Passos e benefícios essenciais para mapear seus processos contábeis

Em tempos de transformação digital, o setor contábil é um dos que mais tem sofrido disrupções. Seu setor financeiro pode adotar a melhor tecnologia disponível no mercado, mas como gestor é preciso adotar metodologias que ofereçam oportunidade de mudanças e melhorias contínuas na organização. Afinal, o futuro da contabilidade já é realidade e quem não se organizar poderá ser facilmente ultrapassado pela concorrência. Como os profissionais da área vêm abraçando as novas ferramentas, podemos ver o potencial transformador da tecnologia para a contabilidade Buscar a qualidade e a melhoria contínua dos seus projetos é uma das metas fundamentais de qualquer empresa. Assim, faz-se necessário o uso de ferramentas como o ciclo PDCA, um método bem simples e eficiente na verificação do cumprimento com o que fora planejado. A Análise PDCA é uma das metodologias mais populares que podemos mencionar. Basicamente, sua lógica se dá em dividir a administração de um projeto ou processo em etapas, para assim simplificar sua gestão e deixá-la aberta para possíveis mudanças durante a jornada.  PDCA: o que é? Ciclo PDCA na solução de problemas nas empresas é uma das metodologias mais usadas. Assim como para a melhoria contínua de processos. É uma ferramenta dividida em quatro etapas e utilizada para solucionar problemas que não são facilmente visualizados. Geralmente, esses problemas também já sofreram diversas tentativas falhas de solução. Suas finalidades são acelerar e aperfeiçoar as atividades de uma empresa, por meio da identificação dos problemas, de suas causas e das possíveis soluções. A Análise PDCA é uma metodologia focada na melhoria contínua de um processo, baseando-se em um ciclo de quatro fases etapas como dito acima: ● P: Plan – planejar ● D: Do – fazer ● C: Check – checar ● A: Action – agir Ela foi criada na década de 20 pelo físico americano Walter Andrew Shewhart, a análise PDCA tinha como foco o controle estatístico das empresas, mas foi apenas na década de 50 que a metodologia se popularizou pelas mãos do professor William Edward Deming. E a grande razão da Análise PDCA ser utilizada até hoje é a resolução de problemas: ela é um passo a passo para o alcance de metas, melhorias e aperfeiçoamento de processos. Ciclo PDCA: quais são suas etapas? Esses são os 4 passos do ciclo, que normalmente começa pelo planejamento. Pode utilizar variações, dependendo do tipo de objetivo procurado pela empresa. 1ª etapa: PLANEJAMENTO O primeiro passo do ciclo é o planejamento. Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na parte estratégica. O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer objetivos e metas. É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados. Para isso, deve-se desenvolvê-los com base nos valores e diretrizes políticas da empresa. Depois é que se vai considerar o estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo. Em seguida, faz-se a escolha do caminho a ser percorrido para que os objetivos sejam atingidos e, também, a definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso. Além dessas fases, no planejamento é escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um. Essa etapa da aplicação do Ciclo PDCA é dividida em 4 fases: 1. Identificação do problema Nessa fase, é fundamental definir o problema e reconhecer a importância dele para o desenvolvimento da atividade. Pergunte-se “O que está acontecendo?”. Levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ter sido solucionado. Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming . 2. Observação do problema Agora, o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas. Essa pode ser a fase mais demorada do processo. Afinal, as características do problema devem ser analisadas por vários pontos de vista, além de observar o problema nos locais onde acontecem. Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa. Quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema, bem como a meta a ser atingida com a sua solução. 3. Análise do problema A pergunta a ser feita durante a análise PDCA é “Por que esse problema está acontecendo?” É nessa fase que as causas serão descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as prováveis. Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema. 4. Plano de ação Após a identificação das causas do problema, é hora de criar ações para resolvê-lo. O 5w2h ou plano de ação são as ferramentas ideais para essa etapa. Pois permitem descrever claramente o que precisa ser feito, quem será o Responsável e quando deverá ser concluída cada tarefa planejada. 2ª etapa: EXECUÇÃO Na fase DO, ou Execução, é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado. Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada de perto. Assim, as ações serão executadas conforme planejado. É importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou ruins) de cada tarefa concluída. Isso permite um aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo. 3ª etapa: VERIFICAÇÃO No CHECK, é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação. Essa fase pode ser desenvolvida ao longo da execução do Plano de Ação ou, então, formalmente ao término do mesmo, podendo inclusive envolver pessoas ou grupos externos ao time responsável pela solução do problema. Essa verificação consiste em confirmar se o que foi planejado já está implantado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o alcance da meta proposta. Se os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento do PCDA. 4ª etapa: AÇÃO Na última etapa, o ACT, nos permite refletir sobre o caminho a ser tomado ao término do ciclo: como será a divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes. Aliás, eles poderão ser abordados em um novo “Giro do PDCA”, para a melhoria contínua dos processos. Essa etapa é dividida em 2 partes: 1. Padronização Aqui é padronizado o que deu certo no Plano de Ação. Evitando-se, assim, que o problema arrisque reaparecer. Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões). Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões, etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, demandando treinamento e educação para os envolvidos na mudança. 2. Conclusão É agora que a equipe faz uma reflexão sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como a Análise de Pareto ou a Folha de Verificação ). Deve-se documentar o que deu certo e o que não deu, identificar o que ainda pode melhorar no processo, registrar o aprendizado que o ciclo gerou para o grupo e pensar nos planos. Quais são as vantagens do PDCA como ferramenta de gestão? Diante da simplicidade do ciclo PDCA muitas pessoas duvidam da sua eficácia e do tipo de benefícios que traz para as empresas. Por isso, veja as vantagens mais evidentes: Produtividade Quando os processos melhoram, aumenta a produtividade da sua empresa, pois o time realiza mais ações em menos tempo. A produtividade reflete na eficiência e também na competitividade do negócio, resultando em mais clientes, crescimento do faturamento e mais sucesso na gestão. Tudo o que o futuro da contabilidade precisa! Fim do retrabalho Retrabalho é um dos maiores problemas no setor financeiro. Um setor gera um relatório, imprime e manda para outro setor, que terá que digitar os dados novamente. Esse cenário é bastante comum, não é verdade? Se você identifica esse problema, realize o ciclo PDCA, reduzindo a espera pelos dados, o tempo de digitação e também os recursos envolvidos. Redução de custos Um financeiro eficiente economiza recursos com coisas supérfluas, como a impressão do relatório do exemplo anterior e passa a investir o dinheiro poupado em melhorias reais. E a tecnologia na contabilidade pode ajudar a melhorar ainda mais a produtividade e os resultados, basta que todos os documentos necessários estejam na nuvem. Como aplicar no seu negócio? O ciclo PDCA ajuda a entender como um problema surge e de que maneira deve ser solucionado. A partir da oportunidade de melhoria, você deve definir as ações necessárias para promover as mudanças almejadas. A ideia é que os resultados sejam alcançados com mais qualidade e eficiência. Para colocar o ciclo PDCA em ação, você deve seguir às quatro fases necessárias, que já explicamos anteriormente, sendo elas: P – Planejar Esta é a fase em que você seleciona um processo que precisa ser resolvido, listando as possíveis causas e soluções. Uma maneira de conferir se tudo está indo bem é a equipe deve fazer uma reunião semanal, ao menos, para apresentar os resultados e avaliar as ações alinhadas na semana anterior. Também é importante conversar para discutir as demandas diárias. D – Desenvolver Nesta fase são realizados testes a partir das hipóteses levantadas, buscando sempre reduzir ou eliminar o problema. Mas desenvolver um planejamento exige habilidade técnica. Assim, saiba a quem delegar, explique o que deve ser feito, exige velocidade na execução e tenha canais para acompanhar os resultados. C – Conferir A proposta aqui é garantir que o problema foi resolvido, portanto, consiste em monitorar os resultados e comparar o antes e o depois da implementação da melhoria. Apesar do ritmo frenético que sua empresa tem, verifique pelo menos uma vez por dia se as principais demandas ou as mais críticas estão em andamento. Assim, em caso de qualquer problema, pode ser feita uma correção. A – Agir Significa registrar as mudanças realizadas, formalizá-las e partir para outro ponto a ser melhorado. Em algumas empresas, os clientes têm problemas para definir e enviar a documentação necessária. Assim, acabam atrasando o envio da documentação, além de ficar faltando informações e arquivos importantes. Com o ciclo PDCA, você pode planejar uma capacitação com a equipe do cliente, fazer o treinamento, verificar se o problema foi resolvido e se o gestor está mais satisfeito. E depois agir, aplicando a mesma metodologia em outros áreas ou fazendo o processo online. Se a metodologia não der certo, é preciso voltar à primeira fase e refazer o percurso. Conclusão Com vantagens claras, o ciclo PDCA tem uma aplicação simples e que não exige grandes transformações para ser colocada em prática, ideal para você implementar agora na gestão de projetos/obras. Colocá-la em prática na sua empresa é como dar o primeiro passo rumo a uma jornada de melhoria contínua. Pois, como foi citado acima, a Análise PDCA é um ciclo e não há nada tão bom que não possa melhorar, não é mesmo? Com isso, nós do TaskDo podemos te ajudar. Agende uma conversa com um de nossos consultores e entenda como você pode automatizar a sua Gestão Contábil e evitar erros, multas e retrabalhos. Aumente a produtividade da sua equipe com o TaskDo! Solicite agora mesmo sua demonstração!

Para melhorar os processos de uma empresa é possível usar tipos de metodologias que ajudam a alinhar as equipes e a deixar os colaboradores em sintonia. Uma delas é o organograma funcional. Otimizar processos é um objetivo comum entre as empresas, não importa seu tamanho ou nicho de atuação. Entretanto, para saber como promover qualquer mudança na rotina, é preciso ter clareza de como os negócios e como cada setor funciona. Agora, você entenderá tudo o que precisa sobre esse assunto, além de aprender como criar o organograma para a sua empresa. Assim, você poderá aplicar seus novos conhecimentos adquiridos com a leitura em benefício do seu negócio. Acompanhe! O que é um organograma funcional? Sua estrutura é muito parecida com a de um organograma vertical, porém no organograma funcional o foco está nas funções exercidas. Para uma explicação mais clara, no organograma vertical os quadros indicam as denominações do cargo ocupado por cada um: diretor, assessor, gerente de fábrica, etc. No organograma funcional, as indicações estão relacionadas às atividades de contabilidade, consultoria, vendas e estoque. Principalmente para empresas mais modernas, que desprezam o conceito tradicional de hierarquia, o organograma funcional é muito útil, pois indica de maneira mais clara a função exercida, que, para corporações que adotam essa cultura interna, é mais importante do que o cargo que a pessoa ocupa. Ou seja, um organograma funcional é constituído por quadros dispostos em sequência. Neles, estão os cargos existentes na empresa, como diretor, gerente ou auxiliar. Esses quadros são ligados reciprocamente com linhas, para indicar quem se reporta a quem. Por norma, os quadros representando cargos mais importantes ficam na parte de cima; conforme descemos, chegamos aos cargos de menor responsabilidade. Assim, é possível visualizar como as equipes se organizam dentro da organização e mostrar aos gestores e colaboradores, claramente, como ela funciona e qual é a função de cada um nessa estrutura. Por isso, apesar de simples, o organograma pode ser uma ferramenta muito útil. Qual a sua importância? Além da representação visual do funcionamento de uma organização, um organograma funcional tem outras funções que devem ser observadas. Por exemplo, na comunicação organizacional e na hora de supervisionar os trabalhos, o organograma funcional ajuda os funcionários a entender seu lugar na organização e com quem eles têm vínculos diretos e indiretos. Mas, os organogramas funcionais também são úteis para momentos onde há troca de funções e reestruturação das equipes. Outra função prática pode ser a identificação de gaps de talentos, quando algum departamento é descoberto em alguma de suas necessidades e até mesmo em relação à diversidade nas empresas. Ou seja: quando sua organização estiver planejando sua força de trabalho. Organograma funcional: conheça os principais tipos Apesar de terem o mesmo propósito, sua empresa pode criar um tipo específico de organograma, que atenda melhor suas necessidades, chamado de organograma funcional. Neste, ao invés de relações hierárquicas, o que se representa são as relações funcionais entre os cargos existentes, como já mencionamos anteriormente. Na prática, esse recurso define quais são os colaboradores que existem em todos os departamentos, principalmente em relação às suas especialidades e funções. E, nos organogramas funcionais, você pode criar diferentes formatos de estrutura. O melhor formato dependerá das necessidades específicas de seu negócio, da estrutura da sua organização e até mesmo da sua cultura organizacional. Você encontrará muitas variações, mas as principais são: Organograma hierárquico O mais comum, que ilustra as relações de poder de cima para baixo, do maior ao menor. Por exemplo, o CEO de uma companhia é o cargo de maior importância, e, abaixo dele, serão listados os demais. O organograma costuma representar as comunicações no sentido de para quem as pessoas reportam os trabalhos e quem são os profissionais que reportam a elas. Organograma Matricial Organizações com mais de um gerente podem ser melhor representadas neste modelo. Digamos que seu negócio tem uma linha de criação de produtos que está subordinada ao designer chefe. Mas os mesmos designers podem também trabalhar em projetos que impliquem subordinação a outros departamentos. Assim, os designers terão mais de um gerente. Organograma Plano Também conhecido como organograma horizontal, é útil para organizações com poucos gerentes ou não contam com essa função entre seus quadros. Bastante simples, costuma descrever o funcionamento de um negócio em poucos níveis: representa os chefes e seus subordinados diretos. Em organizações nas quais os funcionários costumam participar das decisões e tenham múltiplas responsabilidades, é o modelo mais apropriado. Organograma Circular Também conhecido como organograma radial, tem como elemento central o cargo de maior hierarquia. A partir dele, ramificam-se os departamentos e funções da organização. Este formato é um dos mais interessantes quando se busca chamar a atenção visualmente. O uso de cores, enquanto em que as funções se afastam do centro, também dá ainda mais destaque para o conjunto. Em comum em todos os modelos que descrevemos acima, tem algo a considerar na representação visual dos vínculos existentes em uma empresa é como o desenho em si, é feito. Como as relações são descritas com quadros e linhas, você pode ter linhas completas, quando a relação for direta, ou usar linhas tracejadas, quando houver vínculo indireto. Como fazer o seu organograma funcional? Certamente essa é a dúvida de muitas pessoas sobre como montar a estrutura de um organograma, qual programa ou ferramenta utilizar, entre outras. Neste caso, você pode, por exemplo, usar o LucidChart, o Canva, o Excel ou até mesmo o PowerPoint do Windows. Mas, independentemente da ferramenta, o melhor é começar fazendo uma listagem de todos os cargos existentes em sua empresa. Para isso, uma simples folha de papel já é mais que suficiente. O Excel, por exemplo, é um dos programas mais usados para fazer isso. Já que o próprio possui até mesmo modelos prontos, que podem facilitar ainda mais esse processo e principalmente para quem não domina esta metodologia. Além disso, também pode ser feito por meio de ferramentas de gestão online, ou aplicativo. Entretanto, lembre-se que a pessoa que for montar a estrutura e organizá-la deve conhecer muito bem cada área da empresa. Ou seja, saber quem são os colaboradores e o departamento de cada um deles, para não haver erros. Conclusão Em suma, o organograma de uma empresa é um documento que oficializa como o negócio está sendo organizado, definindo a relação entre todos os setores e os cargos e funções. Ele tem o intuito de facilitar o entendimento sobre como funciona a companhia. Para montar um organograma, conte com o uso de softwares modernos e práticos, seja objetivo e claro, e primeiramente, tenha conhecimento dos processos internos que serão descritos no documento. Um bom organograma funcional facilitará uma série de tarefas e ajudará até mesmo no recrutamento de talentos e na elaboração de um plano de carreira. E com o TaskDo, você muda para a contabilidade automatizada e obtém os benefícios que te mostramos ao longo deste artigo. 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