Como automatizar a gestão de arquivos da sua contabilidade?

Em tempos de transformação digital, o setor contábil é um dos que mais tem sofrido disrupções. Seu setor financeiro pode adotar a melhor tecnologia disponível no mercado, mas como gestor é preciso adotar metodologias que ofereçam oportunidade de mudanças e melhorias contínuas na organização. Afinal, o futuro da contabilidade já é realidade e quem não se organizar poderá ser facilmente ultrapassado pela concorrência. Como os profissionais da área vêm abraçando as novas ferramentas, podemos ver o potencial transformador da tecnologia para a contabilidade Buscar a qualidade e a melhoria contínua dos seus projetos é uma das metas fundamentais de qualquer empresa. Assim, faz-se necessário o uso de ferramentas como o ciclo PDCA, um método bem simples e eficiente na verificação do cumprimento com o que fora planejado. A Análise PDCA é uma das metodologias mais populares que podemos mencionar. Basicamente, sua lógica se dá em dividir a administração de um projeto ou processo em etapas, para assim simplificar sua gestão e deixá-la aberta para possíveis mudanças durante a jornada.  PDCA: o que é? Ciclo PDCA na solução de problemas nas empresas é uma das metodologias mais usadas. Assim como para a melhoria contínua de processos. É uma ferramenta dividida em quatro etapas e utilizada para solucionar problemas que não são facilmente visualizados. Geralmente, esses problemas também já sofreram diversas tentativas falhas de solução. Suas finalidades são acelerar e aperfeiçoar as atividades de uma empresa, por meio da identificação dos problemas, de suas causas e das possíveis soluções. A Análise PDCA é uma metodologia focada na melhoria contínua de um processo, baseando-se em um ciclo de quatro fases etapas como dito acima: ● P: Plan – planejar ● D: Do – fazer ● C: Check – checar ● A: Action – agir Ela foi criada na década de 20 pelo físico americano Walter Andrew Shewhart, a análise PDCA tinha como foco o controle estatístico das empresas, mas foi apenas na década de 50 que a metodologia se popularizou pelas mãos do professor William Edward Deming. E a grande razão da Análise PDCA ser utilizada até hoje é a resolução de problemas: ela é um passo a passo para o alcance de metas, melhorias e aperfeiçoamento de processos. Ciclo PDCA: quais são suas etapas? Esses são os 4 passos do ciclo, que normalmente começa pelo planejamento. Pode utilizar variações, dependendo do tipo de objetivo procurado pela empresa. 1ª etapa: PLANEJAMENTO O primeiro passo do ciclo é o planejamento. Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na parte estratégica. O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer objetivos e metas. É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados. Para isso, deve-se desenvolvê-los com base nos valores e diretrizes políticas da empresa. Depois é que se vai considerar o estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo. Em seguida, faz-se a escolha do caminho a ser percorrido para que os objetivos sejam atingidos e, também, a definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso. Além dessas fases, no planejamento é escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um. Essa etapa da aplicação do Ciclo PDCA é dividida em 4 fases: 1. Identificação do problema Nessa fase, é fundamental definir o problema e reconhecer a importância dele para o desenvolvimento da atividade. Pergunte-se “O que está acontecendo?”. Levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ter sido solucionado. Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming . 2. Observação do problema Agora, o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas. Essa pode ser a fase mais demorada do processo. Afinal, as características do problema devem ser analisadas por vários pontos de vista, além de observar o problema nos locais onde acontecem. Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa. Quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema, bem como a meta a ser atingida com a sua solução. 3. Análise do problema A pergunta a ser feita durante a análise PDCA é “Por que esse problema está acontecendo?” É nessa fase que as causas serão descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as prováveis. Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema. 4. Plano de ação Após a identificação das causas do problema, é hora de criar ações para resolvê-lo. O 5w2h ou plano de ação são as ferramentas ideais para essa etapa. Pois permitem descrever claramente o que precisa ser feito, quem será o Responsável e quando deverá ser concluída cada tarefa planejada. 2ª etapa: EXECUÇÃO Na fase DO, ou Execução, é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado. Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada de perto. Assim, as ações serão executadas conforme planejado. É importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou ruins) de cada tarefa concluída. Isso permite um aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo. 3ª etapa: VERIFICAÇÃO No CHECK, é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação. Essa fase pode ser desenvolvida ao longo da execução do Plano de Ação ou, então, formalmente ao término do mesmo, podendo inclusive envolver pessoas ou grupos externos ao time responsável pela solução do problema. Essa verificação consiste em confirmar se o que foi planejado já está implantado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o alcance da meta proposta. Se os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento do PCDA. 4ª etapa: AÇÃO Na última etapa, o ACT, nos permite refletir sobre o caminho a ser tomado ao término do ciclo: como será a divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes. Aliás, eles poderão ser abordados em um novo “Giro do PDCA”, para a melhoria contínua dos processos. Essa etapa é dividida em 2 partes: 1. Padronização Aqui é padronizado o que deu certo no Plano de Ação. Evitando-se, assim, que o problema arrisque reaparecer. Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões). Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões, etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, demandando treinamento e educação para os envolvidos na mudança. 2. Conclusão É agora que a equipe faz uma reflexão sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como a Análise de Pareto ou a Folha de Verificação ). Deve-se documentar o que deu certo e o que não deu, identificar o que ainda pode melhorar no processo, registrar o aprendizado que o ciclo gerou para o grupo e pensar nos planos. Quais são as vantagens do PDCA como ferramenta de gestão? Diante da simplicidade do ciclo PDCA muitas pessoas duvidam da sua eficácia e do tipo de benefícios que traz para as empresas. Por isso, veja as vantagens mais evidentes: Produtividade Quando os processos melhoram, aumenta a produtividade da sua empresa, pois o time realiza mais ações em menos tempo. A produtividade reflete na eficiência e também na competitividade do negócio, resultando em mais clientes, crescimento do faturamento e mais sucesso na gestão. Tudo o que o futuro da contabilidade precisa! Fim do retrabalho Retrabalho é um dos maiores problemas no setor financeiro. Um setor gera um relatório, imprime e manda para outro setor, que terá que digitar os dados novamente. Esse cenário é bastante comum, não é verdade? Se você identifica esse problema, realize o ciclo PDCA, reduzindo a espera pelos dados, o tempo de digitação e também os recursos envolvidos. Redução de custos Um financeiro eficiente economiza recursos com coisas supérfluas, como a impressão do relatório do exemplo anterior e passa a investir o dinheiro poupado em melhorias reais. E a tecnologia na contabilidade pode ajudar a melhorar ainda mais a produtividade e os resultados, basta que todos os documentos necessários estejam na nuvem. Como aplicar no seu negócio? O ciclo PDCA ajuda a entender como um problema surge e de que maneira deve ser solucionado. A partir da oportunidade de melhoria, você deve definir as ações necessárias para promover as mudanças almejadas. A ideia é que os resultados sejam alcançados com mais qualidade e eficiência. Para colocar o ciclo PDCA em ação, você deve seguir às quatro fases necessárias, que já explicamos anteriormente, sendo elas: P – Planejar Esta é a fase em que você seleciona um processo que precisa ser resolvido, listando as possíveis causas e soluções. Uma maneira de conferir se tudo está indo bem é a equipe deve fazer uma reunião semanal, ao menos, para apresentar os resultados e avaliar as ações alinhadas na semana anterior. Também é importante conversar para discutir as demandas diárias. D – Desenvolver Nesta fase são realizados testes a partir das hipóteses levantadas, buscando sempre reduzir ou eliminar o problema. Mas desenvolver um planejamento exige habilidade técnica. Assim, saiba a quem delegar, explique o que deve ser feito, exige velocidade na execução e tenha canais para acompanhar os resultados. C – Conferir A proposta aqui é garantir que o problema foi resolvido, portanto, consiste em monitorar os resultados e comparar o antes e o depois da implementação da melhoria. Apesar do ritmo frenético que sua empresa tem, verifique pelo menos uma vez por dia se as principais demandas ou as mais críticas estão em andamento. Assim, em caso de qualquer problema, pode ser feita uma correção. A – Agir Significa registrar as mudanças realizadas, formalizá-las e partir para outro ponto a ser melhorado. Em algumas empresas, os clientes têm problemas para definir e enviar a documentação necessária. Assim, acabam atrasando o envio da documentação, além de ficar faltando informações e arquivos importantes. Com o ciclo PDCA, você pode planejar uma capacitação com a equipe do cliente, fazer o treinamento, verificar se o problema foi resolvido e se o gestor está mais satisfeito. E depois agir, aplicando a mesma metodologia em outros áreas ou fazendo o processo online. Se a metodologia não der certo, é preciso voltar à primeira fase e refazer o percurso. Conclusão Com vantagens claras, o ciclo PDCA tem uma aplicação simples e que não exige grandes transformações para ser colocada em prática, ideal para você implementar agora na gestão de projetos/obras. Colocá-la em prática na sua empresa é como dar o primeiro passo rumo a uma jornada de melhoria contínua. Pois, como foi citado acima, a Análise PDCA é um ciclo e não há nada tão bom que não possa melhorar, não é mesmo? Com isso, nós do TaskDo podemos te ajudar. Agende uma conversa com um de nossos consultores e entenda como você pode automatizar a sua Gestão Contábil e evitar erros, multas e retrabalhos. Aumente a produtividade da sua equipe com o TaskDo! Solicite agora mesmo sua demonstração!

Mapear processos contábeis vai ajustar o seu foco em atender as necessidades do cliente. Você está conseguindo fazer isso na sua empresa? Uma empresa tende a lidar com diversas atividades delicadas que estão diretamente ligadas à legalidade e conformidade de seus clientes. E a chave para manter essas atividades organizadas é mapear os processos contábeis de forma eficiente. Esse é um problema que se complica conforme o negócio cresce no mercado e aumenta sua cartela de clientes. Para solucionar essa questão, o gestor deve estudar e aplicar técnicas específicas que permitam organizar processos. Fique conosco e aprenda quais são os passos essenciais para mapear seus processos contábeis! Quais são os principais benefícios da automação contábil O que é mapeamento de processos? Todo negócio costuma realizar uma série de processos empresariais frequentemente que nada mais são, do que uma sequência de tarefas para viabilizar a entrega de um serviço ao cliente. E pode ser um pouco difícil e complexo estar sempre a par de todas as etapas que, juntas, formam um desses processos. Desse modo, o mapeamento de processos vem para tornar a sua vida bem mais fácil. Pois, trata-se de uma ferramenta que possibilita a identificação de todos os componentes necessários para que as atividades propostas pela sua contabilidade saiam conforme o planejado. Diminuindo a necessidade de modificações frequentes, assim como o surgimento de alguns problemas. Sendo assim, mapear processos contábeis, nada mais é que uma forma segura e estratégica de controlar cada passo dado dentro da empresa, entendendo como é seu funcionamento em uma visão macro e avaliando se todos os departamentos e colaboradores estão cumprindo com seus objetivos. Quais são seus maiores benefícios? O mapeamento de processos tem o papel não só de identificar os processos existentes, mas também otimizá-los, trazendo impactos favoráveis. Além disso, existem outras questões que fazem dele uma ferramenta fundamental para a gestão contábil, veja algumas aqui embaixo: Identificação de gargalos Um gargalo é como uma restrição de capacidade que cria algo parecido como um engarrafamento. Ele mostra que existe um ponto do fluxo de uma atividade que não vai bem e, como resultado, atrapalha o andamento do restante do trabalho. Com o mapeamento de processos, fica mais fácil identificar onde acontecem esses gargalos e, posteriormente, remodelar o processo para que ele atinja um nível de desempenho superior. Definição de funções O mapeamento de processos não estrutura apenas as atividades que precisam ser feitas. Ele também traz uma relação dos colaboradores que fazem parte do processo, seja como responsável ou participantes. Nesse ínterim, as funções e papéis dentro do processo ficam mais claras, trazendo transparência ao fluxo, o que é fundamental para que todos entendam como o seu trabalho impacta no trabalho dos demais. Prevenção de recursos Com um detalhamento maior do processo fica bem mais fácil ter um controle dos recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que uma atividade cumpra o seu objetivo. Isso garante que não faltarão insumos dentro da cadeia produtiva do processo. Previsão de custos Que todo processo gera um custo, isso todos sabemos. Neste cenário, o mapeamento de processos traz visibilidade para as entradas e saídas das atividades, garantindo que não haja um desequilíbrio de custo-benefício. Por isso, existem processos tão caros que não compensam ser executados. Cabe ao gestor contábil verificar quanto será a despesa com a execução do processo. E, caso a conta não fecha, é importante trabalhar em melhorias para otimizá-lo. Mensuração de desempenho O mapeamento de processos permite medir como está a saúde do processo, pois possibilita a padronização das atividades. Desse modo, se cada um executar o processo do seu jeito, os indicadores sofrerão distorções e não refletirão a realidade. Consequentemente, comparações com meses anteriores seriam equivocadas e, a partir dessas comparações, é possível mensurar o que está funcionando e o que necessita de ajustes dentro de um processo. Isso garante o controle e facilita a busca por maximizar a qualidade de suas entregas Como mapear seus processos contábeis? Na área contábil, a organização deve ter uma grande atenção pelo fato de as atividades exercidas serem bastante complexas. Entretanto, você conseguirá grandes diferenciais competitivos ao exercer uma organização eficiente. Veja os passos principais para fazê-la abaixo. Mapeie todos os processos O primeiro passo é mapear todos os processos de rotina, essa é uma técnica onde o fluxo de atividades internas da empresa são desenhadas visando identificar todas suas entradas, saídas e ações. Com ela os gestores conseguem visualizar as atividades essenciais para a empresa, as que agregam mais valor e as que geram inconformidades, gargalos nos produtos e atrasos. Melhore a comunicação interna A boa comunicação interna é uma ótima estratégia para ajudar na organização dos processos, já que eles se ajudam e colaboram para alcançar os resultados. Por isso você deve prover formas fáceis de todos os colaboradores se comunicarem. Incentive o compartilhamento de informações As empresas possuem dezenas de planilhas contendo informações financeiras, modelos de documentos, tabelas, listas, etc. Esses arquivos são utilizados em diferentes processos e podem ser de grande ajuda na execução das tarefas. Arquitete um fluxograma O fluxograma é uma representação gráfica de um processo, demonstrando visualmente um passo a passo a ser seguido por figuras geométricas, linhas e textos que expressam a ordem de acontecimentos. Seu objetivo é o de demonstrar as tarefas e identificar os responsáveis por cada uma delas. Tenha um sistema de gestão eficiente É bastante difícil organizar processos manualmente, são inúmeras as informações que devem ser controladas pelo gestor. Para economizar tempo e evitar erros, você pode delegar essa atividade para um sistema de gestão desenvolvido especialmente para a contabilidade da sua empresa. Gestão do fechamento contábil: como controlar pelo TaskDo? Conclusão Organizar processos é fundamental para quem buscar que a área de contabilidade melhore seus resultados, consiga se expandir e gear informações relevantes. É importante mencionar que, esse é um processo contínuo, não basta fazer uma vez e achar que está tudo certo. É necessário acompanhar e ter em mente que é sempre possível tornar algo bom ainda melhor. Por isso o TaskDo está aqui, para te ajudar. O TaskDo é uma potente ferramenta de otimização de processos, que pode ajudar a sua empresa a monitorar obrigações e tarefas contábeis com mais propriedade. Chega de perder prazos por conta de problemas que podem ser evitados. Com o TaskDo, você tem acesso a recursos de organização integrados, pensados especialmente para facilitar a rotina contábil da sua empresa. Afinal, com a nossa ferramenta, você poderá economizar tempo e entregar melhores resultados. Dê adeus para as tarefas excessivamente operacionais e deixe o TaskDo trabalhar por você. Assim, nossa ferramenta de gestão ajudará você a ter mais controle sobre o fluxo de processos para contabilidade, além de ser fácil de usar e muito confiável. Solicite a sua demonstração gratuita agora!