do dia a dia.

Aqui na TaskDo com recursos ideais, você pode solucionar os problemas contábeis em minutos, otimizando diversas tarefas e reduzindo o risco de que haja algum problema durante o processo.

Proteger os dados dos clientes é outro fator essencial para decidir por implementar um sistema integrado e online em sua gestão contábil. Para isso, nós da TaskDo podemos te ajudar. Solicite nossa demonstração grátis e entenda como a sua vida contábil pode melhorar.

O que é Business Intelligence na contabilidade e como a organização da gestão auxila nesse processo?

Wed, 29 Jun 2022 13:26:11 GMT

Com o avanço das ferramentas disponíveis para a contabilidade, surgiram termos no qual ainda podem ser desconhecidos por alguns contadores. Entre estes termos, podemos encontrar o Business Intelligence.

Você sabe o que significa? Como podemos aplicá-lo na contabilidade? Então fique aqui com a gente pois esclarecemos estas e outras dúvidas na leitura de hoje.

O que é business Intelligence?

Business Intelligence é uma metodologia utilizada no meio contábil, na qual reúne um conjunto de ferramentas tecnológicas para, através de dados selecionados de forma aleatória, gerar informações importantes para a empresa que talvez fossem passar despercebidas.

Estas informações compiladas a longo prazo são essenciais para fundamentar a tomada de decisões da contabilidade. Tornando a tomada de decisão mais assertiva, e menos baseada no “achismo”.

Durante o trabalho de coleta de informações, o business intelligence irá coletar, organizar, analisar e fazer o cruzamento de informação com os dados, provenientes de diversos setores da sua empresa, inclusive do marketing ou vendas.

Através destas informações, o contador terá embasamento para tomada de decisões de forma consolidada, além de uma visão ampla dos meses seguintes, através de estimativas precisas utilizando dados já existentes. Vale ressaltar que este compilado de informações rende insights valiosos para a sua contabilidade

Dentre as vantagens para utilização do Business Intelligence, estão:

● Maior assertividade no momento da tomada de decisões;

● Redução de tempo durante a produção de processos;

● Melhora no relacionamento com o cliente;

● Vantagem competitiva;

● Gestão de risco aprimorada;

● Facilidade na identificação e correção de possíveis erros;

● Aumento da produtividade;

● Redução dos custos operacionais, logo gerando um aumento de receita;

● Aprimoramento nas estratégias de marketing e vendas;

Dentre todas as vantagens apresentadas, é possível identificar que a adoção dessa metodologia sempre é benéfica para a empresa, pois é apresentado os meios por onde a empresa deve caminhar em busca de sua evolução no mercado.

Como o Business Intelligence pode ajudar na gestão?

Dentre as mais diversas vantagens apresentadas, é possível visualizar a melhoria na assertividade de decisões das empresas que passam a utilizá-lo na gestão. Pois, toda a gestão empresarial passa a ser tomada a partir dos dados que norteiam seus colaboradores. Logo, é possível identificar qual o caminho mais vantajoso a seguir e manter a organização contábil, buscando melhorias no ambiente de trabalho.

Além disso, os indicadores se tornam importantes aliados não só para tomada de decisões imediatas, mas também para projetos a médio e longo prazo. Pois ao realizar uma programação de modo detalhado, é possível observar em projetos futuros quais podem dar certo e quais não.

Dentre as praticidades na personalização, sua contabilidade obtém exclusividade na criação de campanhas estratégicas. A estruturação de trabalho é diferenciada, buscando a análise de informações úteis para criar campanhas personalizadas, na qual atendam exclusivamente ao seu público.

Assim, é possível criar um laço entre sua contabilidade e o consumidor, fazendo com que o mesmo associe sua marca sempre que desejar adquirir algo contábil. Além de criar uma relação de confiabilidade e bom relacionamento.

Aplicando na contabilidade

● Averiguação dos dados com um foco mais estratégico, buscando melhores chances de crescimento;

● Planejamento de ações para alcançar melhores resultados;

● Base de dados para criar estratégias mais concisas e eficientes;

● Integração das informações disponíveis para compartilhamento entre os colaboradores, possibilitando uma visão ampla entre todos;

● A partir do modelo de business intelligence, por mais que haja compartilhamento de informações confidenciais, é possível mantê-las sigilosas;

● Administração detalhada dos indicadores e sua função para a contabilidade.

● E por último, mas mais importante, eficiência na tomada de decisões.

Como eu posso implementar o Business Intelligence na minha contabilidade?

Para atender ao modelo de trabalho adotado no business intelligence, é necessário realizar um compilado de dados. Neste caso, o ideal é que se tenha o auxílio de um sistema especializado na gestão de dados.

A partir deste sistema, as ferramentas, que já são programadas para captar estes dados, armazenar e realizar a comparação, realizam um trabalho com otimização de tempo em busca de resultados.

No entanto, é necessário que haja a definição de quais são os dados necessários para a análise. Isto é, quais informações são proveitosas para o seu negócio.

Pois, não é necessário uma análise extensa e desgastante de dados, se no seu empreendimento dependendo do seu nicho de atuação. Apenas algumas informações já são essenciais para a administração e organização. Este é um fator que torna esse modelo de personalização mais atrativo para o empreendedor.

Outro fator importante ao implementarem o business intelligence em sua contabilidade é a inclusão. Torne os dados disponíveis no projeto, visível para todos os colaboradores. Com uma leitura mais acessível e de fácil compreensão, através da inclusão, todos os colaboradores poderão auxiliar, caso seja necessário.

E por último, mas muito importante, busque ajuda especializada para todo este processo. Não há como implementar um procedimento com várias etapas a partir apenas de seus colaboradores que já possuem outras demandas do dia a dia. Por isso, uma empresa especializada pode te auxiliar.

Por isso, converse com seus colaboradores e entenda, na demanda da sua contabilidade, quais seriam as tarefas, que se otimizadas, já renderam muito mais no seu dia a dia.

Dentre todas as opções disponíveis atualmente no mercado, por mais complexo que seja sua necessidade, a implementação de um software atende em quase 100% dos casos.

Para isso, há diversos sistemas disponíveis no mercado, entre eles, a TaskDo. Onde é possível em apenas uma ferramenta monitorar todos os processos fiscais, contábil e paralegal.

Controlando as rotinas através de painéis, com auxílio de robôs para leitura de arquivos e colaboradores para sanar dúvidas sobre nosso sistema. Além do dashboard com os indicadores de desempenho e os protocolos automáticos no envio de informações importantes. Para essas e outras finalidades importantes do nosso sistema, agende uma conversa com um de nossos consultores e solicite uma demonstração.

Descomplique a gestão da sua contabilidade! Confira nossas dicas

Fri, 17 Jun 2022 13:32:07 GMT

Realizar a gestão de qualquer empreendimento já é um grande desafio. Se tratando de uma gestão contábil , é necessário o dobro de atenção. No entanto, esse processo não precisa ser tão amedrontador assim.

Hoje traremos algumas dicas para você implementar na sua contabilidade . Na leitura de hoje, traremos conteúdos como redução de custos, tempo, agilidade nos procedimentos e principalmente, trabalho com o público.

Defina os processos

Na nossa primeira dica da leitura de hoje, ressaltamos a atenção aos processos da sua contabilidade. É importante que todos eles estejam bem definidos e planejados. Para isto, se necessário, utilize um sistema para auxiliá-lo.

Pois, ao colocá-los em um sistema, você ganha otimização de tempo e organização em processos simples. Sem contar na facilidade e praticidade de ter disponível uma listagem com as tarefas para serem executadas e seus prazos.

Quanto mais o seu modelo de negócio for bem estruturado, maior será sua possibilidade de expansão sem haver sobrecarga de atividades. Pois, você poderá visualizar até que momento é possível abraçar novos horizontes sem deixar pendências para trás.

Além disso, busque implementar ferramentas que trabalhem com PDCA, (Plan, Do, Check, Act), remetendo a etapas do planejamento, ação, checagem e agir.

Tenha uma equipe treinada

É importante que seus colaboradores estejam em sintonia com os processos do dia a dia. Por isso, mantenha todos os seus funcionários treinados e a par do que está acontecendo.

Além da divisão de tarefas e fluxograma de trabalho, é necessário também que haja treinamentos para que os mesmos estejam sempre em andamento com as novidades de mercado. Esta atualização é de suma importância, principalmente considerando o meio de trabalho contábil, que vive em constante atualização, além de requerer muita atenção.

Saiba precificar seus produtos e serviços

O momento de precificar um produto ou serviço é sempre bastante desafiador para um empreendedor. Isto porque, é preciso estudar todos os fatores disponíveis antes de chegar a um valor final.

No entanto, não são todos os empreendedores que realizam esse modelo de estudo para chegar a um valor final. Muitos se deixam levar pelo ambiente competitivo do mercado e acabam colocando valores abaixo do esperado.

Ao realizar uma precificação, é importante considerar o valor utilizado para realizar a confecção daquele produto ou serviço. A matéria-prima utilizada, a trabalhadores gasta, entre outros itens essenciais para sua confecção. Somente após essa análise, é possível chegar a um valor de mercado que agrade ao consumidor e gera margem de lucro.

Não analisar a precificação desta forma é levar a gestão de seu negócio, seja ele contábil ou não, as ruínas. Por isso, como um conselho principal desta leitura de hoje, não se deixe levar pelo valor da concorrência.

Crie características próprias para o seu produto e serviço, fazendo com que o seu consumidor final o procure pela qualidade e não apenas pela economia.

Estabeleça seu público alvo e um campo de atuação

É importante determinar com quem iremos conversar e tentar captar novas contas. Por isso, é essencial que se haja esse estudo antes de darmos o pontapé inicial, para não se tornar um negócio raso e sem identificação para diversos nichos.

Ao estabelecer um público e campo de atuação, é importante que você e seus colaboradores estejam aptos a falar com propriedade sobre o assunto. Ao definir seu nicho de mercado, é bem mais fácil possuir clareza para orientar o seu cliente.

No entanto, evite ir à demanda com mais facilidade. Fuja do que está sendo feito por todas as outras contabilidades. Porém, não sai totalmente do seu campo de atuação, para não ser necessário perder tempo para criar afinidade com este novo ramo de trabalho.

Implemente uma gestão contábil

A demanda de uma contabilidade deve ser considerada no momento desta tomada de decisão.

É necessário que se analise a necessidade de atuação, visto que estes processos buscam automatizar e reduzir o gasto de tempo com demandas simples e cotidianas. Um sistema de contabilidade que atenda todas as necessidades é praticamente impossível.

Por isso, converse com seus colaboradores e entenda, na demanda da sua contabilidade, quais seriam as tarefas, que se otimizadas, já renderam muito mais no seu dia a dia.

Dentre todas as opções disponíveis atualmente no mercado, por mais complexo que seja sua necessidade, a implementação de um software atende em quase 100% dos casos.

Para isso, há diversos sistemas disponíveis no mercado, entre eles, a TaskDo. Onde é possível em apenas uma ferramenta monitorar todos os processos fiscais, contábil e paralegal.

Praticas fundamentais para aumentar a produtividade na contabilidade

Wed, 08 Jun 2022 17:44:53 GMT

Aumentar a produtividade do empreendimento é o desejo de todo empreendedor. Com o crescimento das opções disponíveis no mercado digital, as empresas aumentaram o seu fluxo de competitividade. Com isso, é necessário estar sempre atento aos elementos disponíveis para alavancar o sucesso do seu negócio.

Neste contexto, sair na frente é essencial para haver uma entrega de qualidade, segurança e praticidade. Por isso, neste texto de hoje, traremos algumas dicas essenciais para tornar sua estrutura de negócio mais competitiva, revolucionando como seu negócio é observado pelo mercado.

Divida as atividades da gestão

Indiferente do formato da sua empresa, é necessário sempre que possível realizar a divisão das tarefas. Para isso, selecione os colaboradores mais familiarizados com os assuntos tratados e divida as tarefas destes nichos entre eles.

́Para isso, o ideal é que haja um escuta entre gestor e colaboradores, para entender em qual setor cada um se identifica mais. Na rotina empresarial, você pode criar maior liberdade para eles escolherem suas funções, ganhando tempo nas estratégias disponíveis.

Invista em seus colaboradores

Para haver um crescimento da empresa, é ideal que seus funcionários tenham confiança nas funções que estão exercendo. Por isso, sempre que possível, invista na capacitação e especialização dos colaboradores de cada setor do seu empreendimento.

Além de criar uma satisfação profissional, criando colaboradores mais motivados, você torna os mesmos mais produtivos, estratégicos e inovadores.

Dentre as ideias disponíveis para este crescimento, aconselhamos seminários, palestras, especializações em curso ou até mesmo de colaboradores que possuem uma bagagem ótima para oferecer aos demais colaboradores.

Determine um cronograma de trabalho

Determinar uma rotina de trabalho é ideal para haver uma maior otimização de tempo e distribuição de tarefas. Ao criar uma rotina de tarefas e determinar quanto tempo é aproximadamente o ideal para realizar cada atividade, você consegue determinar uma otimização de tempo para cada atividade.

É necessário considerar os prazos e prioridades de cada tarefa, encaixando de forma que aproveite o tempo que seria ocioso.

Automatize as rotinas operacionais

Por mais que haja uma divisão de tarefas pelos colaboradores que mais se identificam, também é aconselhável que se tenha uma automatização dos processos mais simples para facilitar a produtividade contábil.

O formato mais prático de inserir a tecnologia na empresa é introduzindo as tarefas e operações mais simples no modelo automatizado. E para isso, há diversas empresas contábeis que atualmente oferecem este modelo de serviço, auxiliando na vida da empresa e dos colaboradores e gestores.

É preciso entender que cada processo, ao ser automatizado, é reduzido da rotina dos colaboradores, deixando-os livres para focar em atividades que demandem mais tempo.

Reduza o uso de papel

Outra forma de utilizar a tecnologia ao seu favor é reduzindo o consumo de papel no dia a dia da empresa. Para isso, incorpore na rotina empresarial o manuseio de pastas online para arquivar documentos importantes.

Além de facilitar o manuseio de todos os documentos, permanentes ou descartáveis, de forma online, em um sistema integrado, em que todos os colaboradores tenham acesso.

Este método, principalmente no mundo contábil, onde há bastante papelada para planejamento e organização, a digitalização é o passo ideal para aumentar a produtividade contábil.

Muito cuidado com seus dados

Sempre é necessário que se tenha uma segurança redobrada sobre os dados sigilosos das empresas. Por isso, o ideal é que se utilize da tecnologia para proteger estas e outras informações de seus clientes. A fim de manter a sua credibilidade, sem que seja criado mais trabalho para seus colaboradores.

Aposte em um sistema integrado de gestão

Tenha todas as informações práticas em uma nuvem. Isto facilitará muito o tempo de trabalho de seus colaboradores. Através desta integração, é possível que haja o armazenamento de todos os sistemas de forma segura e de manuseio prático, em um formato prático e rápido.

Conclusão

Como podemos observar na leitura de hoje, há diversas formas de aumentar e integrar a produtividade de um setor contábil. No entanto, dentre todas as opções apresentadas no decorrer do texto, a mais atual e que mais se encaixa no modelo de mercado de trabalho que nos encontramos é a automatização.

Com o passar dos anos, abandonamos os papéis e automatizamos diversas funções. Com a contabilidade não seria diferente, não é mesmo? Por isso, o TaskDo está presente no mercado com as melhores opções de sistema para automatizar e integrar as ações de sua contabilidade. Entre em contato com um de nossos consultores e entenda um pouco mais sobre nós.

Como otimizar as rotinas de uma contabilidade?

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Fri, 20 May 2022 18:20:37 GMT

As rotinas contábeis são sempre muito importantes para o funcionamento dos empreendimento. Lidar com um ambiente de trabalho repleto de informações, requer muita atenção para a tomada de decisões, o que é de extrema importância.

Por isso, para dar conta de todos os prazos e atividades existentes, um setor contábil necessita estar munido de uma equipe competente, que esteja a par dos processos relacionados com o cotidiano, atendendo a demanda sempre no prazo estipulado, para garantir as entregas.

Sendo assim, é necessário buscar na rotina de trabalho da área contábil um planejamento para ela estar bem estruturada, organizada e otimizada, buscando sempre praticar as atividades de forma eficiente em cima de uma estrutura que os colaboradores saibam que funcione. Por isso, na leitura de hoje, traremos algumas dicas de como organizar e otimizar as rotinas de trabalho do seu setor contábil.

Em primeiro lugar, para criar uma otimização de rotina, é necessário estar ciente de todos os processos fundamentais para o funcionamento das demandas fiscais, trabalhistas e contábeis.

No entanto, esta rotina é bastante diversificada e variável, recebendo inúmeras atribuições dependendo de cada demanda. Em geral, em um dia, pode se exercer diversas funções na contabilidade. A rotina contábil, é dividida geralmente, em coleta de dados e documentos importantes para a produção de informações essenciais. Além disso, através desta coleta de informações, são manipulados diversos relatórios de suma importância contábil.

É preciso estar sempre atualizado e atento as demandas, pois elas podem ser muito desafiadoras. Excelência em prazos, obrigações fiscais e prestação de informações tende sempre a apresentar como funciona o seu ambiente de trabalho. Por isso, procure sempre manter estes itens em atenção.

Uma boa maneira de assegurar que tudo esteja planejado e solucionado no prazo, é mantendo seus arquivos de forma virtual. Entretanto, podemos encontrar outros formatos de manter esta otimização, como:

Separação de departamento

Ter departamentos bem definidos e divididos, é essencial para haver organização. Caso a empresa seja pequena, essa separação pode servir apenas ao nível de organização. Porém, não abra mão dela.

Ao adotar o modelo de separação, cada colaborador tem suas funções bem definidas, criando responsabilidade em saber que determinada demanda depende dele para funcionamento.

Nesse formato, você evita sobrecarregar um colaborador que tenda a puxar toda responsabilidade para si e divide a demanda obtendo resultados melhores e com sentimento de participação por parte de toda a equipe.

Tenha o fluxo de processos em mãos

Ao realizar o mapeamento das atividades necessárias para funcionamento, você consegue identificar quais etapas compõem a montagem daquele processo e quais setores serão encarregados de executar a tarefa.

Com o mapeamento, você ontem uma visão mais ampla de todas as tarefas cotidianas, possibilitando que seja criando um planejamento cisandinas, tarefas futuras e uma carga horária de trabalho tranquilo para todos.

Organize as tarefas

Organização é um ponto crucial para manter as tarefas em dia. Assim você consegue visualizar quais pontos precisam de atenção.

Como já frisamos anteriormente, determinar o colaborador responsável de cada tarefa e tentar ao máximo padronizar os processos simples da sua gestão contábil, são a chave para viabilizar uma rotina contábil segura.

Neste processo, uma dica muito importante é investir na automação contábil. A partir dela, você consegue visualizar os processos que são de cada colaborador, sem destinar toda sua energia apenas para esta estratégia.

Treine a equipe

Invista em capacitação e conhecimento para a sua equipe para obter sucesso. Por isso, proporcione aos seus colaboradores a sensação de pertencimento ao empreendimento, investindo em seu conhecimento.

Profissionais capacitados e treinados, tendem a responder melhor à demanda solicitada. Sem contar que, ao treiná-los, você possibilita que seu colaborador tenha mais opções de resoluções de problemas quando surgirem.

Outro ponto importante da capacitação é a possibilidade do aumento de demanda. Ao contribuir com o conhecimento da equipe, é possível trazer novos desafios para eles, pois estão instruídos a realizá-los de forma rápida e mais prática, através de seus conhecimentos.

Invista em tecnologia

E por último, mas o que citamos diversas vezes ao longo do texto, invista em tecnologia. Implementar soluções tecnológicas para o seu negócio é essencial para ganhar mais eficiência, praticidade e organização no dia a dia.

Atualmente existem diversos softwares disponíveis no mercado que tendem a facilitar a vida do gestor contábil e dos analistas, buscando solucionar tarefas práticas e fáceis do dia a dia.

Conclusão

O desenvolvimento das ações tecnológicas contribuíram muito para a praticidade da vida contábil. A criação de sistemas integrados online permite a visualização de todos os setores e atividades por todos os colaboradores.

Com tais recursos, você pode calcular e solucionar os problemas contábeis em minutos, otimizando diversas tarefas e reduzindo o risco de que haja algum problema durante o processo.

Para isso, nós do TaskDo podemos te ajudar. Agende uma conversa com um de nossos consultores e entenda como você pode automatizar a sua Gestão Contábil e evitar erros, multas e retrabalhos. Aumente a produtividade da sua equipe com o TaskDo!

Quais análise de dados são fundamentais para o setor contábil?

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Fri, 20 May 2022 18:15:54 GMT

A tomada de decisões é importante em todo empreendimento. Principalmente nos que envolve a utilização de um sistema contábil. Para realizar está tomada de decisões, é importante estar sempre atento aos dados apresentados e disponíveis pela empresa.

Na leitura de hoje traremos de forma prática dados que auxiliaram na análise e tomada de decisões de forma assertiva para a empresa. Através de estratégias alcançadas a partir da leitura dos dados que o próprio empreendimento fornece.

O que é análise de dados e a partir de quais dados podemos realizar este estudo?

A análise de dados parte do princípio de que as decisões mais acertadas de um empreendedor são tomadas a partir de uma imersão ao conjunto de dados fornecido pela empresa ou empreendimento. Podendo assim, analisar e alcançar melhores condições, obtendo previsão de comportamento futuros.

Com o avanço da tecnologia, a criação e utilização destes dados se tornaram cada vez mais comuns. Isto porque, a partir da internet conseguimos compilar todos os dados presentes de forma rápida e prática. Além de possibilitar que estes mesmos dados sejam compartilhados mais facilmente.

A partir deste modelo, existem hoje no mercado, quatro opções de análise para estudo de dados. São elas:

1. Preditiva

Este é o modelo de análise mais comum e utilizado no mercado. A partir dela é possível prever comportamentos futuros, por uma análise de dados já existentes. Neste modelo de estudo, geralmente, a empresa que o utiliza, busca padrões já existentes no mercado ou até mesmo na própria empresa, para replicá-los.

O modelo de análise Preditiva é necessariamente volumoso, pois nele estão contidas todas as informações históricas e bancos de dados da análise contábil. E isto é importante, pois através destas numerações de diferentes anos e períodos, é possível analisar ações futuras.

Vale lembrar que neste modelo de relatório a mineração de dados é muito utilizada. Logo, podem usar este método sem medos, pois ele possui a possibilidade de prever riscos, visando oportunidades em diferentes cenários.

2. Prescritiva

Neste modelo de análise é possível traçar diferentes caminhos que podem ser percorridos até que alcance a meta pré estabelecida. Por isso, neste modelo de análise, todas as consequências devem ser analisadas antes de determinar alguma ação. Os resultados obtidos através deste estudo servem de guia para determinar quais serão os próximos passos.

Durante esta análise, é muito considerado também o fator humano, ou seja, os colaboradores que integram a empresa. Este fato impõe complexidade ao modelo prescritivo de análise. Os conceitos entendidos como data science devem ser dominados por aquele que pretende adotar este método como principal.

Um exemplo de plataforma muito conhecida, e é adepta a esta técnica é o YouTube. Na plataforma, são analisados dados do usuário, para então entender quais são seus gostos e preferências, sugerindo conteúdos do mesmo nicho para consumo. Assim, a pessoa é mantida o maior tempo possível na plataforma. E durante este tempo são encontradas novas informações e preferências do usuário.

3. Descritiva

Ao realizar este modelo de análise de dados, é possível uma execução muito rápida e dinâmica. Isto porque, as análises são feitas em tempo real. Logo, os resultados precisam ser expressos.

Este modelo é bastante sofisticado e pode ser utilizado para auxiliar em diversos setores de sua empresa e com sua cartela de clientes. São exemplos da utilização deste método empresas que possuem um controle de estoque e vendas em determinado período. Assim, a análise é feita para aquele espaço, com uma resposta rápida sobre determinado assunto.

4. Diagnóstica

Neste modelo de análise, seu nome já distingue a sua funcionalidade. A análise diagnóstica tem como exercício apurar quais foram as causas que determinaram alguma situação, buscando responder perguntas simples da situação como porquê, quando e quem.

O objetivo deste estudo é entender quais são os melhores impactos causados por determinada ação, e a partir deste entendimento, saber se devem ser retomados ou não. Novas estratégias são traçadas, buscando sempre a melhoria, desenhando através de um ponto específico, demonstrado a partir do diagnóstico.

Após estas informações de modelos de análise de dados, o ideal é entender qual se encaixa mais no modelo de negócio e aplicá-la. No entanto, além da previsão dos dados e tomada de decisão futuras com mais assertividade, a análise possui outros benefícios para o setor contábil. Entre eles, estão:

A possibilidade de personalização de um serviço para o seu público alvo. Pois, além de informações importantes sobre a empresa e sua saúde financeira, ao realizar estes estudos, também conseguimos visualizar muitas outras diretrizes fundamentais para o andamento da empresa. Entre elas, o seu público alvo.

Ao saber qual a melhor linguagem e informação que esse público gostaria de consumir, você sairá na frente da concorrência, criando uma sensação de proximidade entre empresa e clientela.

Essa personalização traz a proximidade do empreendimento com o cliente, gerando a fidelização. Vale lembrar que a fidelização é um ponto muito importante na venda de novos produtos para o seu cliente.

Quando o mesmo conhece sua capacidade e qualidade, também é possível determinar um preço através do que seu serviço realmente vale. Buscando sempre trabalhar com produtos que trazem um maior retorno, volto a dizer, entendendo o gosto da sua persona.

Conclusão

As decisões precisam ser tomadas sempre analisando o momento do mercado. Pautando em informações concretas para evitar fadigas no negócio. Para isso, é preciso estar amparado por uma equipe ou empresa especializada. Para isso, realiza com maior segurança e confiabilidade o estudo e análise dos seus dados fundamentais.

Somente a partir destes dados, a sua empresa poderá definir os próximos passos. Para isso, nós do TaskDo podemos ajudar.

Organize e automatize a gestão das obrigações e rotinas contábeis em um painel interativo e com um dashboard que proporcionará uma visão 360º de todas as suas demandas, com deadlines e um robô de verificação de arquivos. Entre em contato com a nossa equipe e solicita já a sua demonstração gratuita!

Como implementar uma cultura de feedback na sua contabilidade?

Tue, 03 May 2022 19:36:09 GMT

Feedback é um termo inglês que significa “dar resposta a uma atitude”. No ambiente profissional, este termo é utilizado para uma característica informal, servindo como um norteador para guiar os colaboradores sobre o que fazer ou não no seu empreendimento.

Nas organizações e empresas, o feedback é uma forma direta de saber se o trabalho de todos os colaboradores está sendo realizado corretamente, compartilhando informações não só de clientes, como também da organização interna da empresa.

Atualmente receber um feedback é uma prática comum na relação empreendimento e colaborador. Normalmente o feedback não é uma reunião oficial sobre o seu procedimento, logo esta avaliação não pode ser algo engessada, deve ser algo natural e dinâmica.

Então, como relacionar o feedback?

Há no mercado atualmente, metodologias de feedbacks. Dentre elas é possível encontrar o One on One, o SCI, Pendleton, Feedback 360, Feedback BOOST e Autofeedback.

One on One

Nesta metodologia são aplicadas conversas rápidas e periódicas entre gestores ou líderes e colaboradores. O objetivo é encontrar soluções para assuntos importantes dentro da organização, alinhando as expectativas e buscando melhores resultados.

SCI – Situação, Comportamento e Impacto

O objetivo deste feedback é mostrar ao colaborador, com o mínimo de julgamento avaliativo possível, o impacto de seu comportamento para com o restante da equipe. Ao realizar esta postura, você permite o diálogo.

Dentre as avaliações essenciais para realizar esta conversa, deve-se observar a situação, o comportamento e o impacto do feedback na organização como um todo.

Modelo Pendleton de Feedback

Neste cenário, o gestor passa o feedback para o colaborador a partir do contexto da situação que foi avaliada. Primeiro é relatado os pontos positivos, em seguida, você abre para que o colaborador também discuta oportunidades de melhoria, e o gestor também, ambos apontando um plano de ação para melhorar o ambiente de trabalho.

O problema desta metodologia está no uso intencional suavizando a forma como seria solicitado para melhor pontos que devem ser tratados e quando utilizados de forma errada, em situações que há quebra de confiança entre ambas as partes.

Feedback 360

Neste método, vários avaliadores dão suas opiniões de feedback para cada colaborador. Envolvendo autoavaliação, avaliação dos gestores e avaliação dos pares. Todos os colaboradores devem ser avaliados por gestores que desempenham a mesma função ou que prestem algum tipo de auxílio.

Feedback BOOST

Consiste na observação de pontos específicos para fornecer um feedback ao colaborador. Dentre eles, o balanço comportamental, avaliando as ações e comportamentos, e não a personalidade, uma avaliação realizada pelo próprio avaliador, a construção de um feedback detalhado, com pontos específico a serem modificados, o tempo para realizar estas mudanças e o auto feedback, onde o profissional possui a oportunidade de responder sobre si mesmo.

Auto feedback

Presente também no Feedback BOOST, o autofeedback é a oportunidade que o colaborador tem de responder sobre suas competências, identificando seus pontos fortes e quais devem ser trabalhados. Este tipo de avaliação ajuda o colaborador a entender melhor o seu papel dentro da organização, reduzindo reações negativas.

Dentre todas estas metodologias, o ideal é entender qual mais se encaixa no seu negócio e no perfil de seus colaboradores. No entanto, o Feedback deve ser algo sólido e amparado pelo retorno dos funcionários, bem como o auxílio de toda equipe, inclusive de seus líderes.

Esta avaliação deve ser amparada em relações comportamentais, conhecidas como soft skills. Algumas das relações são: empatia, escuta ativa, comunicação não violenta, capacidade de resolução de conflitos, flexibilidade, adaptabilidade, entre outros parâmetros de avaliação.

Vale lembrar que qualquer fornecedor, cliente ou colaborador pode dar seu feedback, desde que seja de forma correta e assertiva no seu ponto de vista, desenvolvendo uma relação de confiança entre fornecedor e cliente.

Qual a importância do feedback?

O feedback deve ser uma ferramenta estratégica para alinhar e realinhar os profissionais da empresa.

Os parâmetros a serem analisados devem ser: comportamentos, resultados, impacto para a empresa e como gerar maiores e melhores resultados. É essencial que se crie uma conduta na empresa para que o feedback seja construído durante a construção do produto que está sendo oferecido, no caso o serviço contábil, para que assim seja alinhado conforme o desejo do cliente.

Tenha uma equipe motivada

Já é comprovado que empresas que mantém o feedback para seus colaboradores, possuem pessoas mais motivadas e empenhadas em seu ambiente de trabalho.

Isto acontece porque os colaboradores conseguem identificar de forma mais rápida seus erros, e com isso, saber que o seu produto final está sendo entregue de forma útil e produtiva.

• Contribua para o crescimento profissional de seus colaboradores

É através do feedback que o colaborador tem noção se seu trabalho está sendo empenhado de forma correta, principalmente no ambiente contábil, pois é um ambiente onde os processos são muito mais complexos e requerem muito mais atenção.

A partir deste retorno, tanto a empresa quanto o colaborador tem uma noção de seus pontos fortes e fracos e como devem conduzir seus passos empresariais.

• Tenha uma boa comunicação e saiba receber os feedbacks

Ao possuir uma boa comunicação é muito mais fácil que haja uma comunicação ampla e aberta entre todos os colaboradores, melhorando, com isso, as práticas cotidianas, mesmo que a situação não exija um retorno.

Tenha em mente que os problemas identificados e resolvidos de forma que se é utilizado o diálogo é muito mais ágil e prático para a organização e alinhamento da equipe. O diálogo entre as equipes torna o ambiente de trabalho algo mais fluido, melhorando o clima organizacional entre os colaboradores, que por sua vez trabalham muito mais satisfeitos dentro deste ambiente de trabalho, rendendo muito mais.

• Estimule um ambiente organizacional contábil seguro

O primeiro aspecto que deve ser trabalhado perante o seu colaborador é a forma como ele pode expressar suas ideias. Por mais que para muitos, o ambiente contábil pareça algo engessado, são ideias diferenciadas que destacam o seu negócio dos demais.

Por isso, introduza um ambiente de comunicação segura, onde seu colaborador possa expressar sua opinião sem medos. Uma troca de opinião saudável, com líderes e colaboradores.

Logo, como primeira dica, procure avaliar se na sua empresa não seria legal adotar este método de conversa entre gestores e colaboradores. Destacando a habilidade profissional de cada um e sempre aberto para coletar novas ideias.

• Incentive a empatia

A cultura de fornecer o feedback deve ser embasada na empatia, isto porque um comentário negativo fornecido de forma errada pode frustrar e trazer um bloqueio criativo para o seu colaborador. Por isso, seja empático ao fornecer críticas sobre o trabalho do próximo.

• Desenquadre o processo de feedback

Não coloque o seu processo de feedback como algo burocrático ou obrigatório. Sabe aquelas folhinhas ou pesquisas de satisfação que geralmente pedem para participarmos? Então, na maioria das vezes nós não queremos preencher ou não temos tempo com a correria do dia a dia.

Logo, ao tornar o seu processo de feedback algo burocrático, você fará com a sua empresa a mesma coisa que acontece quando você responde às pesquisas de satisfação, algo sem experiências e comentários reais.

Se a troca de opiniões for algo esporádico e sem a necessidade de obrigação, seus colaboradores se sentirão muito mais flexíveis para expor suas opiniões.

• Incentive o feedback transversal

Neste modelo de comentário, é preciso desconstruir a ideia de que o feedback é passado somente pela liderança para quem é liderado. Colaboradores podem expor pontos positivos e fracos de seus colegas de equipe e até mesmo dos seus gestores.

• Crie metodologias a partir dos feedbacks

Para que os feedbacks sejam aproveitados, crie metodologias que utilizem as informações trazidas pelos clientes e pelos próprios colaboradores. Assim, você conseguirá investir no crescimento pessoal e interpessoal de seus colaboradores, refletindo na produtividade e nos resultados finais.

Conclusão

Após entendermos a importância do feedback e como ele pode ser utilizado para o crescimento do seu negócio, que tal implementar na sua dinâmica profissional?

Reduza os riscos da sua contabilidade através da tecnologia

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Tue, 03 May 2022 19:30:12 GMT

O trabalho no controle das atividades contábeis fiscais exige muita atenção e paciência. No entanto, com o avanço da tecnologia, surgiram ferramentas que vem auxiliando e automatizando a rotina dos profissionais da área. O ambiente de trabalho é repleto de informações, documentos e planilhas. Elementos que fazem parte da rotina contábil.

As rotinas internas de uma empresa precisam ser organizadas e otimizadas em torno de uma estrutura eficiente, entendendo como colocar as ideias em práticas com os recursos disponíveis.

A rotina dos profissionais da área contábil é bastante diversificada entre suas atribuições e tarefas a serem executadas diariamente. De modo geral, esta rotina é dividida em coleta de dados e documentos, além da produção de informações e conteúdos obtidos a partir da indicação dos materiais.

O trabalho contábil exerce um papel determinante para o processo de tomada de decisões, principalmente as gerenciais, devido às avaliações de indicadores e criação de relatórios. No entanto, todo este trabalho pode ser desafiador devido à grande demanda que é imposta.

É importante que haja um controle exato dos prazos, obrigações fiscais e reporte de informações. Por isso, é extremamente necessário processos que auxiliem, otimizando suas funções através de aplicativos ou sistemas online.

Ao adotar as estratégias online, se consegue facilmente visualizar o todo do negócio de forma mais estratégica, garantindo a automatização dos processos.

Outra possibilidade ao automatizar a gestão contábil, é o gerenciamento de suas atividades contábeis, fiscais e de fluxo de trabalho. Oferecendo mais dinamismo a sua área contábil, visualizando todas as rotinas.

Com o auxílio de ferramentas como TaskDo, você conseguirá transformar horas de conferência em segundos. Desenvolvendo rotinas mais eficientes e de qualidade e ainda gerar resultados positivos como as grandes empresas do seu setor.

Dentre as inúmeras vantagens de adaptar a sua rotina contábil para funções tecnológicas, estão a atenção e a experiência que é possível para a decisão de riscos. Porém além destes temos como vantagens:

Redução de Riscos de Perda de Prazo

Ao automatizar os sistemas, você permite que todos os seus processos sejam adicionados a um calendário virtual, ocorrendo um monitoramento das datas para que não haja perda de prazos relacionados a datas importantes, como férias, décimo terceiro ou vencimento de faturas.

Aproveite os recursos disponíveis na Web

Dentre uma das vantagens da tecnologia, principalmente após a pandemia, está o trabalho de forma remota. Todo empreendedor sabe o quão caro é gerir e manter um espaço, principalmente no início da sua jornada.

Ao adotar a medida de home office, são extintos alguns pagamentos aos colaboradores. Há diversas ferramentas e softwares que permitem a toda a equipe trabalhar de forma conjunta, de diversos locais.

Esta medida além de reduzir custos ao gestor, permite que o colaborador tenha mais flexibilidade na sua jornada de trabalho, aumentando o interesse e a produtividade.

Automatizar todas as rotinas padrão

Esse método foi criado para automatizar as rotinas padrão, diminuindo o tempo de entrega para os processos. Neste método de rotina, é possível conferir relatórios de cálculo de impostos, realizar cálculo de folhas de pagamentos e de imposto de renda. Resumindo, é possível executar as informações dos projetos antes do tempo definido.

Além da praticidade ao realizar a automatização, você evita gastos que seriam realizados nas tarefas manuais. As mesmas, geralmente, exigem um colaborador responsável para executá-las, se tornando mais caras e desinteressantes para a empresa.

Isto porque, os custos com tarefas manuais envolvem toda a assistência necessária para um colaborador, como alimentação, salário, transporte. Fazendo com que muitas empresas adquiram processos automatizados para as suas tarefas.

Conclusão

Ao automatizar os recursos contábeis da sua empresa, você pode certificar e comparar todos os meses e processos realizados durante este tempo em que os seus processos são automatizados, ganhando tempo, praticidade e mais lucratividade.

Todas as ferramentas disponíveis hoje em dia na internet são essenciais. Basta saber quais são as que mais atendem aos objetivos e necessidades da sua empresa. Para isso, nós da TaskDo podemos te auxiliar. Automatize os seus processos da área contábil. Entre em contato com a nossa equipe de consultores especializados e agende uma conversa.

Como montar uma previsão orçamentária para a sua empresa?

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Tue, 26 Apr 2022 14:34:42 GMT

Nos tempos de hoje, enxugar o orçamento é essencial para o fluxo de caixa de uma empresa. Ao gerenciar uma previsão orçamentária, você necessita ter ciência e visão sobre o que está sendo gerenciado.

É necessário ao administrador, buscar sempre estar atualizado, utilizando de recursos disponíveis, sendo eles pagos ou não, mas que possam auxiliar no gerenciamento eficaz da previsão orçamentária.

Manter uma previsibilidade no controle financeiro é um dos pontos essenciais para haver uma saúde no seu negócio, portanto, administrar a realidade, de baseando em orçamento plausíveis, é o primeiro passo para o sucesso.

Porém, para os iniciantes em gestão, você deve estar se perguntando o que é a previsão orçamentária. Na leitura de hoje, iremos elucidar o que é este método e como pode ser aplicado.

Em primeiro lugar, o que é previsão orçamentária?

A previsão orçamentária é uma projeção de futuras operações financeiras necessárias para o funcionamento da empresa. Seja no âmbito contábil, familiar, ou empresarial, fazer esta administração é essencial para visualizar todos os custos que as estas projeções futuras podem causar.

Esta previsão se baseia em uma lista de custos, despesas e receitas que provavelmente vão se concretizar no decorrer do tempo previsto.

Sendo assim, este tipo de planejamento financeiro é essencial. E não só para a função contábil, como também para orçar financeiramente seus gastos pessoais e empresariais.

Esse tipo de projeção é realizado por diferentes modelos e todos possuem objetivos distintos. A seguir, iremos trazer alguns desses parâmetros e suas funcionalidades.

Previsão orçamentária pessoal

A previsão orçamentária pessoal está ligada à previsão de orçamentos pessoais, determinando limites, metas, receitas, despesas e investimentos. Este tipo de previsibilidade ganhou o gosto da população nos últimos anos, e é muito conhecido como orçamento.

Como, por exemplo: atualmente, os brasileiros se baseiam em seus orçamentos familiares para adquirir um novo bem, como um carro ou casa.

Previsão orçamentária empresarial

O planejamento financeiro empresarial compreende somar o maior número de informações e a partir delas definir metas buscando evitar resultados negativos, e assim, gerar maiores lucros. Com esse método, fica muito mais fácil orientar seus colaboradores a definir estratégias de negócios que realmente são eficazes.

Previsão orçamentária governamental

Mesmo que não se enquadre na sua busca inicialmente, é interessante entender quais as esferas de poder como Estados, municípios e união, definem limites de verba para cada área, como cultura, educação e saúde.

Previsão orçamentária contábil

Na contabilidade, é preciso que se tenha ciência de quais são os custos que precisam realmente ser cortados no orçamento e quais despesas podem ser evitadas.

Dependendo da dimensão da empresa, você precisará de colaboradores para auxiliar nas demandas de trabalho, e esse gasto já entrará na previsão orçamentária.

Outro investimento válido, porém que muitos ainda não adotaram como prioridade, é o investimento no Marketing. Por mais que não pareça necessário é um investimento realmente importante, atualmente o mercado exige destaque.

Ao realizar uma previsão orçamentária que visa não só os gastos essenciais, mas também, um investimento em marketing, você alcança um up para o seu empreendimento, pois a previsão orçamentária garante diversos benefícios para quem adora esta medida. Entre eles:

Direcionamento mais claro para a tomada de decisões , pois ao entender em quais áreas é necessário investir e onde se deve economizar, você evita que sua empresa desperdice informações financeiras sobre o negócio, entendendo e adequando o orçamento para a realidade do empreendimento.

Além disso, com a previsão orçamentária, você também cria uma economia de gastos.

Se o gestor do seu empreendimento possui uma noção de quanto tem no caixa, ele entenderá qual a necessidade de investir em determinado produto ou serviço e quanto isso custará para a empresa.

Esse conhecimento é necessário para não haver um gasto desnecessário, sem controle e rapidamente, desperdiçando recursos necessários. Por isso, a previsão orçamentária é essencial: ela auxilia na definição de metas e bases de gastos, ficando mais fácil de otimizar e economizar o dinheiro em caixa.

Ao entender a necessidade de gastos, você passa a entender a situação do seu negócio diante de uma possível situação de crise. Pois, nessa etapa, você consegue compreender o fluxo de receitas e despesas, visualizando as possibilidades de gastos, pois caso haja algum imprevisto de gastos, não será nada que sairá 100% do seu orçamento.

Conclusão

Percebemos na leitura de hoje, que a previsão orçamentária é essencial para evitar prejuízos ou gastos além do necessário.

No entanto, há uma série de fatores que rodeiam toda esta previsão. Para automatizar a sua gestão e ter todas as informações centralizadas em um só lugar, agende uma demonstração gratuita com os nossos consultores do TaskDo.

Atendimento contábil: como gerenciar o tempo de resposta?

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Thu, 24 Mar 2022 22:45:03 GMT

Otimizar o fluxo de trabalho é essencial para ser mais eficiente durante a execução de nossas tarefas rotineiras. Quando você possui uma rotina de trabalho e um fluxo a ser seguido, todos ao redor se sentem mais motivados a cumprir as demandas no prazo estipulado.

Criar e aperfeiçoar uma rotina de trabalho de contabilidade , além de tornar mais fácil e ágil a realização das tarefas que particularmente parecem ser mais complexas, cria ainda um caminho de execução replicável das rotina da empresa.

Com esse tipo de estrutura, além da organização, é possível visualizar os membros da equipe comprometidos com o trabalho estabelecido.

Caso você se interesse em criar uma otimização para suas tarefas contábeis, esse é o texto ideal!

Otimizar o fluxo de tarefas

Trabalhar com contabilidade requer necessariamente atenção e agilidade . Lidar com contas, processos contábeis e informações ligadas diretamente a números e tributações na pessoa física e jurídica.

Para atender aos processos o ideal ao estabelecer um fluxo de tarefas na contabilidade é evitar riscos, como: pular etapas importantes, perder o prazo de entrega, dificuldade para apurar as informações necessárias, perda de documentos e ainda tempo perdido em conferências e retrabalhos.

Por isso, para iniciar a organização do fluxo de tarefas na sua contabilidade , é necessária uma avaliação, com todos os colaboradores responsáveis pelas atividades, para juntos identificarmos as deficiências e como podem ser resolvidas.

Otimize Processos Contábeis por meio da Automação

Para que assim, sua gestão e processamentos ganhem destaque perante os demais, devido à confiabilidade nas informações, rapidez nos processos e melhor aproveitamento dos recursos disponíveis para trabalho.

Veja então quatro dicas importantes para organizar e otimizar o gerenciamento de tarefas.

1 - Faça uma “planilha” com as tarefas

Para que a organização aconteça, é necessário que você tenha em mãos todas as atividades necessárias para execução em ordem de importância. Após, você deve dar uma nota de 1 a 5 para mensurar o nível de checagem para cada uma dela, estabelecendo como será a conferencia da execução.

Uma dica interessante agora é com o auxílio da tecnologia ou ainda planilhas, dividir por cor, categoria de contabilidade ou outro formato que ajude a se encontrar durante as atividades.

Processo Contábil na Prática: Como treinar o seu cliente

2- Pivotar suas rotinas quantas vezes for necessário

Pivotar é testar novas hipóteses ou forma de fazer as coisas, mantendo a base para não perder o que já foi conquistado.

Ao falarmos sobre como organizar a rotina de uma contabilidade, não podemos esquecer que novas demandas podem surgir a qualquer momento. Por isso, por mais que tenhamos dicas importantes para a sua organização, caso você se encontre perdido perante as suas atividades diárias, teste e reorganize para que o seu tempo seja mais produtivo o possível.

3- Tenha uma comunicação de excelência

Geralmente, as tarefas na área contábil nunca passam apenas por um colaborador, isso porque, por serem atividades que demandam tempo e experiência, há em diversas empresas mais de um contador e cada um especialista em um setor específico.

Por isso, tenha uma comunicação ágil tanto interna como externa. Isto porque, quanto mais rápido o seu procedimento é realizado, melhor é a experiência que você proporciona.

Tente incorporar no seu processo de comunicação interna aplicativos que são ágeis e não demanda tempo e muito menos perca a atenção do seu colaborador. Algumas opções são Skype, Telegram e chat corporativo.

4- Não acumule tarefas

Sempre que for iniciar uma tarefa contábil nova, tente coletar o máximo de informações possíveis sobre aquele procedimento. Isso auxilia na execução e evita que os processos fiquem parados por muito tempo.

Outra dica super importante é sempre coletar os feedbacks. Por mais que sejam negativos, é preciso saber como está o seu desempenho e como ele pode melhorar.

Conclusão

Otimizar o fluxo de tarefas é essencial para acelerar os procedimentos do seu trabalho. Por isso, busque um sistema de gestão para suas tarefas e rotinas. Assim, você economiza o seu tempo de trabalho e agiliza processos que poderiam levar mais tempo.

Evite erros e automatize as experiências, criando uma visão mais analítica e consciente. Nós do TaskDo podemos auxiliar você e sua empresa neste processo. Entre em contato com um de nossos consultores para otimizarmos a sua rotina.

Josimar Borges Leandro

Founder & COO do TaskDo, Business Coach

O que é Matriz de Responsabilidades e como ela pode ajudar na organização de uma contabilidade?

Thu, 10 Mar 2022 10:00:17 GMT

Delegar as funções para a equipe é sempre uma tarefa complicada. Isto porque, durante a criação de um projeto demanda muitas etapas e atenção. Geralmente esta distribuição é feita a partir da especialização ou identificação de cada colaborador.

Mas você sabe o que é a Matriz de Responsabilidades? Para quem não conhece, esta ferramenta define as atribuições de responsabilidade de cada colaborador e em que projeto será delegado para cada um.

Através desta ferramenta, é possível selecionar quem é responsável por cada tarefa. Desde quem executa e toma decisões, até quem é responsável por cada atividade definida.

Matriz de Responsabilidades é conhecida como um documento ou cronograma de projeto, pois o mesmo define as atividades que serão executadas.

Nesta primeira etapa, não é necessariamente obrigatório definirmos detalhes do que será trabalhado. Apenas delegar de forma prática o que será feito.

Em uma atividade contábil, esta definição é crucial para que os procedimentos finais sejam executados com sucesso.

Para uma contabilidade, esse modelo de matriz pode auxiliar bastante na organização do todo. Pois como as próprias definições da palavra, em inglês, o principal para esse modelo de procedimento funcionar é a responsabilidade.

Como citado, em inglês, este procedimento é conhecido por RACI, que são definidas sequencialmente por Responsável, Aprovador ou Autoridade, Consultado é Informado.

Através destas definições, é possível entender quais são os papéis essenciais pra o bom funcionamento do processo.

Para que as rotinas de procedimentos contábeis sejam realizadas com sucesso, com qualidade e dentro do prazo, é preciso que alguém seja o responsável . Tanto pelos procedimentos, quanto para delegar as tarefas para os demais colaboradores.

A pessoa responsável é aquela que domina as técnicas e procedimentos de uma tarefa. Geralmente a pessoa que é responsável pelo procedimento é responsável pelo processo num todo, precisando ou não de um auxiliar.

Geralmente a pessoa que recebe o encargo de responsável, é quem executa a maior parte das atividades. Em uma rotina de contabilidade, o responsável tem costume de ser o contador, buscando auxílio de colaboradores especializados.

Já na especialização de Aprovador , é a pessoa que faz parte desta etapa tem a responsabilidade de verificar se o resultado final produzido pelo responsável foi satisfatório e determina quais são as próximas etapas da equipe por um todo.

Em uma rotina contábil, está função é de um gerente, coordenador ou diretor. Para que a Matriz de Responsabilidade seja eficaz, é necessário que o Aprovador tenha habilidade e rapidez na aprovação dos processos. No entanto, é possível que o Aprovador possa auxiliar em outras funções.

O Consultado geralmente corresponde a alguém que tem especialização na área contábil. O colabor responsável por esta etapa é na verdade responsável por todas as etapas, pois por ser especialista na área, auxilia em todas as etapas com o seu conhecimento.

É de bom tom que toda a equipe seja informada do andamento do procedimentos. Assim como, quando é entregue às atividades, permitindo que seja iniciado novos afazeres ou manutenção do que seja necessário.

A pessoa que é responsável por esta etapa não tem uma participação efetiva nos procedimentos da empresa.

Acredita-se que este procedimento surgiu após a Segunda Guerra Mundial. Adequando-se com metodologias necessárias para o crescimento e consumo de novas atividades. Pois após a guerra foi necessário disciplina para reerguer-se.

Este modelo de ferramenta aplicada na sua contabilidade,é essencial para a gestão dos colaboradores, assim como gestão de procedimentos para delimitar os procedimentos, processos e funções para uma organização e bem estar de todos.

Este simples procedimento, quando seguido à risca, garante a eficiência da contabilidade. Pois geralmente o problema que mais ocorre durante a criação de um projeto é a falta de comunicação.

Quando não existe uma boa comunicação e organização, a tendência é que boas ideias se percam na desorganização.

Após entender como funciona os processos da definição de uma Matriz de Responsabilidade, é preciso saber como defini-la para aplicar em sua contabilidade

Em primeiro lugar, é preciso estabelecer qual o objetivo desta Matriz. A partir dele, seus processos não ficaram soltos.

Após esta definição, especifique quais as metas você pretende alcançar e especifique suas metas. Ao realizar esta definição, é possível desmembrar a tarefa maior em menores e para subgrupos.

Tenha em mente também que é preciso determinar as tarefas. A partir disso, você consegue definir as tarefas da sua contabilidade

Escolha os melhores profissionais para integrar sua equipe. Almeje sempre ser excelência em sua área de atuação.

Tenha em mente que as Matrizes de Responsabilidade são atividades que integram o projeto por um todo. Por isso, procure manter seus processos e ideias organizados em algum aplicativo, planilha ou software especializados em gestão de pessoas.

E por último, tenha um filtro para designar cada atividade. Busque delegar para cada colaborador aquilo que ele mais se identifica. Se for necessário, faça uma reunião para delegar essas tarefas.

Conclusão

Após esta leitura, foi possível entender que a Matriz de Responsabilidade é essencial para acelerar e qualificar os procedimentos realizados na sua contabilidade.

No entanto, para novos contadores, pode parecer um procedimento complicado. Caso surja alguma dúvida durante a execução destes procedimentos, nós do TaskDo podemos te ajudar.

Agende uma conversa com um de nossos consultores e veja como a TaskDo pode melhorar a sua rotina contábil.

Como administrar o tempo na contabilidade e torná-la mais eficiente?

Fri, 04 Mar 2022 21:24:35 GMT

Com os novos tempos e hábitos no ambiente de trabalho, administrar o tempo para cumprir todas as demandas ficou mais complicado. Você provavelmente já se pegou pensando em formas de organizar seu tempo, hábitos e rotina de trabalho para se tornar mais produtivo.

Caso em algum momento do seu dia de trabalho, você tenha se questionado sobre como fazer essa administração, principalmente em contabilidade, este texto de hoje é para você. Nesta leitura você encontrará formas de administrar o seu tempo para render mais no ambiente de trabalho.

Durante uma rotina muito corrida, com muitas demandas e preocupações, fica sempre um questionamento de que estamos esquecendo algo ou que não estamos sendo produtivos o suficiente. Administrar as rotinas da vida pessoal e profissional sem ter problemas

Precisamos entender até onde realmente estamos sendo úteis para nossa vida profissional, sem interferir na nossa rotina de vida profissional. Principalmente após a inclusão da rotina de home office em nossas vidas. Por isso, atente-se a estas 8 dicas de como tornar seu dia a dia mais produtivo.

1- Tenha consciência sobre seus objetivos e metas

O passo inicial e essencial para o começo da organização no ambiente de trabalho a médio e longo prazo é entender os seus objetivos e traçar suas metas. Só assim, você saberá como realmente pode contribuir para a sua rotina e quais são as atividades que realmente devem ser priorizadas.

Procure elaborar uma planilha ou tenha em mãos sempre um caderno, ou agenda, para poder planilhar os seus afazeres e quais já foram finalizados.

2 – Tenha uma boa noite de sono

É primordial ter em mente que para o rendimento acontecer, você precisa ter uma boa noite de sono. Quando dormimos bem, temos muito mais oportunidades de entregar resultados melhores. Ao termos uma boa noite de sono, ficamos muito mais focados e atentos ao que é pedido ao decorrer do dia. Quando não dormimos bem, não conseguimos prestar atenção em nada e o nosso desempenho é diretamente prejudicado.

3- Pratique atividade física

Você já ouviu o ditado "corpo sã, mente sã? “ Pois bem, ao praticar atividade física, você beneficia todo o seu corpo. Sendo assim, se torna um colaborador mais disposto e animado, interferindo diretamente na sua rotina de trabalho.

4- Liste suas prioridades e tenha prazos

Não tem como abraçar o mundo. Principalmente demandas de uma contabilidadel, onde demanda uma atenção maior para cada caso. Por isso, tenha uma lista de prioridades, onde você listará quais são os itens que devem ser priorizados no seu dia e quais podem aguardar.

No entanto, é preciso ter cuidado ao listar suas prioridades. Isto porque, muitas pessoas acabam colocando determinados afazeres como segunda opção e depois de um tempo eles se tornam uma bola de neve, onde se torna uma demanda maior do que era inicialmente.

Por isso, tenha sempre prazos pré estabelecidos referente a suas demandas. Não deixe para última hora ou para curtos períodos mesmo que a realização da tarefa pareça simples, pois imprevistos podem acontecer.

5- Não seja um super-herói

Todos nós temos um limite, e por mais que quiséssemos abraçar todas as demandas solicitadas, não tenha medo de recusar quando se sentir sobrecarregado ou incapaz de realizar a atividade.

Dizer não, além de ser um ato e priorizar sua rotina de trabalho com organização e tempo hábil para a realização de todas as tarefas, prioriza também sua saúde mental. Principalmente na área contábil, que exige muita atenção de quem está realizando a atividade.

6- Cuidado com as distrações

As redes sociais, por mais que sejam grandes ferramentas de trabalho, quando mal utilizadas se tornam um perigo para a produtividade. Muitas vezes perdemos muito tempo ao verificar uma mensagem no WhatsApp, pois acabamos por abrir outros aplicativos, que toma um tempo que seria preciso para outra atividade.

Estabelecer limites com o uso das redes sociais é essencial para sua produtividade. Ao mudar este tipo de comportamento, você perceberá que ao final do dia sentirá que realizou mais tarefas e teve um dia muito mais produtivo.

7- Organize-se

Nada de fazer tudo ao mesmo tempo! Não tem como realizar todas as tarefas em simultâneo. Por isso, tenha a devida atenção para cada item, priorizando um tempo para cada atividade.

8- Crie uma rotina

Manter o foco nas tarefas que lhe são delegadas é essencial para a redução de tempo. Utilize as ferramentas disponíveis na internet para otimizar o seu tempo. Otimizando tempo com tarefas que podem ser automatizadas com o tempo por serem simples e de fácil execução.

Outra alternativa ótima é planejar todas as suas tarefas no dia anterior. Pois, assim você está fora do problema e consegue visualizar com mais clareza as pendências e suas prioridades.

Conclusão

Tenha constância e foco na sua rotina de trabalho. Pois, assim você terá um dia muito mais produtivo. As rotinas de trabalho, principalmente as de home office, demandam muita atenção e tempo de quem está exercendo, pois, caso contrário, os seus trabalhos não sairão do papel.

Como mencionado anteriormente, os softwares de processos, que podem lhe ajudar a ser mais produtivo e agregar métodos que facilitam a sua rotina administrativa.

Neste momento, nós do TaskDo podemos te ajudar a facilitar os seus processos contábeis. Entre em contato com um de nossos consultores e descubra como a TaskDo pode te ajudar a ter uma rotina de trabalho mais produtiva.

Design Thinking na Contabilidade: Como implementar?

Tue, 01 Feb 2022 13:04:55 GMT

O Design Thinking tem ganhado cada vez mais espaço entre os usuários no meio corporativo, no entanto muitas pessoas ainda se perguntam: “o que é esta ferramenta?” e “para que serve?”.

No texto de hoje, iremos explicar o que é o Design Thinking, qual a sua utilidade e como ele pode ser aplicado no dia a dia de uma Contabilidade.

Design Thinking e inovação. A palavra chave desta ferramenta está na proposta inovadora que ela traz consigo e para a empresa que a adota. De forma criativa, esta ferramenta é capaz de trazer uma nova visão para problemas presentes na sua empresa.

Por incrível que pareça, esse dispositivo pode ser utilizado por qualquer usuário, buscando a compreensão e utilizando a perspicácia para estimular a criatividade.

Na teoria, Design Thinking é uma abordagem que busca solucionar problemas de forma inovadora . Geralmente está atrelada ao desenvolvimento de produtos e serviços, no entanto o seu conceito pode se expandir para campos mais amplos.

Entre as suas principais funções estão:

O conceito em expansão para a solução de problemas e desafios enfrentados no campo empresarial e humano;
A flexibilidade que o indivíduo encontra para solucionar os seus problemas a partir deste método.

Esta ferramenta faz com que a busca por soluções se torne algo coletivo, humanizado. Elevando a experiência para algo colaborativo e cultural. Pois o indivíduo passa a ter uma visão de mundo a partir das suas reais necessidades.

É preciso frisar que não existe fórmula mágica para este método. O conceito da solução é tomado a partir da interpretação de todos os colaboradores que participam do processo e tenham experiência de vivência naquele meio julgando como correto.

Um processo que utiliza bastante esse método no meio corporativo, é o de gamificação. Uma abordagem focada em motivar as pessoas, a partir de uma dinâmica de jogos.

Em uma empresa, o Design Thinking pode ser aplicado em todos os setores, inclusive no contábil, que é o que iremos abordar no nosso texto de hoje.

Aplicação na contabilidade

Para que ele seja abordado e consistente em sua aplicação, seus colaboradores devem se sentir seguros para opinar sobre o que mais lhe agradam.

Ao adotar o Design Thiking em sua contabilidade é preciso entender a estrutura que baseia o método. Ao adotar este método em sua corporação, é preciso se basear nestes pilares que são eles:

Empatia : o ato de se colocar no lugar do outro. É necessário se colocar no lugar do próximo, com o olhar humanizado, permitindo soluções que tenham impacto na vida de outras pessoas.
Colaboração : O fato que pode motivar diversos indivíduos de grupos diferentes é o sentimento de participação. Com uma abordagem multidisciplinar, as perspectivas são tomadas para se obter alternativas mais eficientes.
Experimentação : Não existe verdade absoluta. Às vezes a convicção de um, não é a mesma do outro da equipe. Sendo assim, o ideal é experimentar diversas opiniões, visando sempre qual seria a opinião do cliente no final.

Além disso, é necessário fazer um levantamento do que está sendo abordado, com feedback completos, podendo assim analisar as propostas dos concorrentes.

O Design Thinking é desenvolvido em quatro etapas . As divisões são:

imersão;
ideação;
prototipação;
implementação.

Na Imersão , é feito basicamente o processo de pesquisa, um entendimento sobre o processo que a contabilidade precisa resolver. É preciso investigar os pontos fortes e fracos do desafio.

Já durante a ideação , é feita a identificação e aprimoramento dos pontos positivos. Nesta etapa, todas as equipes devem ter voz. Todos devem se sentir seguros para expressar sua opinião.

A prototipação é conhecida como fase teste. Nela, as equipes testam o que deve dar certo ou não das opiniões da última fase. Esta fase visa diminuir as chances de erro.

Neste processo deve ser observado se as medidas adotadas vão gastar muitos recursos da empresa, buscando sempre alternativas mais econômicas.

E por último, na implementação do Design Thinking. É hora de apresentar todo o processo aos colaboradores e realizar a execução.

Compartilhe o planejamento realizado e como vocês vão colocar em prática e acompanhar.

O Design Thiking é essencial para a inovação da sua contabilidade. Seja para resolver questões relacionadas à implementação de novos sistemas, contabilidade atrasada, multas, falta de entrega de obrigações ou definir processos estruturados, as etapas do Design Thinking vão ajudar muito a sua contabilidade.

Lembrando que não é permitido achismo nesta estrutura. Por mais que se permita abertura para os colaboradores opinarem, é necessário que as convicções sejam embasadas em situações reais ou lógicas.

Conclusão

Para obter bons resultados, a implementação do Design Thinking é uma ótima pedida. Além de trazer a ideia de participação perante toda a equipe, você consegue captar as mais diferentes ideias, expandindo os horizontes da sua contabilidade.

No entanto, é necessário cautela ao aplicar estes métodos e sempre ir aperfeiçoando os processos.

Se você quer criar um ambiente inovador na sua contabilidade, é preciso investir em tempo. Você só terá tempo e tranquilidade para tomar as melhores decisões na sua gestão contábil quando automatizar os seus processos.

O sistema oferecido pelo TaskDo é o ideal para automatizar os seus processos, buscando um atendimento personalizado.

Como otimizar as tarefas repetitivas da contabilidade?

Tue, 01 Feb 2022 12:38:01 GMT

Trabalhos monótonos são o terror de todo colaborador. No ambiente contábil ele está muito mais presente. Colaboradores desta área sofrem com a estagnação. A grande frustração profissional e desarmonia das equipes está relacionada a este fator.

O excesso de tarefas repetidas por esses colaboradores está entre um dos maiores fatores para desestabilizar e desmotivar um prestador de serviço, fazendo com que muitas vezes, ele até procure outra área profissional para atuação.

O conceito das tarefas repetitivas do trabalho é bem simples: são atividades consideradas geralmente de baixa complexidade, porém, repetidas diversas vezes e ocupam muito tempo do dia.

Um profissional que faz a mesma atividade diariamente passa a se tornar um profissional mais estressado e cansado com o decorrer do tempo.

No entanto, é possível gerenciar o tempo gasto em cada atividade diariamente. Delegar as atividades diárias para toda a equipe, fazendo com que as mesmas não se tornem repetitivas e monótonas para somente um colaborar, é uma das opções.

Porém, no TaskDo , oferecemos aos nossos clientes, outras opções de recursos tecnológicos para aumentar a produtividade da sua contabilidade, eliminando as tarefas repetitivas e otimizando a gestão do tempo.

Através das nossas funcionalidades , a sua contabilidade terá:

Automação para as entregas das suas obrigações;
Painel de visualização de todas as entregas e rotinas dos principais setores da contabilidade;
Envio de documentos para o cliente de forma automatizada;
Dashboard de indicadores com o desempenho da equipe.

Ao escolher uma ferramenta de software ideal para organizar as tarefas de seu trabalho, busque uma solução que se encaixe em todos os requisitos essenciais para o seu negócio.

Podemos fornecer ao seu negócio Dashboards e indicadores de desempenho das equipes. Afinal, nada melhor do que acompanhar a produtividade da sua equipe e clientes, podendo ajustar as necessidades da sua contabilidade e dos serviços prestados.

Conclusão

Ao adotar um sistema para facilitar os processos da sua empresa, você motiva não só a saúde do seu negócio, gerando mais produtividade, como também dos seus colaboradores. Ao eliminar as tarefas repetitivas e monótonas da grade diária dos funcionários.

O sistema oferecido pelo TaskDo é o ideal para automatizar os seus processos, buscando um atendimento personalizado.

Como montar um planejamento Operacional na contabilidade?

Wed, 19 Jan 2022 20:47:50 GMT

Para definirmos um bom gerenciamento empresarial, é necessário um planejamento estratégico e operacional alinhado às diretrizes da sua empresa de contabilidade.

Contudo, muitas organizações negligenciam a parte operacional, dando importância apenas a traçar metas.

Neste texto iremos orientar você, empreendedor, a alinhar os planejamentos estratégicos aos operacionais, buscando a excelência da sua gestão contábil.

Primeiro, precisamos entender o que é o Planejamento Operacional e para que ele serve dentro da sua empresa?

O planejamento Operacional nada mais é do que as metas determinadas durante o planejamento estratégico em ação. Geralmente são feitas em curto prazo, para facilitar o andamento de projetos que, na prática, seriam maiores.

Como organizamos um planejamento Operacional?

O planejamento operacional deve ser dividido em sete etapas para ser bem estruturado. Essas etapas são conhecidas como 5W2H.

São respondidas as perguntas: “O que?”, “Por que?”, “Onde?”, “Quando?”, “Quem?”, “Como?” e “Quanto?”.

A partir destas respostas, a avaliação e acompanhamento da ação definida é feita com mais clareza.

O que?

Ao respondermos esta etapa, desvendamos o que ou qual é o objetivo da sua organização. E o que será feito para alcançá-lo.

Um exemplo, na prática desta fase é a implementação de um sistema para auxiliar na organização do dia a dia dos colaboradores, que antes perdiam muitas horas de trabalho.

Por que?

Nesta fase, você justifica o que está implementando na primeira fase. Tenha em mente sempre a praticidade da vida corporativa. Definir de maneira clara o que está sendo proposto é essencial para motivar a fazer com que os colaboradores participem do processo.

Onde?

Refletir sobre a importância do local em que as atividades estão sendo implementadas. Neste caso, se é um esquema presencial ou home office. E a partir disso, criar um ambiente agradável para o desenvolvimento do colaborador.

Quando?

É importante que no planejamento organizacional, as metas possuam um prazo para serem cumpridas.

Os objetivos finais criam motivação no colaborador para seguir o projeto o mais rápido possível. No entanto, não estabeleça metas mirabolantes, principalmente na contabilidade, onde precisamos ter atenção durante todo o processo de desenvolvimento.

O não cumprimento da meta desmotivará toda a sua equipe.

Quem?

Neste estágio, é determinada a tarefa de cada funcionário. Quem será responsável por idealizar, programar e quem realmente colocará as mãos na massa para acontecer o que foi idealizado durante o planejamento.

Como?

A pergunta do Como é um grande auxiliar para a corporação. Isto porque, ela reduz o trabalho feito exaustiva e repetitivamente. Em uma empresa contábil, o ideal é buscar ferramentas que automatizam tarefas simples do dia a dia, economizando tempo dos trabalhadores presentes.

Quanto?

E por último é preciso determinar quanto o seu negócio está disposto a desembolsar para realizar este planejamento.

Para isto, é preciso que haja uma análise com cautela de todos os seis tópicos anteriores. Busque um planejamento conforme a realidade financeira do seu negócio.

Quais são as categorias de planejamento que podemos instalar em uma contabilidade?

Após descobrirmos como se analisa o planejamento operacional de uma contabilidade, é necessário saber fazer a descriminação para qual o modelo se encaixa com o seu negócio em determinadas situações..

Para isso, temos o planejamento dividido em Planejamento Operacional Single-use e Planejamento Operacional Ongoing.

Planejamento Operacional Single-use

No Planejamento Operacional Single-Use, determinamos sua utilização para resolver um único e pequeno problema, como, por exemplo, a redução da entrega do Imposto de Renda do seu cliente.

Planejamento Operacional Ongoing

Já durante o Planejamento Operacional Ongoing, é determinado uma carga horária maior para a resolução deste problema.

Até porque, como a própria tradução, esse planejamento é realizado em progresso. Um exemplo da implementação deste planejamento é a organização da sua contabilidade, dividindo as demandas entre os colaboradores.

Conclusão

Agora você já tem uma noção de como montar o Planejamento Operacional da sua empresa e como colocá-lo em prática.

Para que não tenhamos problemas com a implementação deste sistema, é preciso seguir o seu passo a passo.

Lembrando que o planejamento é utilizado para otimizar e facilitar a vida da sua empresa. Caso algo não saia como o planejado, revise suas metas e busque a solução que mais se encaixa no seu escritório contábil.

O objetivo é sempre alcançar os prazos e gerar resultados, geralmente a curto prazo. Caso você encontre alguma dificuldade em implementar o planejamento no seu negócio, marque uma conversa conosco , iremos ajudar a otimizar seus prazos e automatizar de vez a sua gestão contábil.

Como calcular e aumentar o faturamento recorrente anual?

Tue, 21 Dec 2021 16:34:19 GMT

Com certeza você já deve saber que o planejamento é um fator essencial para a saúde financeira de qualquer negócio.

Logo, mensurar o faturamento recorrente anual é uma das principais práticas para identificar o cenário futuro e então definir as melhores estratégias na hora de aplicar os recursos para empresas que prestam serviços recorrentes aos seus clientes.

Por isso, é importante haver clareza, assertividade e controle, a fim de buscar oportunidades para potencializar o faturamento e investir no crescimento do seu escritório - ou mesmo ter uma maior consciência do que será possível (ou não) realizar, de acordo com o seu lucro previsto .

Prossiga a leitura deste artigo e saiba mais sobre como calcular e aumentar o faturamento recorrente anual, começando hoje mesmo!

Simplificando o faturamento recorrente anual

Podemos entender o faturamento recorrente anual como o indicador que vai apontar o faturamento previsto ao longo de todo o ano. Ele será baseado nos valores das prestações de serviços para seus clientes recorrentes.

Essa previsão é muito útil para analisar e compreender se suas estratégias atuais estão realmente alinhadas aos objetivos da empresa, além de ser um verdadeiro norte para suas ações de marketing e outros investimentos necessários para alavancar seus resultados e precisam ser planejados com antecedência .

No momento que você percebe que o seu faturamento recorrente está reduzindo, por exemplo, pode ser que suas ações de fidelização, relacionamento e retenção de clientes estejam ineficientes. É preciso ficar de olho!

Além disso, este pode ser um indicador de resultados extremamente útil para prospectar investidores ou parceiros, conquistando a confiança do mercado a partir de resultados positivos, se for do seu interesse.

Principais Vantagens:

previsão da receita futura;
definição de metas a médio e longo prazo;
planejamento de investimentos ao longo do ano;
conquistar a confiança do mercado.

Agora que você já sabe a importância de mensurar o seu faturamento recorrente anual, confira no próximo tópico como realizar este cálculo. Siga a leitura e saiba mais!

Como calcular o faturamento recorrente anual?

A forma mais simples de realizar este cálculo é multiplicando o seu faturamento mensal por 12.

Para isso, é necessário contabilizar o total mensal de receita gerado por cada um dos produtos em seu portfólio, somar o total entre eles, e então multiplicá-lo pelos 12 meses do ano. Aí você chegará no valor previsto para o seu faturamento recorrente anual.

Vamos a um exemplo prático:

Digamos que você possui 100 clientes pagando uma mensalidade de 300 reais mensais, enquanto outros 100 pagam 400 reais mensais. Logo, o seu faturamento recorrente mensal será de 70 mil reais. Certo?

Agora basta multiplicar os 70 mil por 12, o resultado será seu faturamento recorrente anual, no total de 840 mil reais, neste exemplo.

Como aumentar esse valor?

É claro que você não precisa se conformar com o resultado deste cálculo, é possível colocar em prática diferentes ações a fim de aumentar esse valor ao longo do ano. Confira algumas dicas:

Investimento em estratégias de Marketing e Vendas

Entre as principais formas de multiplicar seus rendimentos está o investimento em ações de marketing e vendas.

Afinal, a prospecção ativa e a produção de conteúdo no meio digital, em conjunto com a mídia paga, podem atingir números cada vez maiores de potenciais clientes, ampliando de forma rápida e concisa sua carteira de clientes.

Prevenção e recuperação de clientes inadimplentes

Outra forma de melhorar o seu faturamento é dedicar uma atenção especial em ações de prevenção de clientes inadimplentes, assim como formas de recuperar os já existentes.

Faça um acompanhamento do histórico dos clientes, invista no relacionamento, realize análises de causa e efeito, além de buscar constantemente o aprimoramento do processo de cobrança.

Ofereça planos personalizados para seus clientes

Nem sempre um pacote fechado de serviços poderá atender a necessidade de potenciais clientes, e isso pode lhe custar caro. Por isso, procure flexibilizar seus planos e pacotes, adequando-se às reais necessidades e diferentes níveis de orçamento.

Desse modo, você abre um leque maior de opções e pode conquistar diferentes nichos do mercado, ampliando seu faturamento.

Mão na massa!

Comece hoje mesmo a calcular o seu faturamento recorrente anual, caso você ainda não tenha feito isso.

Analise seus resultados , mantenha seus dados sempre atualizados e bem organizados, e então invista em ações assertivas e consistentes para potencializar seus resultados !

Como avaliar e medir o desempenho da sua equipe contábil?

Fri, 10 Dec 2021 18:21:11 GMT

Sua empresa é feita por pessoas , ou seja: o sucesso do seu negócio vai depender diretamente do resultado da sua equipe. É ou não é?

Por isso, o processo de gestão vai muito além de prestar suporte e treinamentos, definir metas, apresentar estratégias, supervisionar e/ou promover boas condições de trabalho para os seus colaboradores. É necessário encontrar uma forma de medir se os esforços conjuntos e individuais do time estão gerando resultados ou não .

Logo, existem diferentes maneiras de avaliar o desempenho da sua equipe contábil a fim de identificar possíveis pontos de melhoria e otimizar seus resultados .

Reunimos neste artigo informações valiosas que vão ajudar você a ampliar o seu conhecimento sobre avaliação de desempenho . Siga a leitura agora mesmo e saiba mais!

Entenda a importância da avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho nos diferentes setores de uma empresa é uma prática fundamental no universo da gestão de pessoas: o principal caminho para medir a performance de um time organizacional, independente da área em que atua.

Desse modo, torna-se possível acompanhar de perto e verificar o desenvolvimento das atividades de cada integrante do time em determinados períodos de tempo, a fim de identificar pontos de alta performance e pontos que precisam ser melhorados .

Sobretudo, essa é uma prática que, em conjunto com um feedback inteligente e diretivo , é capaz de reduzir a curva de aprendizagem dos seus colaboradores e impulsionar resultados .

Portanto, a avaliação possui um papel claro, essencial e estratégico diretamente relacionado ao resultado da equipe contábil. Principalmente, levando em conta que qualquer gargalo no dia a dia da equipe pode provocar grandes prejuízos para a empresa.

Como conduzir a avaliação de desempenho da sua equipe

Lembre-se que essa avaliação precisa ser uma prática periódica junto ao seu time, para que seja possível comparar os resultados e acompanhar a evolução de cada integrante do time e de todo o grupo em conjunto. Confira os requisitos para implementar essa prática na sua empresa:

1 - Conheça a fundo as responsabilidades de cada pessoa. Só assim você será capaz de medir a qualidade da entrega de cada um.

2 - Defina um método prático de avaliação. Saiba identificar qual método de avaliação melhor conversa com as necessidades e objetivos da sua empresa.

3 - Escolha os fatores de avaliação. O que faz mais sentido observar? Por exemplo: competências e habilidades técnicas, postura no ambiente de trabalho, relacionamentos interpessoais, assiduidade, pontualidade, proatividade, capacidade de gerenciar crises e solucionar problemas, etc.

4 - Dê feedbacks. É vital que o seu time entenda a avaliação como uma oportunidade de crescimento dentro da empresa. Por isso, a devolutiva clara, empática e diretiva após a avaliação é essencial e pode ser o ponto chave de todo o processo.

Conheça alguns métodos de avaliação que você pode utilizar:

Autoavaliação

Desse modo, o profissional ganha uma oportunidade de refletir sobre suas próprias entregas, desenvolve o autoconhecimento e cria um senso prático de melhoria para suas tarefas - podendo fazer disso um hábito de constante evolução profissional.

Avaliação 90°

Cada gestor avalia o desempenho do seu time e poderá identificar os pontos negativos e positivos, construindo uma comunicação mais próxima e efetiva caso haja uma relação de respeito e confiança anteriormente.

Avaliação 180°

Também chamada avaliação conjunta , é realizada pelo avaliado (liderado) e o avaliador (líder) de forma simultânea. Podem ser discutidos, em formato de feedback , diferentes questões como comunicação, entregas, metas, demandas, liderança, etc.

Avaliação 360°

Formato mais democrático , pode ser realizada como uma autoavaliação em conjunto com a avaliação de todos aqueles que estão em contato direto com o avaliado no ambiente de trabalho - gestores e colegas.

Agora você já conhece a importância da avaliação e diferentes técnicas de como medir a performance do seu time. Analise qual a melhor forma de realizar esse acompanhamento, promova um ambiente de superação e desenvolvimento, alavancando os resultados cada vez mais!

6 Dicas práticas de gestão de processos para contabilidade

Mon, 22 Nov 2021 20:33:21 GMT

Você já deve saber que uma boa gestão contábil é vital para qualquer negócio . Logo, realizar essa gestão com excelência e conquistar resultados atrativos está diretamente relacionado à sua capacidade de lucro e crescimento.

Para executar a gestão com eficiência, é preciso identificar e monitorar os diferentes processos executados diariamente dentro da empresa. Desse modo, é possível analisar a execução de tarefas, monitorar resultados e identificar gargalos que devem ser eliminados - ações imprescindíveis para atingir o sucesso.

Confira neste texto algumas dicas práticas para gestão de processos para contabilidade que poderão otimizar rendimentos e fortalecer a empresa para vencer os desafios do mercado e conquistar excelentes resultados . Siga a leitura e saiba mais!

1 - Mapeie seus processos detalhadamente

Essa é uma prática que exige atenção e deve ser implementada em todos os setores de uma empresa, ainda mais em uma área em que qualquer descuido pode acarretar multas e implicar em altos custos.

Cada detalhe é importante: ao observar de perto e analisar meticulosamente cada atividade envolvida na sua contabilidade, é possível identificar oportunidades de otimização de tempo e melhor aplicação de recursos.

Faça questionamentos constantes para avaliar a efetividade dos seus processos:

- O que estamos fazendo está funcionando da melhor maneira possível?

- Há algum detalhe que poderia ser modificado para otimizar determinada tarefa?

Examine cada detalhe, anote, mapeie e encontre soluções que poderão lhe trazer maior praticidade e agilidade, e quem sabe ainda reduzir alguns custos.

2 - Estabeleça metas realizáveis e mensuráveis

É preciso saber onde queremos chegar com nossas ações, a fim de traçar um plano que viabilize tais objetivos, certo? Por isso, é importante que você saiba claramente quais resultados deseja atingir e crie pequenas metas alcançáveis que irão levar sua empresa a conquistá-los.

Após definir suas metas, certifique-se de comunicá-las claramente para seus colaboradores , para motivá-los a construir os resultados esperados de acordo com o planejamento da empresa como um todo.

É importante que os diferentes processos estejam alinhados junto aos seus colaboradores para existir fluidez na comunicação e as tarefas sejam executadas de forma prática e eficiente.

No próximo tópico vamos explicar melhor sobre como acompanhar os resultados e identificar qualquer ajuste necessário. Siga a leitura e confira.

3 - Monitore os resultados constantemente

Após definir e comunicar claramente seus objetivos e metas, é preciso definir formas de acompanhar os resultados e analisar se tudo está correndo conforme o planejado . Para isso, defina indicadores claros para mensurar seus resultados.

Mais uma vez, certifique-se de informar claramente aos seus colaboradores os indicadores definidos para ter a certeza de que todos estão cientes e poderão contribuir adequadamente.

Invista em métricas claras e pontuais , como a ampliação do capital de giro da empresa, a redução da inadimplência ou a otimização dos custos mensais, por exemplo. É preciso que os indicadores sejam fáceis de mensurar para o acompanhamento eficaz.

Então, ao analisar seus indicadores será possível identificar ações que não estão gerando os resultados esperados e reformular o que for necessário para atingir suas metas.

4 - Pratique escuta ativa junto aos colaboradores

Uma excelente estratégia certamente é ouvir as pessoas que estão executando as tarefas diariamente , muitas vezes são elas que irão identificar pequenos ajustes que podem ser feitos na operação em que estão envolvidas.

Sobretudo, seu colaborador trará uma perspectiva diferente da sua, o que sempre agrega de alguma forma, e ainda se sentirá valorizado ao ser ouvido pelo líder. Essa é uma forma de encontrar novas soluções para seus processos e ainda motivar seus colaboradores na contribuição para o aprimoramento da empresa .

Lembre-se de reconhecer aquelas sugestões que farão diferença para os resultados da empresa, você pode inclusive criar programas de reconhecimento para valorizar o aprimoramento dos processos por seus colaboradores, com certeza isso os deixará ainda mais empenhados e satisfeitos em contribuir com a sua gestão.

5 - Procure se atualizar constantemente

Em um mercado cada dia mais competitivo, é de suma importância manter-se atualizado, seja em metodologias de gestão de recursos e processos, tendências de mercado ou novas tecnologias .

Existem diversos cursos, assim como consultorias ou mentorias com especialistas, eventos online com conteúdos ricos e atualizados com o que há de mais recente no mercado de gestão para contabilidade.

Acompanhe pessoas e empresas que você considera referência no assunto, e fique atento ao que elas estão fazendo e falando. Observe todo o conhecimento que você pode absorver para adaptar e implementar a sua realidade.

Inclusive, vem crescendo o investimento em soluções de tecnologia para automatização de processos que tragam uma maior agilidade e segurança para as atividades do dia a dia, devido a necessidade cada vez maior de otimizar tempo e recursos.

6 - Use a tecnologia ao seu favor

Há uma crescente demanda pela automatização de tarefas em diversos setores empresariais, o que nada mais é do que tornar automática repetição de tarefas operacionais através de softwares de automação, que podem ser configurados por colaboradores que realizariam determinada tarefa de forma prática e intuitiva .

Após a configuração inicial, a reprodução será feita de forma automática, sempre que o sistema identificar como necessário.

Dessa forma, os processos automáticos permitem que os colaboradores realizem outras tarefas mais importantes enquanto ele executa o trabalho administrativo operacional de forma rápida e dinâmica .

Para entender mais sobre a automação dos processos de contabilidade leia também o artigo “Processos automáticos para a contabilidade: você sabe o que é e como funciona? ”

A contabilidade pode ser mais simples e eficaz, basta encontrar as ferramentas certas. Já imaginou visualizar e controlar os processos da sua contabilidade de forma rápida, prática, intuitiva e confiável?

Com a TaskDo isso é possível

Oferecemos um software de Gestão Contábil completo , com diversas automatizações para o controle da sua contabilidade - resultados mais precisos e de forma mais rápida .

Economize tempo com o controle dos processos e melhore sua gestão: automatize seus processos e tenha tempo para o que realmente Importa! Controle prazos, entregas, processos e arquivos de onde você estiver.

Invista no TaskDo e conquiste um incrível diferencial competitivo, elevando a performance do seu negócio! Entre em contato agora mesmo e saiba mais.

Fluxo de processos para contabilidade: 5 passos para organizar sua contabilidade

Mon, 25 Oct 2021 20:29:42 GMT

A rotina de uma contabilidade é muito mais dinâmica do que muitas pessoas podem imaginar em um primeiro momento. Com as mudanças regulares nas legislações e as diferentes necessidades que cada cliente demanda, ter organização é mais do que meramente importante; é essencial.

A organização é um dos recursos de crescimento empresarial mais subestimados. Sem um bom fluxo de processos, pode ser difícil ter previsibilidade para execução das tarefas diárias. Como anda o fluxo de processos para contabilidade da sua empresa?

Neste artigo, nosso objetivo é explicar um pouco mais sobre a importância de um fluxo de processos para contabilidade e como implementar um sistema que funcione para sua empresa em alguns passos simples. Vamos começar?

O que é um fluxo de processos para contabilidade?

Um fluxo de processos para contabilidade nada mais é do que uma progressão lógica de atividades relacionadas à gestão contábil de uma empresa. Esse fluxo pode ser representado, preferencialmente, de maneira visual, por meio de fluxogramas, quadros e outras ferramentas do tipo.

Seu principal objetivo é mapear todos os processos envolvidos na gestão contábil, atribuir responsabilidades entre os membros da equipe e demonstrar uma cadência lógica na progressão das atividades.

Com um fluxo de processos enxuto e bem aprimorado, uma empresa ganha mais previsibilidade em suas tarefas diárias e diminui a margem de erros – como a perda de prazos, por exemplo – em procedimentos importantes.

Falaremos mais sobre as vantagens de se investir na organização de processos no próximo tópico, confira!

Qual a importância de se organizar processos de contabilidade?

Existem muitos benefícios em se contar com processos mais organizados, tanto para a sua empresa, quanto para seus clientes. Entenda agora quais os principais benefícios obtidos com essa melhoria:

Gerenciamento de tempo mais efetivo;
Mais produtividade para as equipes;
Maior satisfação dos clientes;
Aumento na escalabilidade das soluções vendidas;
Mais eficiência no controle de prazos;
Redução de erros;
Melhor distribuição de tarefas e responsabilidades;

Por isso, é seguro dizer que o controle de processos dentro do contexto da contabilidade é essencial para a sobrevivência do negócio. Mapear processos e saber quais deles podem ser otimizados é uma maneira relativamente simples de tornar a sua operação mais lucrativa com pouco esforço.

Fluxo de processos para contabilidade: como fazer?

Agora que você já sabe da importância de se ter processos mapeados corretamente, e de todas as vantagens que essa organização pode trazer para sua empresa, que tal aprender mais sobre como colocar tudo isso em prática?

Nos próximos tópicos, elencamos alguns dos passos principais para fazer um bom fluxo de processos para contabilidade de sua empresa. Veja só:

Comece pelo mapeamento de processos

Um dos primeiros passos na sua jornada por mais organização deve ser conhecer intimamente todos os processos que precisam ser organizados, fazendo um mapeamento completo.

Dessa maneira, será mais fácil visualizar todas as atividades mais essenciais para a empresa e como elas têm sido conduzidas, observando-se gargalos e pontos que requerem otimização.

Você pode classificar os processos por ordem de prioridade ou complexidade, colocando como mais importantes aqueles que são mais vitais para a empresa, ou os que mais apresentam problemas.

Trabalhe na otimização da comunicação entre equipes

Apesar da separação entre setores, é importante lembrarmos que todas as equipes trabalham juntas em benefício da empresa. Por isso, ter ferramentas que otimizem a comunicação interna pode melhorar – e muito! – o fluxo de informações e processos.

Dentre os recursos de comunicação interna que podemos destacar estão:

E-mails corporativos;
Aplicativos de mensagens instantâneas;
Programas para chamadas em vídeo;
Plataformas de comunicação corporativa.

Promova um ambiente de colaboração

Com tantos clientes e variáveis, pode ser difícil conseguir uma visão holística de toda a empresa. Essa visão, no entanto, é essencial.

Por isso, é preciso instaurar um ambiente de livre compartilhamento e colaboração, onde todos os funcionários têm acesso aos documentos que precisam para dar andamento aos seus processos. Ferramentas como o Drive podem ser ótimas para este fim!

Identifique de gargalos e solucione-os junto com sua equipe

Com os processos rodando, é importante manter-se atento para possíveis gargalos, ou seja, fatores que podem atrapalhar o desempenho dos colaboradores.

Os gargalos podem se concretizar de várias maneiras. Algumas delas são, por exemplo, a falta de conhecimento sobre determinado tópico, ausência de ferramentas para tornar o trabalho menos operacional, falta de organização nos documentos, a lista é grande…

Nesse processo, esteja sempre atento ao feedback de seus colaboradores e, junto com eles, pense em soluções para fazer ajustes no fluxo e eliminar problemas.

Utilize um sistema de gestão eficiente

Organizar prazos e informações pode ser um desafio e tanto, principalmente se você não conta com uma ferramenta de gestão aprimorada para este fim. Elas servem para economizar tempo e evitar erros humanos, tirando as atividades excessivamente operacionais da rotina de seus colaboradores.

Uma boa ferramenta de gestão contábil é capaz de monitorar o andamento de tarefas, disponibilizando as informações de maneira simples em um painel de fácil leitura; monitorar o desempenho de cada colaborador; fornecer ferramentas de comunicação entre a sua empresa e seus clientes; além de integrar a gestão financeira a outras áreas da empresa.

Quer uma rotina de processos mais otimizada? O TaskDo pode te ajudar!

O TaskDo é uma potente ferramenta de otimização de processos, que pode ajudar a sua empresa a monitorar obrigações contábeis com mais propriedade. Chega de perder prazos – e clientes! – por conta de problemas que podem ser evitados.

Com o TaskDo, você tem acesso a recursos de organização integrados, pensados especialmente para facilitar a rotina contábil da sua empresa. Com a nossa ferramenta, você poderá economizar tempo e entregar melhores resultados. Dê adeus para as tarefas excessivamente operacionais e deixe o TaskDo trabalhar por você.

Aqui estão algumas das funções que você pode aproveitar com o TaskDo:

Robô de leitura de arquivos;
Controle de rotinas com painéis de acompanhamento exclusivos;
Dashboard com indicadores de desempenho da equipe;
Protocolo automático dos arquivos ao cliente.
Gestão de obrigações.

Nossa ferramenta de gestão ajudará você a ter mais controle sobre o fluxo de processos para contabilidade, além de ser fácil de usar e muito confiável. Solicite a sua demonstração gratuita agora!

Método Kanban para contabilidade: entenda como usar essa metodologia ágil

Fri, 08 Oct 2021 14:59:34 GMT

Você conhece o método Kanban para contabilidade? Hoje, o segmento de contabilidade experimenta um grande momento de evolução e revisão de processos, assim como muitos outros setores da prestação de serviços.

Processos ineficazes tornam difícil a fidelização de clientes e podem comprometer os resultados de todo o setor. Mas, como aprimorar processos dentro de uma organização que já funciona da mesma maneira há muito tempo?

O método Kanban para contabilidade pode ser a resposta!

Neste artigo, explicaremos a origem dessa metodologia – que faz parte das metodologias ágeis – quais seus princípios, benefícios e, claro, como aplicá-la dentro do contexto da contabilidade.

Quer entender o assunto mais profundamente? Então vamos lá!

O que é o método Kanban?

O método Kanban é uma metodologia de planejamento baseada no gerenciamento do fluxo de cartões em três principais segmentos: a fazer, fazendo e feito. Sua evolução é fluida e acontece intuitivamente, da esquerda para a direita.

Este é um método de controle de processos que foi criado na década de 1940 dentro do contexto de grandes linhas de montagem automotivas, no Japão.

Apesar de sua aplicação específica na indústria, o método foi amplamente adaptado para outros segmentos de mercado e, hoje, abrange o controle de processos em diversas frentes.

Como funciona o método Kanban para contabilidade?

De forma simples, o quadro Kanban pode ser considerado como uma representação visual de uma lista de tarefas. Como explicamos, elas se dividem em três colunas diferentes, e as tarefas devem ser organizadas e movidas entre essas colunas de acordo com o seu estágio de conclusão.

O método pode ser usado em uma versão física, com quadros de verdade e post-its, ou virtual, onde os cartões fazem parte de uma interface e podem ser manipulados com um simples clique do mouse.

Você também pode adaptar os cartões de acordo com os processos da sua empresa, criando mais opções para além das três que mencionamos. O mais interessante sobre projetos que utilizam o Kanban é a natureza colaborativa desse método, que permite o trabalho em equipe de maneira descomplicada nas mais diversas fases.

Aplicando o método Kanban na contabilidade

O método Kanban é muito usado na contabilidade porque oferece uma alternativa dinâmica e descomplicada para controle de processos. As tarefas podem ser divididas de acordo com seus status. Um bom exemplo seria:

Atividades a serem feitas;
Atividades em execução;
Atividades que estão concluídas.

Dessa maneira, todos os integrantes da equipe podem visualizar de maneira direta qual o andamento dos projetos como um todo e oferecer insights para tornar o processo ainda mais eficiente.

Práticas gerais do método Kanban na contabilidade

Elencamos, nos tópicos a seguir, algumas das práticas gerais para que você possa adotar o Kanban na rotina contábil da sua empresa. Veja só:

Visualização do fluxo de trabalho

O cérebro humano absorve melhor o visual por natureza. E, no método Kanban, você pode se aproveitar dessa característica e usá-la ao seu favor, organizando informações com mais facilidade e agilidade.

Ao ver as tarefas organizadas em fases diferentes, é fácil determinar quais estágios do processo estão adiantados e quais estão passando por gargalos. Isso pode ser aplicado, por exemplo, em processos como a devolução de impostos, gerenciamento de folhas de pagamento, dentre muitas outras obrigações do time contábil.

Estipulação de um limite de tarefas em progresso simultâneo

Ser multitarefa pode não ser a melhor das estratégias quando o assunto é produtividade. Nesse sentido, o método Kanban para contabilidade também pode ajudar.

Com ele, é fácil estipular um número de tarefas máximo para cada colaborador, promovendo o trabalho em equipe e diminuindo as chances de erros humanos impactarem o resultado final.

Gerenciamento eficiente de fluxo

O método Kanban também é muito eficiente no gerenciamento contínuo do fluxo de trabalho, permitindo que demandas que já foram entregues possam ser substituídas por aquelas que ainda estão pendentes de maneira bem organizada.

Algumas ferramentas Kanban disponíveis no mercado são capazes, inclusive, de registrar horas para cada atividade feita e ajudar o seu time a ter mais previsibilidade nos prazos de entrega.

Essa característica também permite que os times possam acompanhar o seu progresso ao longo do tempo e otimizar seus próprios processos internos, o que nos leva ao próximo tópico…

Melhora contínua e colaborativa

O método Kanban ajuda empresas e seus colaboradores a implementar melhorias de maneira colaborativa e contínua, aperfeiçoando processos e criando novos tipos de abordagens à medida que vão se formando gargalos.

Erros mais comuns na aplicação do método Kanban na contabilidade

Você já percebeu como a adoção do método Kanban pode ser lucrativa e positiva, certo? Mas, apesar de suas vantagens, muitas empresas cometem erros em sua implementação, e isso pode impactar negativamente os resultados obtidos com a estratégia.

Dentre os erros mais comuns, podemos destacar:

Não incluir os colaboradores na decisão;
Aplicar mudanças repentinamente, sem oferecer um tempo de adaptação;
Não oferecer um tempo de adaptação para projetos;
Realizar a implementação sem planejamento prévio;
Sobrecarregar o sistema com muitas entregas simultâneas.

Melhore a gestão de seus projetos com o TaskDo

O TaskDo é uma ferramenta de otimização de processos, capaz de ajudar a sua empresa a aprimorar o monitoramento de processos e obrigações contábeis, desde as mais importantes até as acessórias.

Seu uso oferece economia de tempo e aprimoramento na entrega de resultados, uma vez que o risco de erros humanos é significativamente diminuído pelo monitoramento automatizado.

Se você procura uma ferramenta de gestão contábil simples de usar, confiável e que seja realmente eficiente, o TaskDo pode ajudar. Veja alguns dos recursos que temos a oferecer:

Robô de leitura de arquivos (personalizável pelo usuário);
Gestão de obrigações principais e acessórias;
Controle de rotinas com painéis de acompanhamento exclusivos;
Dashboard com indicadores de desempenho da equipe;
Protocolo automático dos arquivos ao cliente.

Preparado para revolucionar o controle de processos de contabilidade da sua empresa? Visite nosso site e solicite uma demonstração.

Conheça nossas principais funcionalidades de perto e mude de uma vez por todas o modo como a sua empresa lida com o gerenciamento de processos contábeis!

Matriz de decisão para contabilidade: como usar essa ferramenta no dia a dia do gestor contábil?

Mon, 27 Sep 2021 18:08:52 GMT

Que a contabilidade pode ser uma ferramenta incrível para tomada de decisões, você provavelmente já sabe. Mas, você já ouviu falar sobre a matriz de decisão para contabilidade?

Os números são guias confiáveis na análise de situações financeiras e estratégicas, mostrando um panorama seguro sobre quais são os caminhos mais lucrativos para determinado empreendimento.

Mas, se você é um gestor de contabilidade, e gostaria de saber como aprofundar a sua estratégia de tomada de decisão, a matriz de decisão pode ser o que você está procurando.

Neste artigo, explicaremos o que é a matriz de decisão e como aplicá-la na sua rotina de gerenciamento contábil. Vamos aprender mais sobre o tema?

O que é a matriz de decisão?

Uma matriz de decisão nada mais é do que uma ferramenta para análise de cenários que auxilia na tomada de decisões estratégicas.

Ela permite que você observe com facilidade os riscos e os possíveis ganhos que determinada decisão pode trazer, tornando as opções mais claras. Ao ter uma visão ampla do cenário geral, é mais fácil tomar decisões acertadas, baseadas em dados.

A matriz de decisão pode até ser um método com características subjetivas, mas seu objetivo é mostrar os pontos fortes e fracos de cada abordagem, proporcionando uma tomada de decisão mais informada e produtiva.

Como montar uma matriz de decisão?

Como você já sabe, a matriz de decisão é uma ferramenta para tomada de escolhas estratégicas. Para montar uma boa matriz de decisão, você precisa dos seguintes elementos:

Critérios que baseiam a sua escolha;
Alternativas consideráveis para execução da escolha;
Tabela para interligar dados;
Classificação de avaliação, atribuindo um peso para cada critério.

Exemplo de matriz de decisão para contabilidade

Para que você entenda melhor qual a aplicabilidade da matriz de decisão dentro do contexto contábil, daremos um exemplo prático. Imagine que você, gestor de contabilidade, está na dúvida sobre a contratação de um serviço terceirizado, ou a criação de um time interno para suprimento de determinada demanda.

Digamos que os critérios escolhidos para escolha foram economia e qualidade do serviço. Nesse caso, poderíamos argumentar da seguinte forma:

Por um lado, a contratação de um serviço terceirizado poderia trazer mais economia, dispensando a necessidade dos vínculos empregatícios. Isso faz com que a escolha da terceirização seja mais vantajosa por um dos critérios, o financeiro.

Apesar disso, contar com um time externo pode causar problemas em longo prazo, no que diz respeito à disponibilidade do serviço, ou até mesmo a sua qualidade, uma vez que a equipe não seria totalmente dedicada ao seu negócio.

Por outro lado, uma equipe interna ganharia pontos no critério de qualidade, mas pode ser custosa demais para se manter, uma vez que a empresa precisaria arcar com custos de contratação e mais.

Pesando ambas as observações a balança, sua empresa é capaz de tomar uma decisão mais inteligente, baseada em fatos, comparando fatores relevantes.

Qual a importância da matriz de decisão para contabilidade?

A matriz de decisão tem o papel de apoiar processos de deliberação, oferecendo uma visão tão imparcial quanto possível sobre um determinado assunto. Dessa maneira, uma decisão pode ser tomada analisando-se apenas os fatos, sem deixar que opiniões ou critérios pessoais se estabeleçam como fatores de peso.

Principalmente dentro da contabilidade, a matriz de decisão pode ser uma ferramenta adicional aos relatórios de resultados, auxiliando a tomada de decisões com base em números e outros fatores.

Relatórios podem ser usados para confecção de sua matriz de decisão, adicionando um aspecto mais aprofundado aos números apresentados.

Como utilizar a matriz de decisão para contabilidade?

Utilizar a matriz de decisão na contabilidade é uma ótima maneira de potencializar as tomadas de decisões do seu empreendimento, utilizando uma ferramenta de apoio adequada.

Portanto, se você quer aprender a utilizar uma matriz de decisão para contabilidade, aqui vai um passo-a-passo:

Passo 01 : identifique todos os critérios mais desejáveis na sua decisão e posicione-os em uma única coluna. Um dos modelos de critérios mais utilizados são Impacto, Esforço, Lucratividade e Visão, mas você pode personalizá-los de acordo com as suas necessidades.

Passo 02 : Nas colunas subsequentes, identifique, em números de 1 a 5, o valor de cada um desses critérios dentro do contexto adequado. O número 1 deve ser usado em critérios que não têm tanto peso, enquanto o 5 deve ser usado em critérios com o peso máximo.

Passo 03: some todos os critérios de avaliação de cada premissa estabelecida e diminua, de cada um deles, o número atribuído na categoria “Esforço”, que é o grau de dificuldade para executar determinada tarefa.

Por fim, você deve apenas analisar os números que mais se destacam. Vale lembrar que a matriz de decisão funciona melhor quando é tratada como um complemento à tomada de decisão, não um fator absoluto.

Conclusão

A matriz de decisão para contabilidade é um recurso que ajuda diversos gestores, todos os dias, e também pode ser útil para gestores contábeis. Neste artigo, explicamos do que se trata esse conceito e como aplicá-lo corretamente, com um passo a passo.

Gostou de saber mais sobre o processo de tomada de decisões? O blog do TaskDo tem muitos outros conteúdos sobre otimização de rotina, organização de processos e melhorias no fluxo de trabalho.

O TaksDo é um sistema de monitoramento de obrigações para empresas. Nosso trabalho é automatizar a rotina contábil para nossos usuários, garantindo mais praticidade e controle sobre as entregas.

Com painéis personalizados e diversos filtros para controle de informações, você, seus clientes e colegas de equipe podem acompanhar o andamento de processos com facilidade.

Além disso, nossos protocolos inteligentes permitem que você acompanhe o recebimento de documentos importantes mesmo remotamente, acompanhando a sua abertura em tempo real.

Organização é uma de nossas grandes prioridades! Se você quer saber como podemos ajudar você a ser mais organizado e produtivo no gerenciamento da sua rotina contábil, solicite uma demonstração TaskDo agora mesmo. Será um prazer ajudar!

Como organizar os arquivos digitas da contabilidade?

Thu, 09 Sep 2021 15:18:41 GMT

Muitas contabilidades ainda possuem dificuldades em guardar documentos e arquivos importantes de seus clientes. Principalmente devido ao rodízio de funcionários e mudanças de procedimentos internos ao longo dos anos.

A maioria das contabilidades utilizam estruturas de pastas em seu servidor de dados interno ou mesmo em nuvem para guarda e controle dos arquivos.

Quando falamos arquivos importantes, nos referimos primordialmente a arquivos que por previsão legal devem ser guardados por determinado tempo, podemos listar aqui: SEFIP, CAGED, SPED’s, Recibos de DIME, DESTDA, DCTF, Certificados Digitais, Impostos Gerados e tantos outros.

A importância do armazenamento digital

Embora grandes avanços tenham sido feitos no armazenamento digital, a manutenção de grandes volumes de arquivos organizados continua sendo fundamental para a gestão de documentos digitais.

Salvar e organizar os documentos digitais pode ser mais complicado do que parece, pois cada vez mais a sua contabilidade gera mais dados e responsabilidades.

Embora os mecanismos de busca de arquivos continuem a melhorar, manter e organizar nossos documentos, passou a ser uma obrigação, pois em uma economia digital o tempo é dinheiro.

Mais do que nunca os escritórios e contabilidades internas precisam cuidar do gerenciamento de arquivos digitais para garantir que todas as informações sejam organizadas e atualizadas.

Protocolos de armazenamento

Para que todos os seus documentos já estejam organizados desde o início, é fundamental estabelecer um protocolo de armazenamento.

Esse protocolo nada mais é do que algumas regras da empresa de como armazenar documentos digitais.

Essas regras precisam ser apresentadas à equipe e necessitam ser visualizadas constantemente por todos, portanto, armazená-las em uma pasta de fácil acesso à todos.

Um bom exemplo de protocolo de armazenamento digital, é:

como renomear pastas e arquivos;
em qual ocasião alternar o uso local e a nuvem;
limitar acesso da pasta para alguns setores/colaboradores;
qual é o momento de executar backups.

Nomeando pastas e arquivos de forma simples

Quando pensamos na gestão de arquivos digitais, precisamos entender que estamos organizando algo que será visto por todos da equipe, portanto, uma das armadilhas nesse momento são as abreviações desnecessárias.

Opte por nomes que sejam autoexplicativos para pastas e arquivos. As abreviações podem até parecer uma boa ideia para alguns casos, mas ao longo do tempo a busca vai se tornando cada vez mais complexa e com a rotatividade da equipe será quase impossível achar arquivos e pastas através de abreviações.

Por mais que os sistemas operacionais permitam usar vários caracteres, tente ser breve e descritivo no momento da nomeação.

Especificamente em arquivos digitais, recomendamos a utilização do famoso “underline” ( _ ) para a separação dos espaços entre as palavras do arquivo. Exemplo:

“DIRF_XPTO_2020.pdf”

1º = DIRF: Rotina operacional (principal item de uma futura pesquisa)

2º = XPTO: Cliente

3º = 2020: Período

4º = .pdf: Formato de arquivo

Subpastas

Ao longo do tempo, a gestão de documentos digitais vai ficando mais complexa, pois aumenta a quantidade de informações que precisam ser armazenadas.

Para manter o gerenciamento de arquivos digitais incorpore subpastas para distribuir a informação. Principalmente as pastas que geram demandas mensais, como as apurações de impostos, por exemplo.

Exemplo de organização de pastas e subpastas:

“XPTO Fiscal 2020”

Janeiro

arquivos

Fevereiro

arquivos

Março

arquivos

Nomeie os documentos digitais com a data invertida

Uma ótima forma de nomear seus arquivos digitais é usando a última data de edição invertida. Exemplo:

“20201005 para 10 de outubro de 2020”

Sendo assim, quando você ordenar alfabeticamente uma pasta, ela será organizada automaticamente por datas. No final do nome, também é recomendado incluir números de versões sucessivas (_v2, _v3, _v4 …).

A melhor solução para contadores

Uma das melhores soluções para contadores que precisam ter fácil acesso aos arquivos, segurança das informações e uma boa ferramenta de busca, é o Gestor TaskDO .

Uma das funções do Gestor TaskDO é substituir esse formato tradicional por um filtro simples e automatizado, onde ao toque de um botão tenha disponível qualquer arquivo, de qualquer cliente, período, setor ou analista e como se trata de uma ferramenta 100% web, de onde o usuário estiver.

Quais os ganhos com essa melhoria?

Qualidade com a padronização do Escritório;
Segurança da Informação;
Acesso imediato a históricos de retificações;
Envio ao cliente com protocolo inteligente;
Substituição do E-mail tradicional para envio de Impostos e Obrigações ao cliente; Considerável ganho de tempo; Acesso via Web de qualquer lugar com Login e Senha.

Se quiser entender como o TaskDO pode ajudar a sua contabilidade a automatizar processos, clique aqui para entrar em contato!

Os principais processos que você pode automatizar na contabilidade

Thu, 26 Aug 2021 17:25:58 GMT

Os processos que podem ser considerados bem gerenciados necessitam de automação.

É necessário otimizar os processos que você pode automatizar na contabilidade, para que dessa forma você consiga ter uma visão completa do seu cenário.

Ao implementar uma automação de processos, você pode dar conta de tarefas manuais e mais simples, que permitirão lidar com todos os aspectos mais desafiadores do seu dia a dia.

Conferência de obrigações acessórias e principais

Você acabou de gerar 100 recibos de DCTF dos seus clientes, salvou em seu servidor de dados e finalizou o processo, perfeito.

Dentro de um mês foi emitida a negativa e viu que uma ou algumas DCTF’s não foram entregues e geraram multas. Isso pode ocorrer porque o processo de conferência é manual, o que o deixa suscetível a falhas, ou talvez ele nem exista e se tratando de uma obrigação cuja multa é variável pode gerar um prejuízo grande para a sua contabilidade.

Solução: Use um validador automático que confere todos os recibos em um piscar de olhos. O Taskdo possui um validador que confere se todas as obrigações foram entregues no prazo (antes do vencimento claro).

Clique aqui e veja como funciona o arquivamento automático

Basta você inserir no validador suas 100 DCTF’s (Recibos) ou qualquer outra obrigação que a contabilidade possui, que o Taskdo vai conferir os dados do cliente, competência e o arquivo em si para ver se trata mesmo daquela obrigação.

Somente com as DCTF’s aqui você ganhou segurança e pelo menos 30 minutos em ganho de tempo.

Importação de lançamentos contábeis

Em contato com centenas de contabilidades pelo Brasil, uma das maiores reclamações se chama Contabilidade atrasada.

Isso é muito grave e bloqueia o crescimento da empresa contábil. Alguns motivos que levam o Escritório a acumular o processo contábil sem processamento:

Clientes que não gerenciam seu próprio financeiro, não mantendo uma conciliação adequada;
Escritório com Cultura de lançamentos manuais (Pagamentos e Recebimento de duplicatas por exemplo);
Equipe não engajada com processos de automação e tecnologias;
Escritório sem segmentação, (popular faz tudo). Esse escritório é aquele que atende todo o cliente que bate na porta, com isso ele pode ter na carteira por exemplo, 5 clientes grandes e organizados e 95 clientes pequenos e sem o mesmo nível de organização. Isso leva ao seguinte, o escritório vai inverter os esforços, colocando 95% de seu esforço em 5% de sua carteira e apenas 5% dos esforços em 95% da carteira, (números são para dar apenas uma ideia do que costuma ocorrer).

Consequências:

Dificuldade em crescer e escalar a contabilidade;
Muitas horas extras e alto custo por cliente;
Equipe desmotivada.

Solução:

Se você não tem conhecimento em lógica de programação, tecnologias ou mesmo um Excel avançado, precisa trazer alguém que tenha para equipe.

Vamos ao processo:

1 – Audite os processos do cliente para detectar furos no processo financeiro do mesmo e instruir para que seus relatórios venham com acuracidade (Torne isso um pré requisito no seu contrato com o mesmo).

2 – Após auditar e adequar os processos do cliente, extraia todos os relatórios financeiros mensais e importe tudo no seu sistema contábil.

3 – Você pode usar até um Excel para montar integrações entre sistemas de forma simples e importar tudo, ou ainda buscar ferramentas no mercado que façam isso por você, pode ainda montar um API (Sistema do Cliente + Contábil), mas não pense que esse último é simples, você precisa de um plano B até que isso esteja 100%.

As principais vantagens dos processos automáticos

Com o objetivo de otimizar e diminuir custos operacionais, os processos automático ainda trazem outras diversas vantagens, nas quais podemos destacar:

Rápido retorno do investimento;
Pouca interferência humana;
Aumento de produtividade da equipe;
Redução de erros;
Resultados padronizados;
Melhor estruturação da rotina da equipe.

O principal ganho para a sua equipe é sem dúvidas o aumento da produtividade, pois os colaboradores passam a se dedicar a outras atividades mais relevantes e que demandam a intervenção humana para serem realizadas.

Tarefas de baixa complexidade e alto volume precisam ser automatizadas hoje mesmo por sua contabilidade.

Como implementar?

Primeiramente, verifique em quais processos da contabilidade pode-se automatizar. Em seguida, é preciso identificar quais são as atividades já existentes que podem ser realizadas pela ferramenta e quais podem ser implementadas e executadas por ela.

É importante considerar neste ponto, as tarefas realizadas por sua equipe que possuem baixo valor agregado, alto índice de erros ou falhas na execução, o que fazem com que não se tenha um padrão nos resultados.

Focar apenas nos ganhos financeiros da empresa é um erro nesse momento, pois há ganhos também em outros aspectos como a satisfação de clientes da equipe de trabalho.

Gerencie as rotinas da contabilidade através do TaskDo

A sua contabilidade pode e precisa automatizar processos de baixa complexidade que podem acarretar em grandes problemas futuramente.

Garanta que as rotinas da sua empresa estejam bem organizadas e sejam gerenciadas com excelência, escolhendo a melhor plataforma de automatização e gestão de fluxos de trabalho do mercado contábil.

Como otimizar os processos contábeis através de automação?

Tue, 10 Aug 2021 14:18:02 GMT

Cada vez mais micros, pequenos e grandes negócios têm priorizado investimentos em inovação e na modernização de processos. Em razão do potencial de otimização que os recursos tecnológicos podem oferecer, a tecnologia se coloca como uma ferramenta indispensável no dia a dia das empresas.

Na contabilidade não seria diferente, pois a automação contábil já é uma realidade presente em diversas empresas e vem transformando a maneira como profissionais prestam seus serviços. Dessa forma, garantem ainda mais eficiência, economia e competitividade, considerando se tratar de um segmento altamente competitivo.

Por isso, o TaskDO preparou um artigo para explorar as oportunidades ofertadas pela automação contábil.

O conceito de Automação Contábil

Automação contábil é um conceito amplo e que traz consigo uma grande quantidade de tarefas e medidas que são capazes de realizá-lo.

Esse termo pode ser interpretado como uma automação, isto é, de substituir tarefas manuais e operacionais, as quais demandam mais tempo e esforço, por alternativas eletrônicas, como softwares e dispositivos autônomos.

Assim, a contabilidade consegue automatizar as tarefas manuais, levando mais eficiência operacional, agilidade e precisão ao menor custo possível e com o menor esforço.

Podemos listar alguns benefícios da automação contábil para melhor compreensão:

Maior agilidade nas entregas;
Redução de custos;
Redução de burocracias;
Fim dos problemas
relacionados a papéis.

A automação é o primeiro passo para uma gestão contábil moderna, onde os processos passam a ser centralizados e conseguem transmitir maior clareza nos dados de performance da equipe.

As características de uma Gestão Contábil Moderna

A modernização dos processos contábeis consistem em transformar um cenário manual em automações, levando mais vantagem competitiva para a empresa que adota esse tipo de gestão.

Confira as características:

Automação de processos

Na gestão contábil moderna, o gestor permite que muitos processos do seu fluxo de trabalho sejam automatizados. Sendo assim, aumenta a produtividade e atuação mais estratégica do time.

Quando os profissionais deixam de executar tarefas operacionais, eles ganham tempo para se concentrar em atividades de maior valor e projetos estratégicos.

Business Intelligence

Na digitalização das operações contábeis, o time tem acesso às melhores ferramentas para fazer um acompanhamento contínuo dos processos e resultados.

As soluções tecnológicas oferecem dados que orientam muitas análises de desempenho e as tomadas de decisão. A tecnologia permite

identificar as necessidades de evolução, usando como ponto de partida a inteligência de negócio gerada com o suporte do sistema.

Centralização

Os seus sistemas e dados são integrados em uma única plataforma. Dessa forma o fechamento contábil, por exemplo, e os fluxos de trabalho são padronizados, garantindo maior consistência nos processos, como também eficiência e controle.

Investir na digitalização dos processos contábeis é a melhor maneira de otimizar o fluxo de trabalho do setor.

Gestão de documentos e centralização de dados: A melhor solução para contadores

Uma das melhores soluções para contadores que precisam ter fácil acesso aos arquivos, segurança das informações e uma boa ferramenta de busca, é o Gestor TaskDO .

Processos automáticos para a contabilidade: você sabe o que é e como funciona?

Mon, 26 Jul 2021 14:23:28 GMT

Automatize tarefas de baixa complexidade da sua contabilidade

Com um mercado cada vez mais competitivo e inúmeras demandas operacionais, a contabilidade vem movimentando o setor de tecnologia para que novas soluções sejam desenvolvidas.

A necessidade de otimizar tempo e custos, exige que as contabilidades invistam em processos automáticos para o seu dia a dia.

Em uma área onde erros podem gerar multas e custar caro para a empresa, automatizar processos significa diminuir essa margem e levar assertividade para o setor. Confira neste texto como a contabilidade pode automatizar os seus processos.

O que são Processos Automáticos?

Trata-se de uma nova alternativa de automatização para tarefas repetitivas ou operacionais, realizadas até então por colaboradores de forma manual.

Através de softwares de automação, que podem ser configurados por colaboradores que realizariam determinada tarefa, não sendo necessário que programadores e especialistas em TI façam esse trabalho.

Resumindo, o funcionamento é bem simples: o usuário programa as atividades que realizaria, de forma intuitiva e prática. Após essa configuração inicial, também chamada de gatilho, a reprodução será feita de forma automática, inúmeras vezes.

Dessa maneira, os processos automáticos permitem que os contadores realizem outras tarefas mais importantes enquanto ele executa o trabalho administrativo operacional de forma rápida e dinâmica.

As principais vantagens

Com o objetivo de otimizar e diminuir custos operacionais, os processos automático ainda trazem outras diversas vantagens, nas quais podemos destacar:

Rápido retorno do investimento;
Pouca interferência humana;
Aumento de produtividade da equipe;
Redução de erros;
Resultados padronizados;
Melhor estruturação da rotina da equipe.

Tarefas de baixa complexidade e alto volume precisam ser automatizadas hoje mesmo por sua contabilidade.

Como implementar?

Focar apenas nos ganhos financeiros da empresa é um erro nesse momento, pois há ganhos também em outros aspectos como a satisfação de clientes da equipe de trabalho.

Mapeie os seus processos e organize as automações

Um mapa de processos é necessariamente uma ferramenta de planejamento e gestão que descreve visualmente o fluxo de trabalho. Os mapas de processos mostram uma série de eventos e processos da contabilidade que produzem um resultado final.

Ele identifica gargalos, repetições e atrasos. Ajudam a definir limites de processos, propriedades de processos, responsabilidades de processos e medidas de eficácia ou indicadores de processos.

Mapear processos é tornar toda a sua jornada didática a outras pessoas.

Você pode gerar uma compreensão maior com os mapas de processos. Os tipos mais comuns de mapas de processos incluem:

Mapa de Processo de Atividade: representa atividades de valor agregado e atividades sem valor agregado em um processo
Mapa de Processo Detalhado: fornece uma visão muito mais detalhada de cada etapa do processo
Mapa de Documentos: os documentos são as entradas e saídas em um processo

Documente todo o seu mapeamento de processos para que seja visível para todos os integrantes da equipe.

Gerencie as rotinas da contabilidade através do TaskDo

A sua contabilidade pode e precisa automatizar processos de baixa complexidade que podem acarretar em grandes problemas futuramente.

O que é mapeamento de processos para contabilidade?

Tue, 13 Jul 2021 18:44:43 GMT

Também podemos chamar um mapa de processos de fluxograma.

Ele demonstra o que está envolvido em um processo e pode ser usado em qualquer empresa ou organização, revelando áreas onde um determinado processo deve ser melhorado.

Por isso, o TaskDo resolveu trazer algumas dicas para você realizar o seu mapeamento de processos para contabilidade.

Objetivo de um mapeamento de processos

O principal objetivo do mapeamento de processos para a contabilidade é melhorar a eficiência do seu fluxo de trabalho.

Os mapas de processos trazem informações sobre um processo, ajudam as equipes a discutir ideias para melhorar processos, aumentam a comunicação e oferecem documentação para processos.

Ele identifica gargalos, repetições e atrasos. Ajudam a definir limites de processos, propriedades de processos, responsabilidades de processos e medidas de eficácia ou indicadores de processos.

Benefícios na contabilidade

Dando destaque a desperdícios, agilizando processos de trabalho e gerando compreensão, o mapeamento de processos permite comunicar visualmente os detalhes importantes de um processo.

Os principais benefícios para o planejamento da contabilidade são:

Deixar um processo bem didático;
Analisar a melhora de um processo;
Apresentar a execução de um determinado processo;
Melhorar a comunicação entre indivíduos envolvidos no mesmo processo;
Fornecer documentação para um processo;
Planejar projetos.

Além de organizar o planejamento da contabilidade, há também diversas otimizações que o mapeamento de processos proporciona, tais como:

Ajudam a solucionar problemas e a tomar decisões;
São desenvolvidos de forma rápida e econômica;
Mostram conexões e sequências detalhadas;
Agiliza a execução do processo.

Os principais modelos de mapeamento

Mapear processos é tornar toda a sua jornada didática a outras pessoas.

Você pode gerar uma compreensão maior com os mapas de processos. Os tipos mais comuns de mapas de processos incluem:

Mapa de Processo de Atividade: representa atividades de valor agregado e atividades sem valor agregado em um processo
Mapa de Processo Detalhado: fornece uma visão muito mais detalhada de cada etapa do processo
Mapa de Documentos: os documentos são as entradas e saídas em um processo

Documente todo o seu mapeamento de processos para que seja visível para todos os integrantes da equipe.

Gerencie as rotinas do gestor contábil através do TaskDo

Apesar de muitas vezes parecerem menos importantes, as rotinas do gestor contábil, são os pilares para o bom desempenho da empresa e para o alcance dos objetivos.

Modelagem de processos contábeis: como estruturar e aplicar?

Tue, 29 Jun 2021 14:37:33 GMT

Toda contabilidade possui diversos processos diários para que o seu fluxo de trabalho funcione da melhor maneira possível. Como todos esses processos são realizados por diferentes pessoas, é necessário ter essa estrutura bem definida.

É muito importante buscar uma maneira de organizar e padronizar todas essas atividades, para que os seus colaboradores possam estar alinhados com as demandas e processos que precisam ser feitos.

Se você quer saber mais sobre como fazer isso na sua contabilidade, este artigo vai te ajudar.

Modelagem de Processos

A modelagem de processos é a melhor maneira para você padronizar diferentes processos do seu fluxo de trabalho. Estamos falando de nada mais, nada menos do que uma representação visual dos processos da sua contabilidade.

O objetivo é documentar tudo que é feito na contabilidade e analisar os fluxos, tarefas e atividades. Dessa forma, você terá mais clareza para decisões estratégicas e, assim, permitirá realizar mudanças e automatizações.

A modelagem de processos contábeis pode ser representada por diagramas e mapas, por exemplo, de acordo com a necessidade da sua organização. Os diagramas representados por um fluxograma são os mais comuns no momento da escolha da modelagem.

Sendo assim, fica mais fácil acompanhar os testes e resultados, o que vai ajudar na otimização dos processos da sua contabilidade, facilitando a visualização dos principais gargalos e pontos ineficientes que precisam ser resolvidos.

Os principais benefícios da Modelagem de Processos Contábeis são:

Melhorar a comunicação entre o time;
Visão completa de todos os processos;
Identificação dos principais gargalos;
Automatização de processos repetitivos.

Definindo as rotinas

Antes de executar as rotinas gerenciais, é necessário definir como isso será feito. Quem define as tarefas são líderes e gestores, após o desenvolvimento de estratégias e usando tecnologias específicas.

Identifique os profissionais que estão aptos a realizar cada tarefa, para poder delegá-las a eles. Após todo esse planejamento, é o momento da execução e do acompanhamento dos resultados.

Para você definir a rotina da contabilidade, é importante seguir alguns passos:

Defina quais serão os objetivos;
Separe todas as demandas e liste todas as atividades necessárias para a execução da demanda;
Defina os responsáveis por cada demanda;
Padronize os processos através de um software de gestão ;
Gerencie o fluxo de trabalho da sua equipe .

Diagramando a modelagem

Depois que você coletar as principais informações e rascunhar os seus processos, é necessário definir o formato da diagramação.

Agora, você terá que escolher qual será a linguagem que vai “traduzir” o passo a passo do seu processo. Essa linguagem tem a ver com o conjunto de símbolos e regras que representam as informações.

Veja alguns exemplos:

BPMN (Business Process Model and Notation): boa para apresentar modelos para diferentes públicos-alvo;
Fluxograma : é mais simples e bastante conhecida; facilita o entendimento do fluxo de um processo;
EPC (Event-driven Process Chain): bastante útil para moldar conjuntos de processos mais complexos;
UML (Unified Modeling Language): indicado para descrever requisitos de sistemas de informação;
IDEF (Integrated Definition Language): sinaliza entradas, saídas, mecanismos, controles de processo e a relação dos níveis de detalhe dos processos;
Value Stream Mapping : ajuda a mostrar a eficácia de um processo através do mapeamento da utilização de recursos.

Documente toda a sua modelagem para que seja visível para todos os integrantes da equipe.

Gerencie as rotinas do gestor contábil através do TaskDo

Apesar de muitas vezes parecerem menos importantes, as rotinas do gestor contábil, são os pilares para o bom desempenho da empresa e para o alcance dos objetivos.

Como definir e acelerar as rotinas de um gestor contábil?

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Tue, 22 Jun 2021 13:53:37 GMT

Toda contabilidade realiza uma série de atividades todos os dias para que seus processos sejam realizados de uma forma eficiente. Essas atividades são nada mais, nada menos que as rotinas de um gestor contábil, que é responsável pelas tarefas do dia a dia que são fundamentais para o funcionamento da empresa.

As rotinas de um gestor contábil são importantes porque garantem que os processos essenciais para o bom funcionamento de uma empresa aconteçam corretamente.

Quando essas rotinas são bem definidas, fica mais fácil alcançar os objetivos planejados. Essas rotinas também garantem que todos os departamentos estejam alinhados e as atividades diárias corram como o esperado.

Em nosso artigo, você vai aprender a importância das rotinas, como defini-las e como acelerar esses processos.

A necessidade das Rotinas do Gestor Contábil

As rotinas são compostas por muitos processos, com níveis e obrigações distintos. Todos eles são importantes no momento da definição da estrutura e da organização interna, por meio de metodologias que padronizam as tarefas e otimizam as atividades.

Uma empresa só tem a ganhar ao implementar rotinas bem estruturadas, ajudando na gestão e potencializando os resultados positivos.

Ao garantir que o básico da gestão de processos corra bem, você vai alcançar grandes objetivos, o que é a base para o sucesso de uma empresa.

Definindo as rotinas

Identifique os profissionais que estão aptos a realizar cada tarefa, para poder delegá-las a eles. Após todo esse planejamento, é o momento da execução e do acompanhamento dos resultados.

Para você definir a rotina da contabilidade, é importante seguir alguns passos:

Defina quais serão os objetivos;
Separe todas as demandas e liste todas as atividades necessárias para a execução da demanda;
Defina os responsáveis por cada demanda;
Padronize os processos através de um software de gestão ;
Gerencie o fluxo de trabalho da sua equipe.

Acelerando as rotinas do gestor contábil

Sempre que planejamos alguma estratégia para simplificar e automatizar as nossas rotinas, precisamos identificar os possíveis gargalos. É necessário verificar o que está causando atrasos e quais são os pontos que precisam ser melhorados.

Para acelerar os fluxos de trabalho é preciso definir uma sequência de processos, criando um padrão a ser seguido por qualquer pessoa que for executá-los. Isso é essencial para facilitar a integração quando um novo colaborador é contratado, por exemplo.

Por isso, a sua equipe precisa estar alinhada com os objetivos operacionais da empresa, para que haja uma compreensão do que o trabalho dela faz parte de um processo maior.

O objetivo desse alinhamento é simplificar a comunicação, evitar retrabalho, atrasos, ou a possibilidade dos colaboradores não saberem ao certo o que fazer. Assim, fica muito mais fácil delegar as tarefas para o profissional adequado quando elas já estão setorizadas.

Sem tecnologia não existe aceleração

Quase tudo que é realizado de forma recorrente em algum processo, hoje em dia, pode ser automatizado.

Na contabilidade não é diferente, por exigir muitas atividades repetitivas, muitos processos podem utilizar a tecnologia para automatizar os fluxos de trabalho. A automatização ajuda a realizar essas atividades de maneira mais ágil, padronizada, otimizada, reduz consideravelmente os erros e custos operacionais.

Com o TaskDo , por exemplo, você organiza e delega tarefas online, concentra todas as rotinas contábeis em um único sistema e automatiza processos integrando todas as áreas da sua empresa.

As principais atividades da rotina de um gestor contábil

As tarefas da rotina de um gestor contábil são a base de uma contabilidade de sucesso.

Por isso, separamos algumas das principais atividades que compõem as rotinas do gestor contábil e que precisam ser acompanhadas de perto:

Controle de demandas;
Gerenciamento de produtividade da equipe;
Organização e categorização de documentos;
Gestão do fluxo de trabalho;
Administração de prazos de obrigações;
Relacionamento com o cliente;
Insights após leitura de relatórios;
Reuniões de alinhamento com a equipe.

Gerencie as rotinas do gestor contábil através do TaskDo

Apesar de muitas vezes parecerem menos importantes, as rotinas do gestor contábil, são os pilares para o bom desempenho da empresa e para o alcance dos objetivos.

Como planejar e executar projetos na contabilidade?

Tue, 25 May 2021 17:23:03 GMT

Quando falamos da contabilidade em si, são poucos os casos que exigem projetos a longo prazo, porém, quando olhamos para o dia a dia da contabilidade , nos deparamos com alguns desafios específicos que demandam projetos maiores.

Se pegarmos como exemplo o caso de contabilidades atrasadas que precisam de ajustes até o atual momento, veremos que será necessário um planejamento específico para o cumprimento do objetivo .

É necessário planejar e coordenar as equipes para garantir o bom desempenho de seus esforços, nesses casos.

Isso é conhecido como gerenciamento de projetos e é uma parte importante do sucesso de um projeto.

Por isso, o TaskDO separou algumas dicas fundamentais para a sua contabilidade ter um bom planejamento e uma boa execução dos projetos.

Planejamento do projeto

Trata-se da primeira fase do projeto, onde será separada as tarefas nas quais as equipes precisam realizar , quando essas tarefas precisam ser concluídas e quais recursos são necessários para realizá-las.

Sem planejamento , as equipes raramente cumpririam seus prazos, e os projetos sofreriam atrasos .

Programar um projeto pode ser simples ou complexo , de acordo com a situação. A maioria das empresas realiza alguma forma de programação de projetos , mesmo que seja escrevendo a lápis as informações do projeto em um calendário e coordenando com as equipes por e-mail.

O ideal é utilizar uma plataforma em nuvem para armazenar o cronograma e cada etapa do projeto contábil , pois dessa forma, todos os colaboradores envolvidos conseguem visualizar todo o processo.

Como garantir uma boa execução do projeto na contabilidade?

Podemos considerar uma boa execução de projeto, aquele que cumpre o prazo e entrega o objetivo final.

Para garantir que tudo seja entregue dentro do prazo planejado, antes de mais nada, esqueça o uso de planilhas para a programação de projetos na contabilidade.

As planilhas acabam por consumir muito tempo e oferecem chances de erro humano. Dessa forma, elas não funcionam como uma única fonte de verdade, já que suas equipes e partes interessadas podem acabar usando versões mais antigas da planilha do projeto.

Considere mudar para uma plataforma de gerenciamento contábil, como o TaskDO . Ao contrário de outras ferramentas de programação de projetos, o TaskDO entrega soluções personalizadas para o mercado contábil , que se concentram exclusivamente no planejamento e gerenciamento contábil.

Os principais atributos presentes no TaskDO que serão necessários para uma gestão eficiente de projetos na contabilidade, são:

Planejamento e personalização da gestão de projetos;
Distribuição de tarefas organizada para diferentes membros da equipe;
Acompanhamento do desenvolvimento do projeto e performance da equipe.

A nossa interface é totalmente personalizada para o melhor aproveitamento do contador.

Conclusão

Experimente o TaskDO hoje mesmo e veja como é fácil usá-lo para a programação de projetos na contabilidade e como automatizar processos operacionais.

Leve a gestão da sua contabilidade para a nuvem, com mais segurança e agilidade no seu dia a dia.

Como organizar o fluxo de trabalho da contabilidade em Home Office?

Tue, 11 May 2021 18:37:16 GMT

Uma das maiores mudanças sentidas pelo mercado de trabalho desde o início da pandemia, vem sendo o formato Home Office . Boa parte das contabilidades passaram a adotar o modelo em seus negócios.

Mesmo com algum tempo de adaptação para o Home Office, muitas equipes ainda não se adaptaram completamente, muito por conta da comunicação e organização das demandas.

Por isso, é necessário ter um planejamento operacional e disponibilizar ferramentas que possibilitem uma boa fluidez no formato remoto.

O TaskDO separou algumas dicas fundamentais para você organizar o fluxo de trabalho da sua contabilidade no Home Office.

A nuvem como solução

Com uma equipe remota é primordial ter as suas principais ferramentas do dia a dia na nuvem. Garantir fácil acesso a todos da equipe, permitirá uma maior fluidez na sua rotina de trabalho, além de ter mais segurança na hora de armazenar documentos.

A mudança de um servidor físico para a nuvem é um dos grandes desafios para as contabilidades, pois ainda há uma resistência de alguns profissionais em relação à segurança dos dados.

Automação de processos para contabilidade: Como fazer?

Se a sua contabilidade só trabalha com arquivo físico, certamente será um trabalho ainda mais complexo.

Ter um sistema de gestão da contabilidade em nuvem facilitará ainda mais a jornada do gestor, pois através desse sistema ele terá todos os dados relevantes da sua equipe, inclusive tendo a certeza de que os seus colaboradores estão rendendo bem no trabalho remoto.

Distribuição e acompanhamento de demandas

Ter uma equipe remota pode implicar em dificuldades na fluidez da rotina operacional.

Por isso, é papel do gestor alinhar com todo o time as demandas e prazos constantemente. Quando não contamos com uma rotina de contato físico, é mais importante ainda investir em comunicações visuais eficientes, painéis explicativos onde cada um entenda a sua demanda através de um sistema.

Com processos bem definidos e estruturados, é necessário que toda a equipe consiga ter uma visão completa do fluxo de trabalho. Deixar todas essas informações em apenas um sistema fará com que a sua contabilidade seja mais ágil.

Comunicação

Seja de forma interna ou externa, quem trabalha remotamente costuma reclamar constantemente da falta de comunicação.

Interna

A comunicação interna precisa ser resolvida da forma mais prática possível. Em questões do dia a dia do trabalho é preciso levar esse diálogo para softwares como o Slack , por exemplo, pois nele além de padronizar a comunicação em um ambiente dedicado ao trabalho, você ainda conta com recursos da ferramenta.

Quando a demanda interna for mais específica, não tem muito pra onde fugir, a boa e velha call é a melhor solução. Lembre-se: priorize ao máximo a praticidade, as vídeo-chamadas precisam ser realizadas somente em situações fundamentais.

Externa

A comunicação com o cliente não pode mudar muito do padrão em ambiente físico. Um canal oficial precisa ser definido para os assuntos do dia a dia, com horário pré-estabelecido.

Assuntos mais sensíveis e transferências de documento precisam ser tratados por e-mail (não acostume o seu cliente a resolver tudo pelo WhatsApp).

Conclusão

Para que você tenha uma contabilidade cada vez mais eficiente e alinhada, a automação de processos é primordial.

Com uma plataforma de gestão contábil totalmente online, você e a sua equipe podem evoluir em todas as rotinas. Clique aqui e conheça o TaskDO .

Automação de processos para contabilidade: Como fazer?

Tue, 27 Apr 2021 14:04:49 GMT

Para a maioria das contabilidades , processos considerados bem gerenciados são sinônimos de automação . Cortar as tarefas mais simples é algo que toda empresa deve ser capaz de fazer se quiser ter as suas horas de trabalho mais produtivas.

Para tornar esse cenário real, você precisa entender a importância que a automação de processos tem e entender o conceito geral de automação de fluxo de trabalho na contabilidade .

Ao implementar uma automação de processos, você pode dar conta de tarefas manuais e mais simples, que permitirão lidar com todos os aspectos mais desafiadores do seu dia a dia.

Planejamento

Para entender as vantagens e como funciona a automação no seu dia a dia, é preciso entender todo o seu fluxo de trabalho.

As rotinas clássicas da contabilidade como balanços, conciliação bancária e planejamento de contas, por exemplo, possuem um processo pré-estabelecido dentro da sua contabilidade. É justamente esse passo a passo (ou boa parte dele) que precisa ser automatizado.

Essas tarefas citadas no parágrafo acima acabam acontecendo de forma simultânea, portanto, o seu fluxo deve ser desenhado visando a integração de todas essas tarefas.

As vantagens da automação de processos para a contabilidade

O objetivo principal da automação de processos é a otimização das tarefas do dia a dia.

Com esse objetivo em mente, você pode enxergar outras vantagens que um bom fluxo de trabalho pode trazer:

Visão geral dos processos

Monitorar e automatizar as tarefas do seu fluxo são ações primordiais para a sua organização.

Dessa forma, você conseguirá enxergar todos os gargalos do seu processo operacional e torná-los cada vez mais eficiente.

O fim do retrabalho

Uma das maiores dificuldades das contabilidades é o famoso: retrabalho.

Na maioria das vezes, o retrabalho ocorre quando a equipe possui um excesso de tarefas manuais, sobrando pouquíssimo tempo para uma análise mais aprofundada.

Com a automação dos processos de trabalho, o desenvolvimento de cada tarefa passa a ser ordenado por prioridade e de acordo com uma estratégia pré-estabelecida.

Sendo assim, a sua contabilidade não terá aqueles prejuízos indesejáveis e inesperados,

Alinhamento com a equipe

Com processos bem definidos e estruturados, é necessário que toda a equipe tenha a visão completa do fluxo de trabalho.

Com toda a estruturação documentada, a contabilidade não precisa sofrer quando um novo colaborador entrar no time. Uma equipe bem alinhada com o fluxo, conseguirá oferecer o suporte necessário para qualquer iniciante.

O passo a passo da implementação

Agora que você já sabe como funciona e os benefícios da automação de processos, veja como funciona a implementação:

1 - Desenhe os processos com a sua equipe

Ninguém melhor do que o seu time operacional para ajudar no momento do planejamento de processos e fluxos. Por mais que você seja mais experiente e saiba todos os passos da rotina operacional, é necessário ter quem faz a “máquina girar” no dia a dia.

Desde o início do projeto de automação, cada colaborador precisa entender o seu papel e responsabilidades.

2 - Documente o processo

No momento do planejamento, documente em um local digital de fácil acesso a todos que vão precisar participar do fluxo.

O entendimento geral vai otimizar ainda mais a sua operação e fará com que qualquer novo colaborador entenda qual será o seu papel.

3 - Mapeie os seus recursos

Entenda o que você tem em mãos e o que você precisa adquirir.

No quesito de recursos, é necessário levantar as seguintes informações:

Quantos colaboradores estarão envolvidos?
Todos eles possuem as ferramentas necessárias?
Quais softwares estão envolvidos?
Os seus softwares possuem integração?
Qual será o principal sistema de acompanhamento dos seus processos?

Ter uma plataforma de gestão para acompanhamento dos processos e fluxos é fundamental para a sua otimização.

4 - Analise os seus resultados

Não deixe de fazer um acompanhamento das suas automações. Através de um sistema de gestão, você conseguirá mensurar o rendimento de cada colaborador e entender a necessidade de melhorias no seu fluxo.

Conclusão

Para que você tenha uma contabilidade cada vez mais eficiente e alinhada, a automação de processos é primordial.

Com uma plataforma de gestão contábil totalmente online, você e a sua equipe podem evoluir em todas as rotinas. Clique aqui e conheça o TaskDO .

Por que contabilidade e gestão de processos devem andar juntas?

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Fri, 07 Aug 2020 20:38:05 GMT

Entenda, na prática, como contabilidade e gestão de processos podem ser verdadeiras aliadas.

Contabilidade e gestão de processos podem e devem caminhar juntas. Isso porque não existe rotina ligada à atividade contábil que não possa ser otimizada por boas práticas de gestão. Basta pensar, por exemplo, no quão interessante pode ser automatizar determinadas tarefas com ajuda de algumas ferramentas, como softwares de gerenciamento de atividades ou estruturar processos de trabalho que equacionem inconformidades na condução do trabalho.

Em resumo, desde que seu escritório enxergue contabilidade e gestão de processos como aliadas, o trabalho tende a fluir de forma muita mais assertiva. No conteúdo de hoje, vamos tratar com mais detalhes sobre como isso acontece na prática. Não deixe de conferir!

CONTROLE SOBRE PRAZOS E ENTREGAS

Contabilidade, como tantas outras, é uma atividade que pressupõe controle sobre prazos. Nesse segmento, em específico, atrasos quase sempre resultam no pagamento de juros e multas sobre guias de impostos e demais compromissos financeiros. Sem falar, claro, na imagem negativa passada ao cliente, que poderá se irritar com razão devido a ocorrência desse tipo de problema.

Nesse cenário, a gestão de processos aparece como a solução mais óbvia para dimensionamento do trabalho e compatibilização das tarefas ao tempo que se dispõe. Apenas dar encaminhamento às demandas mais urgentes, sem o mínimo de planejamento, como muitos escritórios fazem, fica praticamente impossível obter bons resultados.

GESTÃO ESTRATÉGICA DE DADOS E INFORMAÇÕES

Todo contador está acostumado a lidar com volumes e mais volumes de documentos. Essa é, inclusive, uma dimensão muito importante do trabalho do contador, que ao tratar de toda a parte escritural dos negócios de seus clientes, deve ter todo o cuidado possível para manter os arquivos gerenciados em segurança.

Frente a esse trabalho, a gestão, mais uma vez, fará toda a diferença. A simples digitalização dos arquivos e salvamento em nuvem já representa um grande avanço. Quanto ao tratamento das informações, a geração de relatórios de gestão também é muito importante. Afinal, demonstrativos financeiros e contábeis também são parte integrante do trabalho do contador.

DESENHO DE PROCESSOS DE TRABALHO

Você já se deu conta, em meio a rotina de seu escritório, que determinados processos são executados de forma intuitiva, sem contar com nenhum tipo de registro? Muitas vezes, pela frequência com que essas atividades são executadas, tudo sai como esperado, sem maiores problemas. No entanto, no momento de delegar o gerenciamento desse processo para um funcionário, as dificuldades começam a aparecer.

E é esperado que isso aconteça, já que sem uma definição clara das etapas que devem ser seguidas, seja na forma de um checklist ou em um fluxograma, quem passa a ser o novo responsável não tem nenhum tipo de referencial para realizar o trabalho. Em casos como esses, o desenho de processos, que consiste em formalizar de forma escrita quais os andamentos devem ser dados para determinado conjunto de tarefas, o que envolve um previsão sequencial para cada uma delas, é a solução.

Isso pode ser feito para todos os processos de seu escritório e representa um verdadeiro salto de qualidade na gestão de rotinas contábeis . Afinal de contas, haverá uma discussão quanto a forma mais eficaz dar encaminhamento a determinado fluxo de trabalho e isso será validado com sua equipe, que poderá recorrer ao documento que consolidará o desenho do processo sempre que surgirem dúvidas.

Gostou de nossas dicas sobre como contabilidade e gestão de processos podem ser verdadeiras aliadas em seu escritório? Se sim, você vai gostar ainda mais da oportunidade que temos para você, que é uma demonstração gratuita no TaskDo – software para gestão de rotinas contábeis. Solicite sua demonstração diretamente em nosso site e se surpreenda.

4 benefícios do cloud computing para a sua contabilidade

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Fri, 07 Aug 2020 20:36:39 GMT

A contabilidade pode até ser um setor tradicional, mas isso não quer dizer que ela não possa evoluir. Pelo contrário, a tecnologia chegou na área para transformar a sua rotina como contador e facilitar o seu trabalho. Uma dessas ferramentas é o cloud computing, o armazenamento na nuvem.

O uso da nuvem digital para arquivar documentos tem sido amplamente adotado em diversos segmentos, até para uso pessoal. Na contabilidade, a situação não é diferente. Dos setores contábeis em empresas, os escritórios de contabilidade e até os contadores autônomos, todos podem se favorecer do cloud computing.

Conheça 4 benefícios do cloud computing para a sua contabilidade:

DISPENSE ARQUIVOS FÍSICOS

Não é de hoje que os documentos passaram a se tornar mais virtuais do que materiais. Antigamente, os escritórios de contabilidade eram caracterizados pela extensão de pastas e arquivos para guardar todas as informações de seus clientes.

No entanto, quanto mais a tecnologia evolui menos os papéis físicos são necessários. Na nuvem, é possível guardar milhares de documentos sem problemas de espaço no escritório. De fato, o único espaço que precisará se preocupar é o virtual, que pode ser expandido facilmente.

TENHA SEGURANÇA DE DADOS

A contabilidade trabalha sempre com informações sigilosas. Desta forma, a segurança de dados é sempre um tema importante para quem trabalha nesta área. O armazenamento na nuvem é vantajoso neste sentido, por vários motivos. Ele impede, por exemplo, que corra o risco de danificar ou extraviar um papel por acidente.

O mesmo acontece digitalmente. Caso guarde documentos em um computador ou HD, se houver algum defeito ou erro interno poderá perdê-los permanentemente. Assim, ter no mínimo um backup na nuvem já alivia esta preocupação. Além disso, sistemas de cloud computing apresentam senhas e etapas de verificação para garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessá-lo.

ACESSE OS DOCUMENTOS DE QUALQUER LUGAR E A QUALQUER MOMENTO

A mobilidade é outro grande benefício do uso de cloud computing na contabilidade. Afinal, uma vez que ele é armazenado digitalmente, sem um local fixo, ele também pode ser acessado de qualquer lugar. Dessa forma, pode ver e modificar os documentos onde estiver e usando qualquer dispositivo conectado à internet.

Essa flexibilidade é ideal para apresentar os dados em uma reunião, sem precisar transferir os arquivos toda vez que for necessário. É útil também para poder trabalhar em diversos ambientes. É mais liberdade para o profissional e mais praticidade para o cliente.

ORGANIZE COM FACILIDADE

Uma ferramenta de gestão tem um papel fundamental no cotidiano de quem trabalha com contabilidade. Afinal, a organização economiza tempo e aumenta a produtividade da sua equipe. Quando todas as informações necessárias estão em uma única plataforma, é possível acessá-las mais facilmente a qualquer hora. Consequentemente, evitará gastar tempo útil procurando arquivos e, ainda, evitar possíveis problemas com fiscalização, por exemplo.

Ter um sistema funcional que ajuda uma ter visão geral do seu trabalho, oferece mais controle para você realizar suas tarefas. Se ainda tiver dúvidas sobre cloud computing para a sua contabilidade, sinta-se à vontade para entrar em contato com a gente: entre em contato com a gente!

Ferramenta de gestão para contabilidade: 5 vantagens que pode trazer para a sua empresa

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Fri, 07 Aug 2020 20:35:16 GMT

O Brasil tem uma das legislações tributárias mais complexas do mundo. Isso significa que o trabalho do Contador, por si só, já é bastante desafiador. Por isso, é importante encontrar formas de ser mais eficiente e organizado em cada etapa do processo contábil. Confira, então, 5 vantagens que uma ferramenta de gestão pode trazer para o sua Contabilidade.

1 – PERMITE UMA VISÃO INTEGRADA DE TODOS OS CLIENTES E PROCESSOS

A ferramenta irá permitir organizar melhor os processos, pendências e obrigações da Contabilidade. Com tantas informações e processos necessários, é gasto muito tempo na organização dos mesmos se feito via planilhas ou manualmente.

Por isso, adotar uma solução de gestão automatizada permite ser mais eficiente, criando um ambiente único com visão de todos processos contábeis no mesmo local e de forma interativa.

2 – CONTROLE DOS PROCESSOS E ENTREGAS

A contabilidade é feita de processos e muito conhecimento técnico, quando estes não trabalham em sintonia o resultado pode ser devastador para o contador. Muitos contadores ainda ficam apagando incêndios no dia a dia executando as tarefas, pois conhecem a rotina, mas não tem um processo bem definido. Isso é muito ruim para o negócio pois impedirá que ele cresça, evolua por conta própria, além de dar muita margem para erros. Quando o contador adota a implantação dos processos e sua gestão, ele passa a ter visão de tudo que está acontecendo e consegue prever e detectar falhas.

3 – PODE SER APLICADA UMA SOLUÇÃO NA NUVEM

Uma ferramenta de gestão para contabilidade também pode aplicar uma solução em nuvem, que também traz muitas vantagens para as empresas. Primeiramente, as informações são seguras em um ambiente virtual e muito bem protegido.

Além disso, como é acessada através da rede, os dados estão disponíveis para toda a equipe sempre que for necessário. Ou seja, caso ocorra uma emergência, o problema pode ser resolvido sem nenhum impedimento.

Existe também a vantagem prática do escritório não precisar de espaço para os documentos contábeis. Mantê-los no escritório é necessário apenas em caso de maior necessidade.

4 – FACILIDADE DE ACOMPANHAR OS PROCESSOS

Quando se trabalha com planilhas ou mesmos processos manuais, uma dificuldade encontrada é que as informações ficam espalhadas, controles e mais controles. Quando se tem uma ferramenta de gestão em nuvem, ou seja, na web, todos usuários da contabilidade tem acesso de onde estiverem, os gestores têm acesso a indicadores, alertas de prazos, demandas solicitadas pelo cliente e melhor, tudo no mesmo local e automatizado, isso é gestão com redução de custos.

5 – EVITA FRAUDES, MULTAS E DESGASTES COM CLIENTE

Todos os pontos anteriores, resultam na necessidade de ter uma visão em 360 graus da contabilidade em tempo real. Com a automação do controle de entregas, por exemplo, você evita dar por encerrado uma DCTF sem transmiti-la, pois, a ferramenta vai ler o arquivo para ver se está correto antes. Esse é apenas um exemplo.

Estas são algumas das principais vantagens que uma ferramenta de gestão pode trazer para a sua contabilidade. Ficou com alguma dúvida, quer conhecer mais? Então, entre em contato conosco!

O que a minha empresa precisa saber antes de escolher um sistema para contabilidade?

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Fri, 07 Aug 2020 20:34:12 GMT

Pequena, média ou grande: não importa o porte da empresa, todas elas precisam da contabilidade. Essa área é fundamental para organizar o planejamento tributário de cada organização.

Calcular ativos, passivos, custos, despesas, lucratividade e produtividade, entre outros, são algumas das tarefas do contador. Mas esse trabalho seria muito mais difícil – quase impossível – de executar sem ajuda de ferramentas. Ainda bem que existem os sistemas de gestão para contadores.

DESEMPENHO E PRATICIDADE

Desenvolvidos para facilitar e otimizar a rotina dos contadores, esses softwares automatizam as rotinas dos contadores, evitando erros que podem prejudicar a empresa e também a produtividade dos profissionais.

Em geral, os sistemas de gestão de contabilidade organizam o trabalho e automatizam alguns processos. Na grande maioria, as funcionalidades dessa ferramenta podem realmente transformar a empresa.

COMO ESCOLHER UM SISTEMA

Para escolher o software ideal, leve em consideração as necessidades cotidianas e o porte de sua contabilidade. De qualquer forma, não importa o caso, é essencial que essa ferramenta seja confiável em termos de segurança de dados, impedindo que informações sejam perdidas ou acessadas indevidamente.

Outro aspecto relevante é a facilidade de uso da ferramenta. Isso ajuda a consolidar e fazer com que os profissionais da sua empresa se adaptem rapidamente.

O software deve também ser capaz de gerenciar atividades, controlando processos e acompanhando as atividades dos colaboradores. Outra dica básica é: priorize sistemas que automatizam as operações e liberem seus funcionários para a execução de trabalhos mais relevantes.

INTELIGÊNCIA, FLEXIBILIDADE E INTERAÇÃO

Definitivamente, esses três aspectos devem fazer parte da rotina da sua contabilidade.. O dia a dia nas empresas é acelerado. Por isso, contar com uma ferramenta tecnológica que dinamiza os processos gerenciais é importante para se manter competitivo no mercado.

A TaskDO criou uma plataforma que une essas três qualidades: inteligência, flexibilidade e interação. É um novo conceito com visão de 360° de todos os clientes, auxiliando-os no controle das obrigações legais e no alerta de multas para clientes com pendências, por exemplo.

TASKDO

Realizamos a gestão da contabilidade em tempo real e dispomos de dashboard com indicadores de desempenho da equipe e volumetria das entregas. Temos visão facilitada e gerenciamos as tarefas dos colaboradores da contabilidade.

Os documentos são arquivados em nuvem e podem ser consultados facilmente quando o cliente solicitar. Não é necessário se preocupar com perda de informações, porque os arquivos estarão organizados de forma segura em seu escritório na web.

Nosso software conta também com um painel de rotina que permite criar qualquer módulo de controle, conforme a necessidade: cronograma de fechamento, controle de certificados digitais, atendimento a auditoria e rotinas de RH, entre outros processos.

Saiba mais sobre esses e outros benefícios em nosso site: http://www.taskdo.com.br

Gestão de arquivos digitais em escritório contábil

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Fri, 07 Aug 2020 20:32:25 GMT

Muitos escritórios ou mesmo empresas, ainda tem dificuldade em guardar documentos e arquivos importantes de seus clientes.

Principalmente devido ao rodízio de funcionários e mudanças de procedimentos internos ao longo dos anos.

A maioria dos escritórios utilizam estruturas de pastas em seu servidor de dados interno ou mesmo em nuvem para guarda e controle dos arquivos.

Quando falamos arquivos importantes, nos referimos primordialmente a arquivos que por previsão legal devem ser guardados por determinado tempo, podemos listar aqui, SEFIP, CAGED, SPED’s, Recibos de DIME, DESTDA, DCTF, Certificados Digitais, Impostos Gerados e tantos outros.

Uma das funções do Gestor Taskdo é substituir esse formato tradicional por um filtro simples e automatizado, onde ao toque de um botão tenha disponível qualquer arquivo, de qualquer cliente, período, setor ou analista e como se trata de uma ferramenta 100% web, de onde o usuário estiver.

Quais os ganhos com essa melhoria?

Qualidade com a padronização do Escritório;
Segurança da Informação;
Acesso imediato a históricos de retificações;
Envio ao cliente com protocolo inteligente;
Substituição do E-mail tradicional para envio de Impostos e Obrigações ao cliente;
Considerável ganho de tempo;
Acesso via Web de qualquer lugar com Login e Senha.

Ainda esta em dúvida se o Taskdo pode aumentar o rendimento e tecnologia na sua contabilidade? Acesse http://www.taskdo.com.br/#planos e tire suas conclusões.

Por: Antonio Marcos Mattei – Direção – Taskdo.

Informação do estoque mensal para Fazenda Estadual – SC – 2018

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Fri, 07 Aug 2020 20:31:22 GMT

Todos os estabelecimentos varejistas usuários do PAF-ECF estarão obrigados à transmissão do saldo de estoque mensal ao Fisco Catarinense conforme previsão no art. 1º, do Ato DIAT nº 17/2017.

Verifique se sua empresa e seu sistema emissor de cupom fiscal – ECF estão preparados para atender esta nova exigência, que já iniciou em janeiro de 2018 para algumas atividades.

CRONOGRAMA:

I – a partir de 8 de janeiro de 2018, os estabelecimentos enquadrados nos Códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) 4731800 – Comércio varejista de combustíveis para veículos automotores;

II – a partir de 1º de março de 2018, os estabelecimentos enquadrados nos códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) 4713001 – Lojas de Departamentos ou Magazines;

III – a partir de 1º de junho de 2018, os estabelecimentos enquadrados nos seguintes códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE):

a) 4711301 – Comércio varejista de mercadorias em geral, com predominância de produtos alimentícios hipermercados;

b) 4701302 – Comércio varejista de mercadorias em geral, com predominância de produtos alimentícios supermercados;

IV – a partir de 1º de setembro de 2018 , os estabelecimentos enquadrados nos seguintes códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE):

a) 5611201 – Restaurantes e similares;

b) 5611202 – Bares e outros estabelecimentos especializados em servir bebidas;

c) 5611203 – Lanchonetes, casas de chá, de sucos e similares;

V – a partir de 1º de dezembro de 2018, os demais estabelecimentos enquadrados nos códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) de Comércio Varejista.

É importante destacar que essa nova obrigação vai de encontro com as novas técnicas de automação do fisco de SC no combate a sonegação e de encontro com a operação Concorrência Leal, que já autuou milhares de contribuintes do Simples Nacional em SC, através do cruzamento de dados entre DEFIS, Notas eletrônicas e Sintegra.

Por: Antônio Marcos Mattei, Contador da ICON Consultoria Contábil & Outsourcing.

REFIS 2017 - Conversão em lei e alterações publicadas em 25/10/2017

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Fri, 07 Aug 2020 20:29:40 GMT

Depois de muito se discutir e especular sobre o Programa Especial de Regularização Tributária – PERT da MP 783/2017, mais conhecido como REFIS, foi publicado no DOU de hoje 25/10/2017 a Lei nº 13.496/2017 que em regra, encerra essa discussão.

Acesso a Lei na integra aqui: Lei 13496/2017

A SIMPLES INADIMPLÊNCIA TRIBUTÁRIA NÃO É CRIME

bruno@agenciamarfim.com.br (Bruno da Silva) — Mon, 06 Jul 2020 21:20:24 GMT

Por fatores variados, que transitam entre o interesse político e o ímpeto arrecadatório estatal, o sistema tributário nacional amarga séria complexidade, por vezes revestida de insegurança jurídica. Neste cenário de incertezas, figura o contribuinte, que diligente na observância de suas obrigações tributárias sejam elas principais (pagar tributos) ou acessórias (entregar declarações), caminha sob o olhar estreito do fisco.

Não bastasse, contudo, o atendimento ao agente fazendário, que tem a sua disposição a execução fiscal, pela qual pode-se penhorar bens do contribuinte, o Estado ainda está se utilizando, como meio coercitivo, da Ação Penal proposta pelos integrantes do Ministério Público-MP.

Casos dessa natureza estão se multiplicando com relação ao ICMS declarado e não recolhido. Não é de se surpreender, na atual conjuntura econômica do país, que empresários precisem priorizar o pagamento de funcionários e fornecedores em detrimento de recolher seus impostos, pois, dificuldades financeiras vêm assolando os diversos setores da economia.

Entretanto, não é razoável colocar, lado a lado, o contribuinte que declarou o que devia, mas que por circunstâncias financeiras não conseguiu recolher, do agente que, mediante conduta dolosa frauda ou omite informações no intuito de suprimir o tributo devido, para com isso, lesar os cofres públicos e obter vantagem financeira.

Esclarecendo esta profunda diferença, recentemente (13.06.2017), o Superior Tribunal de Justiça-STJ, através do Ministro Reynaldo Soares da Fonseca, destacou que “O tipo penal do art. 2º, inciso II, da Lei n. 8.137/1990, não se confunde com o mero inadimplemento, uma vez que a conduta delitiva depende do fato de o tributo não repassado ter sido descontado ou cobrado do contribuinte. (…) Na hipótese, não ficou configurada a substituição tributária, cuidando-se de ICMS próprio, a revelar mero inadimplemento. 2. Recurso em habeas corpus provido (…)”.

Portanto, em se tratando de crimes oriundos da relação jurídico-tributária, a denúncia oferecida pelo MP merece minuciosa análise, pois não se tira de vista aquela complexidade anteriormente abordada, somada a sanha arrecadatória do Estado, que por meio da coação pela Ação Penal força o contribuinte a recolher o imposto, sujeitando-o, se condenado, a penas privativas de liberdade e, consequentemente, a perda da primariedade.

Assim, necessita-se que o fato imposto pelo MP como sendo criminoso, respeite todas as definições legais para o seu aperfeiçoamento, evitando o cometimento de uma arbitrariedade em detrimento da arrecadação, que, à primeira vista, é tarefa das fazendas estaduais, as quais possuem expediente próprio para a cobrança (Lei das Execuções Fiscais).

Observada a inexistência do crime, em face do simples inadimplemento, a imprecisão acusatória precisa dar lugar para a autoridade do argumento fundamentado na realidade dos fatos e na salvaguarda constitucional, tendo em vista a inocência do contribuinte devedor.

Por: Juliano Lourenço, Advogado da Wilhelm & Niels Advogados Associados.

ESCRITÓRIO CONTÁBIL NA PRÁTICA “COMO TREINAR SEU CLIENTE"

Wed, 01 Jan 2020 06:09:39 GMT

Esse é o primeiro artigo da série sobre Escritório Contábil na Prática,

Vamos abordar um tema especifico e disponibilizar um modelo de processo que pode ser utilizado de imediato no escritório.

Um dos problemas recorrentes nos pequenos escritórios é com relação ao treinamento do cliente para correta emissão de Notas Fiscais e Ingresso das mesmas em seu sistema de processamento de dados, vamos demonstrar uma dica de processo simples e eficaz que pode acabar ou reduzir com os inúmeros questionamentos com dúvidas do cliente, documentos emitidos de forma errada e retrabalho no escritório contábil.

Vamos direto aos passos:

1º Desenhar as “Regras Fiscais” do cliente para emissão e input de Notas Fiscais. Mas o que são as Regras Fiscais? Nesse contexto seria todo emaranhado fiscal do cliente, CFOP, CST, NCM, Relação de Produtos, etc, com isso você terá o manual de regras do cliente. (Modelo anexo)

2º Mantenha o Manual sempre a disposição em local padrão com versão e vigência, ex. (Empresa_XXX_Vigência_01.01.2017_v1), quando alterar a legislação ou as operações do cliente, cria-se uma nova vigência para o manual de regras e envia-se para o cliente, destacando o que mudou ou ainda vai mudar.

O que o Escritório ganha com esse processo?

Ele cria um padrão das regras fiscais do cliente, assim quando trocar o analista fiscal do escritório ou alguém precisar ter acesso as particularidades desse cliente ou da atividade do mesmo, os processos estarão ali desenhados e atualizados sempre, quando o cliente ligar questionando sobre tal procedimento, apenas direcione o mesmo para a regra nº xx ou yy, Se a dúvida do cliente não estiver contemplada na regra você insere uma regra nova e envia ao cliente uma nova versão do manual, é simples e evita muitas ligações, erros na emissão de notas e principalmente perda de tempo para o escritório.

Em anexo disponibilizamos uma planilha com modelo de Manual de Regras que pode ser adaptado a necessidade do cliente, ou atividade especifica, lembrando que as regras fiscais e legislações ali presentes são apenas um modelo ilustrativo e cada empresa ajusta a sua necessidade.

taskdo

Ciclo PDCA: por que essa metodologia é necessária para a sua contabilidade?

PDCA: o que é?

Ciclo PDCA: quais são suas etapas?

1ª etapa: PLANEJAMENTO

2ª etapa: EXECUÇÃO

Quais são as vantagens do PDCA como ferramenta de gestão?

Como aplicar no seu negócio?

Conclusão

Passos e benefícios essenciais para mapear seus processos contábeis

Quais são os principais benefícios da automação contábil

O que é mapeamento de processos?

Quais são seus maiores benefícios?

Como mapear seus processos contábeis?

Gestão do fechamento contábil: como controlar pelo TaskDo?

Conclusão

O que é um organograma funcional e como fazer na sua empresa?

O que é um organograma funcional?

Qual a sua importância?

Organograma funcional: conheça os principais tipos

Como fazer o seu organograma funcional?

Conclusão

Liderança contábil: como liderar um setor de contabilidade?

Visão de negócio e planejamento estratégico e orçamentário

Conhecendo a maturidade do processo que você gerencia

Liderança e gestão de pessoas

"100% dos clientes são pessoas. 100% dos funcionários são pessoas. Se você não entende de pessoas, você não entenderá de negócios."

A busca por inovação e automação

Conclusão

Como automatizar a gestão de arquivos da sua contabilidade?

Top 5: maiores benefícios de uma boa gestão de arquivos

Como automatizar sua gestão de arquivos

Você já conhece o TaskDo?

As características de uma Gestão Contábil Moderna

Qual a importância de uma gestão contábil moderna na tomada de decisões?

Quais são as características de uma gestão contábil moderna?

Como mudar para uma gestão contábil moderna

A importância de um software para a modernização da sua gestão

Conclusão

Gestão do fechamento contábil: como controlar pelo TaskDo?

O que é o fechamento contábil?

Principais desafios do fechamento contábil

5 passos para um melhor fechamento contábil

Controle o seu processo de fechamento contábil pelo TaskDo

Conclusão

Quais são os principais benefícios da automação contábil

Automação contábil, o que é?

Uma revolução na contabilidade?

Os principais benefícios da automação contábil

﻿

1. Tempo economizado

2. Maior produtividade

3. Dados precisos e melhores insights

4. Dados na nuvem

5. Desenvolvimento profissional

Conclusão

4 atitudes que fazem o setor contábil quebrar uma empresa!

1. Não estabelecer e listar todas as tarefas dos processos sob sua responsabilidade

2. Não ter cronograma de entrega de cada fase do processo contábil

3. Se concentrar na entrega de informações ao fisco ao invés de fornecer dados estratégicos a Direção

4. Realizar a conferência manual das entregas

Conclusão:

Como o coordenador contábil pode reduzir os custos operacionais e aumentar a produtividade da sua gestão?

Qual a importância de reduzir custos em uma empresa?

Como reduzir custos com foco no aumento da produtividade? Confira 04 dicas essenciais para começar hoje mesmo!

Conclusão:

Como o contador pode resolver poblemas na gestão de processos de forma simplificada?

O que é gestão de processos?

Como implementar este modelo de gestão em uma contabilidade?

Os problemas que o contador solucionará com a gestão de processos.

1- Organização das tarefas

2- Mapeamento e diagnóstico de risco.

3- Delegar as tarefas

4- Crie um formato para estes processos

5- Utilize os recursos disponíveis

Conclusão

O que é Business Intelligence na contabilidade e como a organização da gestão auxila nesse processo?

O que é business Intelligence?

Como o Business Intelligence pode ajudar na gestão?

Aplicando na contabilidade